Przegląd tego, za co płacicie
Spis subskrypcji, kont i licencji, z zaznaczeniem tych nieużywanych. Często wystarcza on sam, żeby rachunek spadł, bez żadnej migracji.
Przeniesienie usługi do chmury nie zmienia tego, co robi, tylko to, za co płacicie i kto odpowiada, gdy przestanie działać. Zamiast jednorazowego zakupu jest rachunek co miesiąc, zamiast własnej serwerowni cudza, a zamiast Waszej awarii cudza awaria, na którą nie macie wpływu. Czasem to świetny interes, czasem nie, i dokładnie to liczymy przed migracją, a nie po niej.
Nie jesteśmy stroną w tym sporze i nie mamy prowizji od tego, co wybierzecie. Sprzedajemy pracę przy wdrożeniu i utrzymaniu, a ta wygląda podobnie po obu stronach. Dlatego przy wycenie zobaczycie oba warianty obok siebie, razem z kosztem własnego serwera, i to Wy zdecydujecie, który wybieracie.
Migracja wszystkiego naraz to najdroższy z możliwych scenariuszy. Prawie zawsze opłaca się podzielić firmę na trzy grupy i potraktować każdą inaczej.
Tu decyzja jest najprostsza, bo własny serwer pocztowy dawno przestał się bronić kosztem i pracą przy filtrowaniu spamu. Microsoft 365 albo Google Workspace zamykają temat, a różnica między nimi sprowadza się zwykle do tego, w czym Wasi ludzie już umieją pracować.
Tu trzeba najpierw zapytać producenta, bo wiele systemów ERP i programów branżowych nadal wymaga lokalnej bazy albo działa w chmurze wyłącznie w wersji od samego producenta, na jego warunkach. To producent, a nie my, wyznacza granicę tego, co wolno przenieść.
Projekty CAD, materiały wideo i skany dokumentów mogą zostać na miejscu, bo praca na nich przez internet bywa wolniejsza niż na dysku obok biurka. Sensowny kompromis to praca lokalnie i kopia w chmurze, a nie przenoszenie wszystkiego na siłę.
Najczęściej kończy się tym, że część zostaje w firmie, a część idzie do chmury. To nie jest niezdecydowanie, tylko normalny stan rzeczy, który w tej branży nazywa się środowiskiem hybrydowym. Utrzymanie takiego środowiska jest odrobinę droższe niż jednego lub drugiego z osobna, i mówimy o tym wprost, zamiast obiecywać, że wszystko da się zamknąć w jednym miejscu. Jeden zawód ma tu dodatkowe kryterium: w kancelarii żądanie wydania danych może trafić wprost do dostawcy, który nie powoła się na tajemnicę zawodową. Rozpisujemy to przy IT dla kancelarii prawnych. Budownictwo ma tu własne kryterium: dokumentacja musi otwierać się z placu przy słabym zasięgu, co przesuwa wybór w stronę chmury mocniej niż w biurze. Wracamy do tego przy IT dla firm budowlanych.
Chmura rzadko drożeje przez podwyżki. Najczęściej rośnie dlatego, że płacicie za rzeczy, których nikt nie pilnuje, bo nie widać ich na fakturze osobno.
Serwer w chmurze płaci się za godziny, w których jest włączony, a nie za te, w których ktoś z niego korzysta. Przy stałym, przewidywalnym obciążeniu przez całą dobę własna maszyna bywa po prostu tańsza, bo tam nadmiar nie kosztuje co miesiąc.
Licencje odchodzących pracowników potrafią biec latami, a pakiety kupione pod jedną potrzebę zostają na stałe. To najprostsza oszczędność w całym IT i zwykle pierwsza rzecz, którą znajdujemy przy przeglądzie subskrypcji.
Wrzucenie danych do chmury jest zwykle darmowe, pobranie ich już nie. Ta asymetria decyduje o koszcie odtworzenia po awarii i o koszcie ewentualnej przeprowadzki, więc pytamy o nią zanim cokolwiek przeniesiemy.
