To pytanie wraca w każdej firmie, która przekroczyła kilkanaście komputerów: zatrudnić informatyka na etat, oddać IT na zewnątrz, czy zostawić tak, jak jest, i dzwonić po znajomym. Ta strona jest o wyborze modelu, nie o kolejnej liście usług. Sam zakres codziennej pracy opisujemy przy obsłudze IT w abonamencie, a pierwszą linię przy helpdesku.
Nie mamy interesu w tym, żeby przekonywać każdego do abonamentu. Przy trzech komputerach i drukarce wystarczy dobry sklep i numer do serwisu, i mówimy to na pierwszej rozmowie. Wsparcie zewnętrzne zaczyna się opłacać wtedy, gdy przestój jednego dnia kosztuje więcej niż miesiąc opieki.
Rozmowa o wsparciu IT prawie zawsze sprowadza się do porównania z etatem, więc podajemy liczby, które da się sprawdzić, a nie ogólniki o oszczędnościach.
Mediana wynagrodzenia administratora IT w Polsce to 10 350 zł brutto, a specjalisty wsparcia 7 590 zł (Ogólnopolskie Badanie Wynagrodzeń, styczeń 2026). Składki po stronie pracodawcy dokładają 20,48 procent, więc administrator kosztuje firmę około 12,5 tys. zł miesięcznie, zanim doliczycie sprzęt, szkolenia i narzędzia.
Do tego dochodzi 26 dni urlopu, zwolnienia i szkolenia. W te dni ktoś musi mieć hasła, dostęp do serwerowni i wiedzieć, co zrobić, gdy padnie poczta. Firmy z jednym informatykiem najczęściej po prostu czekają na jego powrót.
Najdroższy moment to wypowiedzenie. Razem z człowiekiem odchodzi mapa środowiska, historia decyzji i połowa haseł, bo dokumentacja zawsze powstaje „w przyszłym miesiącu”. Odtworzenie tego zajmuje nowej osobie kwartał.
To nie jest argument za tym, że etat jest zły. Własna osoba na miejscu zna ludzi, wie, który wykres w systemie produkcyjnym jest ważny, i rozwiąże sprawę, zanim ktokolwiek napisze zgłoszenie. Przy pięćdziesięciu i więcej stanowiskach jest zwykle nie do zastąpienia. Rzecz w tym, że jedna osoba nie zrobi jednocześnie serwerów, sieci, kopii, bezpieczeństwa i drukarek, więc realne pytanie brzmi nie „etat czy firma zewnętrzna”, tylko „co bierze kto”.
Każdy z nich ma sens przy innej wielkości firmy i innym poziomie ryzyka. Poniżej to, co widzimy u klientów, razem z wadami.
Ktoś jest na miejscu codziennie i zna firmę od środka. Koszt jest stały niezależnie od tego, czy miesiąc był spokojny, a kompetencje kończą się tam, gdzie kończy się doświadczenie tej jednej osoby.
Całe IT prowadzi zespół za stałą stawkę: zgłoszenia, serwery, kopie i bezpieczeństwo. Nie ma jednej osoby siedzącej w biurze, więc sprawy, które wymagają rąk na miejscu, umawiamy na wizytę.
Wasz informatyk zostaje przy ludziach i sprzęcie, my bierzemy serwery, kopie, bezpieczeństwo i noce. Najczęstszy układ w firmach, które już mają jedną osobę i widzą, że przestaje wyrabiać.
Płacicie tylko za wykonaną pracę, bez stałej opłaty. Działa przy kilku komputerach, przestaje działać wtedy, gdy trzeba pilnować kopii i aktualizacji, bo nikt nie patrzy na środowisko między jednym telefonem a drugim.
Jeżeli nie wiecie, w którym miejscu jesteście, zaczynamy od przeglądu środowiska i dopiero po nim proponujemy model. Zdarza się, że wychodzi z niego rekomendacja zatrudnienia własnej osoby i mniejszego zakresu naszej pracy, bo tak jest taniej dla klienta.
Sześć obszarów, które przejmujemy w całości albo w części, zależnie od wybranego modelu.
Pierwsza linia: komputery, poczta, hasła, drukarki i sprzęt, który przestał działać rano. Jedno miejsce na zgłoszenia zamiast telefonów do przypadkowych osób.
Utrzymanie maszyn, wirtualizacji i sieci razem z monitoringiem, który odzywa się przed użytkownikiem. Aktualizacje planujemy poza godzinami pracy.
Kopie to jedyny obszar, w którym nie wystarczy, że coś jest włączone. Sprawdzamy odtwarzanie, bo dopiero udane odtworzenie dowodzi, że kopia istnieje.
Konta, uprawnienia, logowanie dwuskładnikowe i porządek przy odejściu pracownika. Tu najczęściej znajdujemy zaległości, bo nikomu nie przeszkadzają, dopóki się nie zemszczą.
Microsoft 365, Google Workspace i narzędzia pracy zespołowej: konta, uprawnienia, licencje i porządek w plikach, zamiast dokładania kolejnej platformy.
Raz na jakiś czas liczymy licencje, abonamenty i sprzęt, który nadal jest opłacany, choć nikt go nie używa. To zwykle pierwsze pieniądze, które klient odzyskuje.
