Einen Zugang vergeben, ein Konto für eine neue Person anlegen, nach dem Austritt die Rechte entziehen: dasselbe ein Dutzend Mal im Monat, von Hand und nach Feierabend. Wir richten diese Abläufe so ein, dass sie laufen, ohne auf eine freie Person in der IT zu warten.
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Zugang vergeben und nach dem Austritt entziehen richten wir so ein, dass es nicht auf eine freie Person in der IT wartet.
Unser Ausführungsprodukt: Die Mitarbeiterin stellt den Antrag im Portal, der Eigentümer der Ressource genehmigt ihn, und die Rechte werden ohne Administrator vergeben.
Wir verbinden Jira Service Management, Microsoft 365, Google Workspace, Active Directory, Backup und Monitoring, damit Daten nicht von einem System ins andere übertragen werden.
Aclovo ist bei uns entstanden, weil die Einführung von Jira Service Management allein beim Ticket endet und nicht bei der Ausführung. Wo die vorhandenen Werkzeuge reichen, schlagen wir kein eigenes Produkt vor.
Sechs Prozesse, mit denen Kunden am häufigsten beginnen. Jeder lässt sich in Arbeitsstunden rechnen, und unter jeder Beschreibung steht ein Link zur Seite, die ins Detail geht.
Der Mitarbeitende stellt den Antrag im Portal, der Eigentümer der Ressource gibt frei, die Berechtigungen werden von selbst vergeben. Die IT fällt aus der Warteschlange, die Freigabehistorie bleibt im System.
Konto, Postfach, Gruppen, Lizenzen, Zugriff auf Laufwerke und ein Rechner sind zum ersten Tag bereit. Ein Antrag statt einer über Abteilungen verteilten Aufgabenliste.
Zugänge werden am selben Tag entzogen, wiederkehrende Aufgaben auf ein aktives Konto übertragen, Daten bleiben dort, wo sie bleiben sollen. Nichts bleibt versehentlich offen.
Anträge für Hardware, Lizenzen oder geänderte Berechtigungen mit klarem Freigabeweg und Termin. Es ist ersichtlich, bei wem der Fall liegt und seit wann.
Meldungen landen direkt in der richtigen Warteschlange, mit SLA und einem Formular, das die nötigen Daten erfasst. Die IT ist nicht mehr das Postfach.
Regelmäßige Berichte darüber, wer auf was Zugriff hat und was sich geändert hat. Berechtigungsprüfungen sind kein Jahresprojekt mehr.
Diese sechs Punkte sind die häufigsten Fälle, keine abgeschlossene Liste. Wir automatisieren auch, was außerhalb der IT Zeit kostet: Dokumentenläufe, Berichte, die von Hand aus mehreren Systemen zusammengesetzt werden, das Übertragen derselben Daten zwischen Programmen. Wenn ein Prozess Schritt für Schritt beschreibbar ist, lässt er sich meist schließen. Sagen Sie uns, was Sie heute manuell erledigen, und wir rechnen aus, ob sich die Automatisierung lohnt.
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Weil der Prozess auf Ihren Konten bleibt, nicht in unserem Postfach. Das sind die häufigsten Probleme, und so schließen wir sie.
1–3 Tage
„Wir wissen nicht, was sich überhaupt automatisieren lässt.“
Den Prozess aufzuschreiben dauert 1 bis 3 Tage. Am Ende steht eine Liste: was sofort geht, was Änderungen in den Systemen braucht, und was sich nicht lohnt.
Ohne Warteschlange
„Neue Mitarbeitende warten, bis jemand in der IT Zugänge vergibt.“
Antrag, Freigabe und Recht laufen, ohne auf eine freie Person in der IT zu warten. Der Entzug nach dem Austritt ist derselbe Ablauf.
Bleibt bei Ihnen
„Was passiert, wenn Sie das nicht mehr betreiben?“
Abläufe bauen wir auf Ihren Konten und Lizenzen. Die Dokumentation beschreibt jeden Schritt. Bei einem Ausstieg aus Aclovo bleiben Daten und Freigabehistorie in Ihren Systemen.
Ein Team
„Blockiert die Automatisierung die Arbeit, wenn etwas schiefgeht?“
Jeder Prozess startet mit einem Team oder einem Antragstyp. Der manuelle Weg bleibt offen, bis die Automatisierung auch die Ausnahmen trägt.
Ein paar Tage
„Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?“
Ein einfacher Zugriffsantrag in Werkzeugen, die Sie schon haben, ist ein paar Tage Arbeit. Den Preis bekommen Sie nach der Beschreibung, mit einer Schätzung der Stunden pro Monat.
1 Monat
„Ich habe Angst, bei einer Firma festzuhängen.“
Die Kündigungsfrist ist ein Monat, ab dem ersten Tag. Was wir auf Ihren Lizenzen gebaut haben, läuft nach dem Ende weiter.
