Kopie i archiwum ksiąg
Kopie codzienne oraz osobne archiwum zamkniętych lat, bo obowiązek przechowywania sięga dalej niż najstarsza kopia w zwykłym systemie backupu. Testujemy odtworzenie, zamiast zakładać, że zadziała.
Kiedy w zwykłej firmie padnie serwer, firma ma zły dzień. Kiedy padnie u Was dwudziestego, złe dni ma stu Waszych klientów, a rozmowa o tym, kto odpowiada za ich odsetki, odbywa się na Waszym podwórku. Ta różnica zmienia w IT prawie wszystko: co trzeba zdublować, kto ma dostęp do czego i kiedy wolno cokolwiek aktualizować.
Nie jesteśmy producentem programu księgowego i nie doradzamy w podatkach. Zajmujemy się warstwą pod spodem: serwerem, na którym stoi program, kopiami ksiąg, kontami, uprawnieniami i tym, żeby dwudziestego wszystko działało. Przy problemach w samej aplikacji rozmawiamy z jej producentem w Waszym imieniu, zamiast odsyłać Was do infolinii.
To nie jest ten sam temat co podpięcie własnego programu do systemu. Biuro działa w imieniu cudzych podatników, więc problemem nie jest integracja, tylko to, że uprawnień jest tyle, ilu klientów, i każde nadaje ktoś inny.
Żeby pracować na fakturach klienta, biuro musi być autoryzowane osobno dla jego numeru NIP. Przy stu klientach to sto konfiguracji, a nie jedno ustawienie. Uprawnienia nadaje klient, więc część pracy polega na tym, żeby go przez to przeprowadzić, zanim zacznie się miesiąc.
System rozróżnia te uprawnienia i większość biur potrzebuje tylko pierwszego, czyli pobierania faktur sprzedażowych i zakupowych do zaksięgowania. Warto brać węższy zakres, bo mniej uprawnień to mniej pytań w razie sporu. Biuro z prawem dalszego przekazywania może potem samo przypisać swoich pracowników.
Klient niebędący osobą fizyczną, który nie ma kwalifikowanej pieczęci, musi zawiadomieniem ZAW-FA wskazać osobę fizyczną działającą w jego imieniu. Dopiero ona nadaje uprawnienia elektronicznie. To najczęstsze miejsce, w którym proces staje, bo formularz wymaga podpisów osób reprezentujących spółkę.
Jedna data do pilnowania: token jako sposób uwierzytelniania działa do 31 grudnia 2026, potem zostaje certyfikat KSeF, ważny najwyżej dwa lata i odnawialny. Trzeba to przestawić z wyprzedzeniem, a nie w grudniu. Zasada, której nie wolno obchodzić: certyfikatów i tokenów nie udostępnia się między ludźmi, każdy uwierzytelnia się swoim. Czy sam program obsługuje bieżącą strukturę faktury, sprawdzamy przy wdrożeniach systemów.
Wobec danych swoich klientów biuro jest podmiotem przetwarzającym, a nie administratorem. To odwraca sytuację: nie tylko Wy odpowiadacie za bezpieczeństwo, ale też Wasz klient może przyjść i poprosić o dowody, że je zapewniacie.
Z każdym klientem powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania, a wraz z nią jego prawo do audytu. W praktyce sprowadza się to do kilku pytań o to, kto ma dostęp do jego dokumentów, gdzie leżą kopie i co się stanie po zakończeniu współpracy. Odpowiedzi trzeba mieć gotowe, nie wymyślać przy telefonie.
Najczęstszy zarzut przy kontroli nie dotyczy włamania, tylko tego, że każda księgowa widzi wszystkich klientów, także tych, których nie obsługuje. Uprawnienia ustawiamy na poziomie folderów i modułów programu, a nie zaufania do zespołu, bo to drugie nie jest dowodem.
Gdy klient odchodzi, trzeba mu wydać dane i wiedzieć, co zostaje u Was oraz jak długo. Część dokumentacji musicie trzymać dalej z własnych obowiązków, część należy usunąć. Bez ustalonej procedury kończy się to kopią całego dysku na pendrivie i pretensjami po roku.