Czego nie robimy: nie piszemy Wam systemu handlowego ani nie zastępujemy jego producenta. Przy oprogramowaniu branżowym jesteśmy stroną, która rozmawia z dostawcą i pilnuje, żeby działało na Waszej infrastrukturze, i tyle uczciwie obiecujemy. Który program jest u Was nie do zastąpienia i kiedy nie wolno go ruszać, ustalamy na wejściu; to jedno z czterech pytań różnicujących, od których zaczynamy niezależnie od profilu firmy.
Stawkę ustalamy po przeglądzie, bo zależy od liczby stanowisk, serwerów i tego, ile z tego jest zaniedbane. Rzędy wielkości wyglądają tak.
Zwykle abonament od 2 500 zł miesięcznie, bez własnego etatu. Przy takiej skali osobny informatyk kosztowałby cztery do pięciu razy więcej i przez połowę czasu nie miałby co robić.
Najczęstszy moment, w którym firma rozważa pierwszy etat. Abonament nadal wychodzi taniej, ale zaczyna brakować kogoś na miejscu, więc dokładamy stałe wizyty w biurze.
Tutaj zwykle proponujemy model mieszany: Wasza osoba na miejscu plus nasz zespół od serwerów, kopii i bezpieczeństwa. Wychodzi taniej niż dwa etaty i bez dziury na czas urlopu.
Przegląd wstępny jest bezpłatny i kończy się listą rzeczy do poprawy razem z ceną. Nie ma w nim opłaty za samo przygotowanie oferty ani zobowiązania do podpisania umowy, a listę zostawiamy Wam nawet wtedy, gdy wybierzecie kogoś innego. Całą drogę od pierwszego maila do wyceny, z terminami każdego kroku, opisaliśmy na stronie kontaktu.
Pierwszy miesiąc to głównie porządkowanie tego, co zastaliśmy. Dopiero potem widać, ile pracy zostaje na stałe.
Oglądamy serwery, sieć, kopie, konta i licencje. Wynikiem jest lista ryzyk uszeregowana według tego, co zatrzyma firmę najszybciej, a nie według tego, co najłatwiej sprzedać.
Zakładamy zgłoszenia, przejmujemy konta administracyjne i spisujemy hasła w jednym, kontrolowanym miejscu. Konta właścicielskie zostają po Waszej stronie, żeby zmiana dostawcy nigdy nie była zakładnikiem.
Naprawiamy to, co z listy jest pilne: najczęściej kopie bez testu odtworzenia, konta byłych pracowników i brak aktualizacji. Reszta idzie do planu na kolejne miesiące.
Bieżące zgłoszenia, monitoring i kwartalny przegląd z raportem: co się działo, co się zmieniło, co warto zaplanować w budżecie. Bez raportu opieka zamienia się w gaszenie pożarów.
Każda ma inny moment, w którym IT musi po prostu działać: zamknięcie miesiąca, termin sądowy albo zmiana na produkcji.
Strony, na które przechodzi rozmowa po wyborze modelu.
Abonament zaczyna się od 2 500 zł miesięcznie, a konkretną stawkę ustalamy po przeglądzie, bo zależy od liczby stanowisk, serwerów i stanu środowiska. Dla porównania własny administrator IT przy medianie 10 350 zł brutto kosztuje firmę około 12,5 tys. zł miesięcznie razem ze składkami pracodawcy.
Do mniej więcej pięćdziesięciu stanowisk zwykle tak i firmy nie odczuwają braku etatu. Powyżej tej skali przydaje się ktoś na miejscu, bo część spraw załatwia się szybciej, podchodząc do biurka, niż pisząc zgłoszenie. Wtedy proponujemy model mieszany, a nie przekonujemy do rezygnacji z etatu.
Ma, jeżeli ta osoba jest wąskim gardłem albo zostaje sama z serwerami, kopiami i bezpieczeństwem. Bierzemy wtedy obszary, które wymagają dyżuru i wiedzy specjalistycznej, a Wasza osoba zostaje przy ludziach i sprzęcie. Przy okazji ma wreszcie zastępstwo na urlop.
Na awarie krytyczne, czyli takie, które zatrzymują pracę firmy, reagujemy do 30 minut, a w pakiecie Enterprise do 15. Większość zwykłych zgłoszeń zamykamy tego samego dnia i zdalnie. Czasy reakcji są zapisane w umowie, a nie tylko na stronie.
Nie. Umowa ma miesięczne wypowiedzenie, a konta właścicielskie i dokumentacja środowiska zostają po Waszej stronie przez cały czas współpracy. Jeżeli układ przestaje się sprawdzać, odejście nie wymaga odtwarzania wiedzy od zera.
Tak i to jest sytuacja typowa, a nie wyjątkowa. Pierwszy tydzień to właśnie odtworzenie obrazu środowiska: co gdzie stoi, kto ma jakie dostępy i które kopie faktycznie się wykonują. Dokumentacja powstaje przy bieżącej pracy i należy do Was.
Helpdesk to pierwsza linia, czyli przyjmowanie i zamykanie zgłoszeń pracowników. Dyżur całodobowy to gotowość poza godzinami pracy, potrzebna tam, gdzie coś działa w nocy. Wsparcie IT dla firm jest pojęciem szerszym: to cały układ opieki nad środowiskiem, w którym helpdesk jest jednym z elementów.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.