Dazu jemand, der den Prozess kennt und die Historie der Ausnahmen. Keine Hotline und nicht jedes Mal jemand Neues.
Wir automatisieren keinen Prozess, den niemand versteht. Zuerst schreiben wir ihn auf, dann prüfen wir ihn an einem Fall, und erst am Ende schalten wir ihn für alle frei.
Wir setzen uns mit den Personen zusammen, die den Prozess heute von Hand erledigen. Wir notieren Schritte, Ausnahmen und Stellen, an denen ein Fall stehen bleibt. Wir messen, wie lange es aktuell dauert.
Wir zeigen, was sich sofort automatisieren lässt, was Änderungen in den Systemen braucht und was sich nicht lohnt. Dazu ein Angebot und die Reihenfolge der Arbeiten.
Wir starten die Automatisierung für ein Team oder eine Antragsart. Wir prüfen, was bei Ausnahmen passiert, und korrigieren, bevor der Rest folgt.
Wir schalten den Prozess für alle frei, schreiben die Dokumentation und zeigen dem Team, wie es ihn verwaltet. Wir lassen keine Lösung zurück, die bei Ihnen niemand versteht.
Wir prüfen, ob die Automatisierung nach Änderungen in den Quellsystemen weiter funktioniert. Weitere Prozesse kommen dazu, wenn der vorige stabil läuft.
Zuerst prüfen wir, ob der Prozess mit den Werkzeugen zu lösen ist, die Sie schon haben. Unser eigenes Produkt kommt dort zum Einsatz, wo Standardlösungen nicht hinreichen.
Die Einführung von Aclovo bringt ein Self-Service-Portal, das Zugangsanträge ausführt: Die Person beantragt, der Eigentümer der Ressource genehmigt, die Rechte werden automatisch vergeben.
Servicekatalog, Warteschlangen, SLAs und Meldeportal. Die Einführung von Jira Service Management ist der häufigste Startpunkt, denn dort kommt der Antrag an.
Prozessautomatisierung in n8n, Zapier-Integrationen und Abläufe in Power Automate bauen wir dort, wo sie sich später ohne Entwickler pflegen lassen.
Microsoft 365, Google Workspace und Active Directory, über REST API und Webhooks auch Branchensysteme und ERP.
Microsoft 365 Google Workspace Active Directory
Zwei Prozesse, die vorher über ein gemeinsames Postfach liefen. Was wir vorgefunden haben, was wir gebaut haben und wie viel Zeit das dem Team abgenommen hat.
Eine Kanzlei gibt Zugriff auf die Akten eines einzelnen Falls frei, ein Steuerbüro lässt den Mandanten nur in seinen Ordner, und ein Software-House legt Konten in einem Dutzend Systemen gleichzeitig an. Sehen Sie, was wir in Ihrer Branche automatisieren.
Damit, zu zählen, was sich am häufigsten wiederholt. Meist reicht ein Blick auf die Tickets der letzten drei Monate und darauf, welche in derselben Form wiederkommen. Den Prozess aufzuschreiben dauert bei uns ein bis drei Tage und endet mit einer Liste: was sofort automatisierbar ist, was Änderungen an den Systemen braucht und was sich nicht lohnt.
Nein. Jira Service Management ist der bequemste Startpunkt, weil dort der Antrag ankommt, aber wir bauen Automatisierungen auch auf Formularen, E-Mail und dem, was Sie bereits haben. Fehlt ein Portal, sagen wir offen, was seine Einführung kostet und ob sie in Ihrem Fall sinnvoll ist.
Sie bleibt bei Ihnen und läuft weiter. Die Abläufe bauen wir auf Ihren Konten und Lizenzen, die Dokumentation übergeben wir mit einer Beschreibung, was jeder Schritt tut. Aclovo ist ein Abo-Dienst, bei einer Kündigung vergeben Sie die Rechte also wieder von Hand, aber Daten und Freigabehistorie bleiben in Ihren Systemen.
Das hängt davon ab, wie viele Systeme verbunden werden müssen und wie viele Ausnahmen es gibt. Ein einfacher Antragsablauf in vorhandenen Werkzeugen sind einige Arbeitstage. Ein Prozess quer durch ERP und Branchensysteme kann ein Vielfaches kosten. Das Angebot bekommen Sie nach dem Aufschreiben des Prozesses, zusammen mit einer Schätzung, wie viele Stunden im Monat er spart.
Deshalb startet jeder Prozess mit einem Team oder einem Antragstyp, und der manuelle Weg bleibt offen, bis die Automatisierung auch die Ausnahmen abdeckt. Nach dem Rollout überwachen wir die Abläufe und reagieren auf Fehler, bevor ein Nutzer sie meldet.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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