Uczciwie: część tego to dokumenty i zapisy w umowach, czyli praca dla prawnika, a nie dla informatyka. My odpowiadamy za stronę techniczną i za to, żeby odpowiedzi na pytania klienta dało się poprzeć zrzutem z systemu, a nie deklaracją. Stan wyjściowy spisujemy w audycie IT. Nie mamy certyfikatu ISO 27001 i nigdzie się nim nie legitymujemy.
W tej branży kalendarz jest twardszy niż gdziekolwiek indziej, a skutki opóźnienia nie zatrzymują się na Waszej firmie. To dlatego rozmowa o kopiach i sprzęcie zapasowym wygląda tu inaczej niż w zwykłym biurze.
Od początku miesiąca do dwudziestego piątego serwer z programem księgowym jest nietykalny i tak to u nas zapisujemy w umowie. Aktualizacje, przenosiny i wszystko, co może się nie udać, wchodzi w drugą połowę miesiąca, uzgodnione z wyprzedzeniem.
Polisa wymagana ustawą o rachunkowości obejmuje usługowe prowadzenie ksiąg, z minimalną sumą równą dziesięciu tysiącom euro na zdarzenie. Poza nią zostają rozliczenia podatkowe, kadry, płace i ZUS, czyli obszary, w których roszczeń jest najwięcej. Warto to sprawdzić z brokerem, bo my polis nie sprzedajemy.
Skoro terminu nie da się przesunąć, liczy się to, jak szybko zespół wraca do pracy, a nie jak szybko naprawimy serwer. Dlatego rozmawiamy o pracy z kopii, o zapasowym łączu i o tym, żeby księgowa mogła w razie czego pracować z domu tego samego dnia.
Nie obiecujemy odtworzenia w kwadrans ani stu procent dostępności, bo takich liczb nie da się dotrzymać przy jednym serwerze w biurze. Zamiast tego ustalamy, ile godzin przestoju wytrzymacie w szczycie miesiąca, i pod tę liczbę dobieramy rozwiązanie. Jak to liczyć, opisujemy przy kopiach zapasowych.
Sześć obszarów, od których zwykle zaczynamy. Pod każdym jest odnośnik do strony ze szczegółami.
Kopie codzienne oraz osobne archiwum zamkniętych lat, bo obowiązek przechowywania sięga dalej niż najstarsza kopia w zwykłym systemie backupu. Testujemy odtworzenie, zamiast zakładać, że zadziała.
Skrzynka biura rachunkowego jest łakomym celem, bo przechodzą przez nią faktury i numery kont. Drugi składnik logowania na kluczu sprzętowym zamyka najczęstszą drogę wejścia.
Rejestr dostępów do dokumentów klientów oraz nadzór nad kontami uprzywilejowanymi, także tymi, których używa firma zewnętrzna. To jest materiał dowodowy na kontrolę klienta.
Żeby faktura nie krążyła mailem między księgową a zarządem klienta. Prosty przepływ z akceptacją i historią, oparty na narzędziach, które już macie w pakiecie biurowym.
Przepisywanie danych między systemami da się zautomatyzować tak, żeby dokumenty klientów nie przechodziły przez cudzą usługę. Narzędzie stoi wtedy u Was.
Rozstrzygnięcie, co przenieść, a co zostawić u siebie, razem z rachunkiem kosztów i odpowiedzią na pytanie, gdzie fizycznie leżą dane klientów.
Czego nie obejmuje: samego programu księgowego, jego aktualizacji merytorycznych i doradztwa podatkowego. Nie skanujemy też za Was dokumentów. Pomagamy natomiast dobrać skaner i ustawić go tak, żeby pliki lądowały od razu we właściwym folderze klienta, a nie w jednym wspólnym katalogu.
Termin pierwszej wizyty wybieramy po dwudziestym piątym, bo wcześniej nikt nie ma głowy do rozmowy o infrastrukturze. To drobiazg, ale pokazuje, czy dostawca rozumie tę branżę.