Uczciwie: przy małej firmie z kilkunastoma osobami chmura prawie zawsze wygrywa, bo własny serwer, jego licencje i opieka nad nim rozkładają się na zbyt mało osób. Punkt, w którym to się odwraca, zależy od tego, jak stałe jest obciążenie, a nie od liczby pracowników. Jeśli rachunek już rośnie i chcecie go najpierw zrozumieć, zaczynamy od przeglądu kosztów IT, nie od migracji. Osobny rachunek robią obciążenia obliczeniowe, gdzie różnice między dostawcami bywają kilkukrotne, co rozpisujemy przy IT dla software house'u.
Najpoważniejsze ryzyko chmury to nie awaria, tylko moment, w którym nie da się już odejść. Od niedawna reguluje to prawo unijne i wypada z tego skorzystać.
Od 12 stycznia 2027 dostawca usług chmurowych nie może pobierać żadnych opłat za przeniesienie Was do kogoś innego, łącznie z opłatą za pobranie danych. Do tego dnia wolno mu policzyć najwyżej tyle, ile faktycznie go to kosztuje.
Wypowiedzenie na rozpoczęcie przenosin to najwyżej dwa miesiące, samo przejście do innego dostawcy albo na Wasz serwer najwyżej trzydzieści dni, a na pobranie danych macie potem jeszcze co najmniej trzydzieści dni. Jeśli to technicznie niewykonalne, dostawca ma czternaście dni roboczych na wyjaśnienie i podanie innego terminu, nie dłuższego niż siedem miesięcy.
Kara za zerwanie umowy przed terminem nadal jest dozwolona i to ona bywa prawdziwym kosztem wyjścia. Zniesienie opłat dotyczy samego przeniesienia, nie zwalnia z zapłaty za niewykorzystany okres, na który się zgodziliście.
Co z tym zrobić w praktyce: zanim podpiszecie umowę, sprawdźcie w niej te trzy terminy i wysokość kary za wcześniejsze rozwiązanie, a przy usługach już działających poproście dostawcę o potwierdzenie, w jakim formacie oddaje dane. Jeśli odpowiedź brzmi, że w swoim własnym, to i tak trzeba będzie je przepisać, a prawo tego za Was nie zrobi. Podstawa: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2023/2854, zwane aktem w sprawie danych, którego przepisy o zmianie dostawcy stosuje się od 12 września 2025.
Sześć obszarów, które przy migracji trzeba domknąć. Zwykle wchodzimy w kilka naraz, ale zaczynamy od pierwszego.
Spis subskrypcji, kont i licencji, z zaznaczeniem tych nieużywanych. Często wystarcza on sam, żeby rachunek spadł, bez żadnej migracji.
Migracja skrzynek, kalendarzy i plików z zachowaniem historii i uprawnień, a potem porządek w tym, kto ma dostęp do czego.
Część usług w chmurze, część na miejscu, z jednym logowaniem i spójnymi uprawnieniami po obu stronach. Liczymy też, czy własna maszyna nie wychodzi taniej.
Dostawca dba o swoją infrastrukturę, ale za Wasze dane odpowiadacie Wy. Osobna kopia poczty i plików chroni przed skasowaniem i przed utratą dostępu do konta.
W chmurze hasło jest jedyną granicą, bo do usługi da się wejść z dowolnego miejsca na świecie. Drugi składnik logowania i zasady dostępu są tu obowiązkowe, nie opcjonalne.
Dobór planów do tego, kto czego naprawdę używa, i pilnowanie terminów odnowień, żeby nie przedłużać automatycznie czegoś, co przestało być potrzebne.
Czego nie robimy: nie przenosimy do chmury systemu, którego producent tego nie przewidział, bo skończy się to działającym z opóźnieniem programem i utratą wsparcia. Nie obiecujemy też, że migracja obniży rachunek, dopóki nie zobaczymy, ile płacicie dziś. Czasem wynik liczenia brzmi, że zostanie przy obecnym rozwiązaniu jest tańsze, i wtedy tak właśnie mówimy.
Najważniejsze dzieje się przed przenosinami, a najbardziej widoczne dla ludzi tuż po nich. Dlatego pierwszy tydzień po przełączeniu planujemy osobno.
