Diese Frage kehrt in jeder Firma wieder, die über ein gutes Dutzend Rechner hinausgewachsen ist: einen Administrator einstellen, die IT nach außen geben oder alles so lassen und einen Bekannten anrufen. Diese Seite handelt von der Wahl des Modells, nicht von einer weiteren Leistungsliste. Den täglichen Umfang beschreiben wir bei der IT Betreuung im Abo, die erste Linie beim Helpdesk.
Wir haben kein Interesse daran, jedem ein Abo einzureden. Bei drei Rechnern und einem Drucker genügen ein guter Händler und eine Servicenummer, und das sagen wir im ersten Gespräch. Externe Unterstützung beginnt sich zu lohnen, wenn ein Tag Stillstand mehr kostet als ein Monat Betreuung.
Das Gespräch über IT Unterstützung läuft fast immer auf den Vergleich mit einer Anstellung hinaus, deshalb nennen wir prüfbare Zahlen statt Allgemeinplätzen über Ersparnisse.
Der Median für einen IT Administrator in Polen liegt bei 10 350 PLN brutto, für einen Supportspezialisten bei 7 590 PLN (landesweite Gehaltsstudie, Januar 2026). Die Arbeitgeberbeiträge legen 20,48 Prozent darauf, ein Administrator kostet die Firma also rund 12 500 PLN monatlich, bevor Geräte, Schulungen und Werkzeuge dazukommen.
Dazu kommen 26 Urlaubstage, Krankheit und Schulungen. An diesen Tagen muss jemand die Passwörter haben, in den Serverraum kommen und wissen, was zu tun ist, wenn die Post ausfällt. Firmen mit einem einzigen Administrator warten meist einfach auf seine Rückkehr.
Der teuerste Moment ist die Kündigung. Mit der Person gehen die Landkarte der Umgebung, die Geschichte der Entscheidungen und die Hälfte der Passwörter, denn die Dokumentation entsteht immer im nächsten Monat. Ein Nachfolger braucht ein Quartal, um das zu rekonstruieren.
Das spricht nicht gegen eine eigene Stelle. Eine eigene Person vor Ort kennt die Leute, weiß, welche Anzeige im Produktionssystem wichtig ist, und löst eine Sache, bevor jemand eine Meldung schreibt. Ab fünfzig Arbeitsplätzen ist sie meist unersetzlich. Der Punkt ist, dass eine Person nicht gleichzeitig Server, Netz, Sicherungen, Sicherheit und Drucker abdeckt, die wirkliche Frage lautet also nicht Stelle oder Dienstleister, sondern wer was übernimmt.
Jedes passt zu einer anderen Firmengröße und einem anderen Risiko. Unten steht, was wir bei Kunden sehen, samt Nachteilen.
Jemand ist täglich vor Ort und kennt die Firma von innen. Die Kosten sind fest, auch wenn der Monat ruhig war, und die Fähigkeiten enden dort, wo die Erfahrung dieser einen Person endet.
Ein Team führt die gesamte IT zu einem festen Satz: Meldungen, Server, Sicherungen und Sicherheit. Es sitzt niemand dauerhaft im Büro, Sachen mit Handanlegen vereinbaren wir daher als Termin.
Ihr Administrator bleibt bei Menschen und Geräten, wir übernehmen Server, Sicherungen, Sicherheit und die Nächte. Die häufigste Aufstellung in Firmen, die bereits eine Person haben und sehen, dass sie nicht mehr nachkommt.
Sie zahlen nur die geleistete Arbeit, ohne feste Gebühr. Das trägt bei einigen Rechnern und endet dort, wo Sicherungen und Aktualisierungen beobachtet werden müssen, denn zwischen zwei Anrufen sieht niemand auf die Umgebung.
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie stehen, beginnen wir mit einer Durchsicht der Umgebung und schlagen erst danach ein Modell vor. Es kommt vor, dass daraus die Empfehlung folgt, eine eigene Person einzustellen und unseren Umfang zu verkleinern, weil das für den Kunden günstiger ist.
Sechs Bereiche, die wir ganz oder teilweise übernehmen, je nach gewähltem Modell.
Die erste Linie: Rechner, Post, Passwörter, Drucker und Geräte, die morgens nicht mehr wollten. Ein Ort für Meldungen statt Anrufe bei zufälligen Personen.
Betrieb der Maschinen, der Virtualisierung und des Netzes samt Überwachung, die sich vor dem Benutzer meldet. Aktualisierungen planen wir außerhalb der Arbeitszeit.
Sicherungen sind der einzige Bereich, in dem es nicht genügt, dass etwas eingeschaltet ist. Wir prüfen die Wiederherstellung, denn erst sie beweist, dass die Kopie existiert.
Konten, Berechtigungen, Anmeldung mit zweitem Faktor und Ordnung beim Austritt eines Mitarbeiters. Hier finden wir am häufigsten Rückstände, denn sie stören niemanden, bis sie sich rächen.
Microsoft 365, Google Workspace und Werkzeuge der Zusammenarbeit: Konten, Berechtigungen, Lizenzen und Ordnung in den Dateien, statt eine weitere Plattform dazuzustellen.
Von Zeit zu Zeit zählen wir Lizenzen, Abos und Geräte, die weiter bezahlt werden, obwohl sie niemand nutzt. Das ist meist das erste Geld, das ein Kunde zurückbekommt.