Pytamy o liczbę klientów, program księgowy, sposób dostarczania dokumentów i o to, co się dzieje, gdy serwer stanie w szczycie. Wracamy z listą ryzyk i kolejnością prac. Bezpłatnie, lista zostaje u Was niezależnie od decyzji.
Najpierw sprawdzamy, czy z istniejących kopii da się cokolwiek odtworzyć, bo to najczęstsza niespodzianka. Dopiero potem rozmawiamy o czymkolwiek innym, bo bez działającej kopii reszta jest dyskusją o wystroju.
Rozdzielamy dostęp do danych poszczególnych klientów, włączamy drugi składnik logowania i spisujemy, kto ma wejście do czego. Efektem jest zestaw odpowiedzi, które przydają się przy najbliższej kontroli klienta.
Zgłoszenia, aktualizacje wyłącznie w drugiej połowie miesiąca, testy odtworzenia i raport. W szczycie rozliczeń jesteśmy w gotowości i nie planujemy wtedy żadnych zmian po swojej stronie.
Strony, które wracają w rozmowach z biurami rachunkowymi.
Wybierz branżę i zobacz, jak kompleksowe wsparcie IT i outsourcing IT dla MŚP może pomóc Twojej firmie.
Nie, autoryzacja odbywa się osobno w kontekście numeru NIP każdego klienta, więc konfiguracji jest tyle, ilu klientów. Da się natomiast zautomatyzować samo łączenie po stronie programu i uporządkować kolejność, żeby nie robić tego w ostatnim tygodniu. Uprawnienie nadaje klient, więc plan musi obejmować także jego.
Nie należy tak robić. Certyfikat wystawiony na konkretną osobę służy tej osobie i nie udostępnia się go innym. Poprawna droga jest taka, że klient nadaje biuru uprawnienie w systemie, a biuro uwierzytelnia się własnym środkiem. Jest to wygodniejsze także przy rozstaniu, bo uprawnienie odbiera się jednym ruchem.
Tak, w części technicznej: kto ma dostęp do jego danych, jak działają kopie, kiedy ostatnio testowaliśmy odtworzenie i jak wygląda logowanie. Dostarczamy też dowody do załączenia. Treści samej umowy nie redagujemy, bo to praca dla prawnika, i mówimy wprost, gdy odpowiedź brzmi „nie".
Nie i to jest jedna z pierwszych rzeczy, które porządkujemy. Dostęp ustawiamy do klientów faktycznie obsługiwanych przez daną osobę, na poziomie folderów i modułów programu. Przy kontroli argument „ufamy swoim ludziom" nie jest odpowiedzią, a rozdzielone uprawnienia są.
Po dwudziestym piątym i nigdy wcześniej, chyba że chodzi o łatanie dziury, która jest już wykorzystywana; wtedy dzwonimy i ustalamy indywidualnie. Zapis o nietykalności serwera w pierwszej połowie miesiąca wchodzi do umowy, żeby nie zależał od pamięci konkretnego technika.
Zależy od tego, czy producent Waszego programu daje wersję chmurową, bo przy wielu programach branżowych to przesądza sprawę. Jeżeli daje, warto policzyć abonament wobec kosztu serwera i jego wymiany co pięć lat. Jeżeli nie, częstym rozwiązaniem jest zostawienie programu u siebie i udostępnienie go zdalnie.
To pytanie do prawnika, bo terminy różnią się dla ksiąg, dokumentów podatkowych i akt pracowniczych, a część obowiązków zostaje przy kliencie, nie przy Was. Od strony technicznej ważne jest co innego: żeby dało się wydzielić dane jednego klienta i usunąć je, nie ruszając reszty. Na to trzeba się przygotować wcześniej.
Wyceniamy od liczby stanowisk i zakresu, a biura rachunkowe mieszczą się zwykle w standardowym abonamencie, bo komputerów jest tyle, ile osób. Osobno wyceniamy serwer z programem księgowym, jeżeli ma być objęty stałą opieką, oraz dyżur na dni szczytu, jeżeli go potrzebujecie.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.