Przeglądamy subskrypcje, konta i systemy, i pytamy producentów oprogramowania branżowego, co wolno przenieść. Bez tej odpowiedzi nie ma sensu planować reszty.
Zestawiamy koszt obecnego rozwiązania i docelowego w tym samym okresie, z licencjami, pracą i kosztem odtworzenia po awarii. Dostajecie tabelę, nie rekomendację na słowo.
Najpierw jeden dział jako próba, potem reszta. Przełączenia idą wieczorami i w weekendy, a stare środowisko zostaje sprawne, dopóki nowe nie przepracuje kilku dni bez zgrzytów.
Wtedy przychodzi najwięcej zgłoszeń, i to drobnych: brakujący skrót, inny sposób udostępniania pliku, hasło do poprawienia. Zabezpieczamy na to czas z góry, bo od tego tygodnia zależy, czy ludzie uznają zmianę za udaną.
Kancelaria pyta, gdzie leżą dane, a firma produkcyjna, co się stanie, gdy padnie łącze. Odpowiedzi są różne i dlatego rozmowa zaczyna się od branży.
Strony, które wracają przy rozmowie o chmurze.
Przy małej firmie zwykle tak, bo koszt serwera, jego licencji i opieki rozkłada się na zbyt mało osób. Przy stałym obciążeniu chodzącym całą dobę bywa odwrotnie, bo w chmurze płaci się za godziny włączenia, a nie za faktyczne użycie. Dlatego liczymy oba warianty na trzy lata i pokazujemy tabelę, zamiast odpowiadać ogólnie.
U największych dostawców można dziś wskazać Unię Europejską jako miejsce przechowywania i przetwarzania. Microsoft domknął taki mechanizm dla swoich usług w lutym 2025, obejmując nim także dane ze zgłoszeń do wsparcia technicznego, choć część usług pobocznych i ruch potrzebny do ich działania nadal wychodzi poza ten obszar. Przy usługach objętych RODO albo wymogami branżowymi sprawdzamy to konkretnie dla wybranego planu, a nie na poziomie hasła o europejskiej chmurze.
Firma przestaje pracować i to jest realna cena przejścia do chmury. Dlatego przy migracji rozmawiamy o łączu zapasowym, najczęściej na karcie SIM, które włącza się samo i wystarcza na pocztę oraz podstawową pracę. Przy jednym łączu i systemie krytycznym dla produkcji odradzamy pełne przeniesienie.
Dba o swoją infrastrukturę, więc dane przetrwają awarię jego serwera, ale nie przetrwają skasowania przez pracownika, sporu o płatność ani przejęcia konta. Kosz w usłudze trzyma pliki ograniczony czas i to nie jest kopia zapasowa. Osobny backup poczty i plików z chmury jest tanim ubezpieczeniem i rekomendujemy go przy każdej migracji.
Tak i jest to dziś mocniej zabezpieczone niż kiedyś. Od 12 stycznia 2027 dostawcy nie wolno pobierać opłat za przeniesienie Was gdzie indziej ani za pobranie danych, a umowa musi przewidywać przejście w trzydzieści dni. Kara za wcześniejsze rozwiązanie umowy nadal obowiązuje, więc realny koszt wyjścia zależy głównie od tego, na jaki okres się związaliście.
Oba pokrywają pocztę, dokumenty i spotkania na porównywalnym poziomie, więc wybór rzadko rozstrzyga się na funkcjach. Decyduje to, w czym Wasi ludzie już pracują, czym posługują się Wasi klienci oraz czy używacie programów wymagających pakietu Office zainstalowanego na komputerze. Przy równym wyniku patrzymy na cenę planu, który naprawdę Was dotyczy.
W firmie do kilkudziesięciu osób zwykle od dwóch do ośmiu tygodni, przy czym większość tego czasu zajmuje kopiowanie danych w tle, a nie przestój. Samo przełączenie skrzynek robimy wieczorem albo w weekend i rano ludzie zastają pocztę na miejscu. Dłużej trwa, gdy trzeba przy okazji uporządkować uprawnienia do plików, co przy starych dyskach sieciowych jest regułą.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.