Was wir nicht tun: Wir schreiben Ihnen kein Warenwirtschaftssystem und ersetzen dessen Hersteller nicht. Bei Branchensoftware sind wir die Seite, die mit dem Anbieter spricht und dafür sorgt, dass sie auf Ihrer Infrastruktur läuft, und mehr versprechen wir ehrlicherweise nicht. Welches Programm bei Ihnen unersetzlich ist und wann es nicht angerührt werden darf, klären wir zu Beginn; das ist eine der vier unterscheidenden Fragen, mit denen wir unabhängig vom Profil beginnen.
Den Satz legen wir nach der Durchsicht fest, denn er hängt von der Zahl der Arbeitsplätze, den Servern und davon ab, wie viel davon vernachlässigt wurde. Die Größenordnungen sehen so aus.
Meist ein Abo ab 2 500 PLN monatlich, ohne eigene Stelle. In dieser Größe würde ein eigener Administrator vier bis fünf Mal mehr kosten und hätte die halbe Zeit nichts zu tun.
Der häufigste Moment, in dem eine Firma über die erste Stelle nachdenkt. Das Abo bleibt günstiger, doch jemand vor Ort fehlt allmählich, deshalb kommen feste Besuche im Büro dazu.
Hier schlagen wir meist das gemischte Modell vor: Ihre Person vor Ort und unser Team für Server, Sicherungen und Sicherheit. Das kommt günstiger als zwei Stellen und ohne Lücke während des Urlaubs.
Die erste Durchsicht ist kostenlos und endet mit einer Liste der zu behebenden Dinge samt Preis. Es gibt keine Gebühr für das Angebot und keine Pflicht zu unterschreiben, und die Liste bleibt bei Ihnen, auch wenn Sie sich für jemand anderen entscheiden. Den ganzen Weg von der ersten Mail bis zum Angebot, mit Frist für jeden Schritt, beschreiben wir auf der Kontaktseite.
Der erste Monat ist vor allem Aufräumen dessen, was wir vorgefunden haben. Erst danach zeigt sich, wie viel Arbeit dauerhaft bleibt.
Wir sehen uns Server, Netz, Sicherungen, Konten und Lizenzen an. Ergebnis ist eine Liste der Risiken, geordnet danach, was die Firma am schnellsten anhält, und nicht danach, was sich am leichtesten verkauft.
Wir richten den Meldeweg ein, übernehmen die Administrationskonten und halten die Passwörter an einem kontrollierten Ort fest. Die Eigentümerkonten bleiben bei Ihnen, damit ein Wechsel des Dienstleisters nie zur Geisel wird.
Wir beheben, was auf der Liste dringend ist: meist Sicherungen ohne Wiederherstellungstest, Konten ehemaliger Mitarbeiter und fehlende Aktualisierungen. Der Rest wandert in den Plan für die nächsten Monate.
Laufende Meldungen, Überwachung und eine Durchsicht pro Quartal mit Bericht: was geschehen ist, was sich geändert hat, was ins Budget gehört. Ohne Bericht wird Betreuung zum Löschen von Bränden.
Jede hat ihren Moment, in dem die IT einfach laufen muss: der Monatsabschluss, eine Gerichtsfrist oder ein Wechsel in der Produktion.
Die Seiten, auf die das Gespräch nach der Wahl des Modells übergeht.
Das Abo beginnt bei 2 500 PLN monatlich, den genauen Satz legen wir nach der Durchsicht fest, denn er hängt von der Zahl der Arbeitsplätze, den Servern und dem Zustand der Umgebung ab. Zum Vergleich kostet ein eigener IT Administrator beim Median von 10 350 PLN brutto die Firma rund 12 500 PLN monatlich samt Arbeitgeberbeiträgen.
Bis etwa fünfzig Arbeitsplätze in der Regel ja, und die Firmen vermissen die Stelle nicht. Darüber hilft jemand vor Ort, denn manche Sachen erledigt man schneller am Schreibtisch als über eine Meldung. Dann schlagen wir das gemischte Modell vor, statt gegen die Anstellung zu argumentieren.
Ja, wenn diese Person der Engpass ist oder mit Servern, Sicherungen und Sicherheit allein bleibt. Wir übernehmen dann die Bereiche, die Bereitschaft und Spezialwissen verlangen, und Ihre Person bleibt bei Menschen und Geräten. Nebenbei hat sie endlich eine Vertretung für den Urlaub.
Auf kritische Störungen, also solche, die die Arbeit der Firma anhalten, reagieren wir binnen 30 Minuten, im Paket Enterprise binnen 15. Die meisten gewöhnlichen Meldungen schließen wir am selben Tag und aus der Ferne. Die Reaktionszeiten stehen im Vertrag und nicht nur auf der Seite.
Nein. Der Vertrag hat eine Kündigung zum Monatsende, und die Eigentümerkonten sowie die Dokumentation der Umgebung bleiben die ganze Zeit bei Ihnen. Wenn die Aufstellung nicht mehr passt, bedeutet ein Abschied kein Rekonstruieren des Wissens von null.
Ja, und das ist der Normalfall und nicht die Ausnahme. Die erste Woche dient genau dem Rekonstruieren des Bildes: was wo steht, wer welche Zugänge hat und welche Sicherungen tatsächlich laufen. Die Dokumentation entsteht bei der laufenden Arbeit und gehört Ihnen.
Der Helpdesk ist die erste Linie, also das Annehmen und Schließen von Meldungen der Mitarbeiter. Die Bereitschaft rund um die Uhr ist Verfügbarkeit außerhalb der Arbeitszeit, nötig dort, wo nachts etwas läuft. IT Unterstützung für Firmen ist der weitere Begriff: die gesamte Betreuung der Umgebung, in der der Helpdesk ein Teil ist.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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