Kopie i archiwum dokumentacji
Kopia bieżąca do powrotu po awarii, osobne archiwum na okresy ustawowe i okresowy test odtworzenia z pomiarem czasu, bo liczy się to, czy dane wracają, a nie czy zadanie zgłosiło sukces.
W większości branż informatyka jest sprawą wewnętrzną: jeśli firma godzi się na ryzyko, nikt jej nie pyta. W ochronie zdrowia jest inaczej, bo dostępność systemu, miejsce przechowywania dokumentacji i okres jej trzymania wynikają wprost z przepisów. Ta strona nie opowiada o niezawodności w ogóle, tylko pokazuje, które terminy już biegną i co z nich wynika dla serwera stojącego w Waszej serwerowni.
Nie jesteśmy producentem systemu gabinetowego ani szpitalnego i nie zajmujemy się certyfikacją wyrobów medycznych. Odpowiadamy za warstwę pod oprogramowaniem, czyli serwer, sieć, kopie, konta i dostępność, oraz za rozmowę z producentem systemu, gdy problem leży na styku. Taki podział opisujemy przy administracji serwerami.
Nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, wdrażająca dyrektywę NIS2, weszła w życie 3 kwietnia 2026 roku. Ochrona zdrowia jest w niej sektorem wymienionym wprost, a najbliższy termin to nie odległa przyszłość.
Podmiot leczniczy niebędący przedsiębiorcą, na przykład SPZOZ, jest podmiotem ważnym przy zatrudnieniu od 50 do 249 osób, a kluczowym od 250 osób. U przedsiębiorców decyduje wielkość firmy: średni jest podmiotem ważnym, duży kluczowym. Samoocenę robi się samodzielnie, nikt nie przyśle zawiadomienia.
Ustawa wymienia osobno podmioty udzielające świadczeń, które są podwykonawcami podmiotów kluczowych lub ważnych w ochronie zdrowia. Mała pracownia diagnostyczna albo gabinet realizujący świadczenia dla szpitala może więc wejść w obowiązki, mimo że sam progu zatrudnienia nie osiąga.
Wpis do wykazu KSC do 3 października 2026. Podłączenie do systemu S46 i wdrożenie obowiązków, w tym systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji i zgłaszania incydentów, do 3 kwietnia 2027. Pierwszy obowiązkowy audyt dla podmiotów kluczowych do 3 kwietnia 2028, potem co najmniej raz na trzy lata.
Uczciwie: zgodność z ustawą o KSC to w większej części dokumenty, procedury i decyzje zarządu, a nie sprzęt, i tej części nikt za placówkę nie odrobi. My bierzemy stronę techniczną, czyli to, co audytor faktycznie sprawdzi w systemach: kopie, konta, aktualizacje, rozdzielenie sieci i ślad po dostępach. Stan wyjściowy spisujemy w audycie IT, żeby było wiadomo, od czego zaczynacie.
To jest nieporozumienie, które spotykamy najczęściej. Platforma P1 nie jest archiwum placówki i nie przechowuje treści dokumentów. To zmienia sens słowa „dostępność" w tej branży.
Elektroniczna dokumentacja medyczna zostaje w repozytorium podmiotu leczniczego, a do systemu e-zdrowie trafia informacja o tym, że dokument istnieje i gdzie go szukać. Inna placówka pobiera go potem bezpośrednio od Was, więc Wasz serwer jest elementem publicznego obiegu dokumentacji, a nie tylko sprzętem wewnętrznym.
Dane zdarzenia medycznego przekazuje się niezwłocznie, nie później niż w ciągu dwóch dni od jego zakończenia, a przy hospitalizacji w ciągu dwóch dni od rozpoczęcia. Recepty i skierowania idą w czasie rzeczywistym, więc awaria łącza w gabinecie jest odczuwalna natychmiast, a nie następnego dnia.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji elektronicznej i raportowania zdarzeń ciąży na usługodawcy niezależnie od tego, czy świadczenie jest finansowane ze środków publicznych, czy prywatnie. Gabinet wyłącznie komercyjny podlega tym samym zasadom co przychodnia z kontraktem.
Praktyczny wniosek dla infrastruktury: łącze internetowe i serwer z repozytorium przestają być wygodą, a stają się warunkiem wykonywania obowiązku ustawowego. Dlatego w placówkach zwykle zaczynamy od drugiego łącza od innego operatora z automatycznym przełączaniem i od zasilania awaryjnego dla samego serwera oraz rejestracji, co opisujemy przy budowie sieci firmowej.
Art. 29 ustawy o prawach pacjenta narzuca okresy przechowywania, które przekraczają czas życia dowolnego serwera, systemu i formatu pliku. To jest ten wymóg, o którym najrzadziej się pamięta przy zmianie oprogramowania.
Zasadniczo 20 lat, licząc od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wyjątki idą w obie strony: 30 lat przy zgonie wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia oraz dla danych o losach krwi, 22 lata dla dzieci do drugiego roku życia, 10 lat dla zdjęć rentgenowskich trzymanych poza dokumentacją pacjenta i 5 lat dla skierowań.
Kopia służy do powrotu po awarii i zwykle ma retencję liczoną w tygodniach albo miesiącach. Dokumentacja sprzed dziewiętnastu lat musi być czytelna dziś, więc potrzebny jest osobny zbiór, świadomie oddzielony od kopii bieżącej, z zapisanym formatem i sposobem odczytu.
Przy przejściu na nowe oprogramowanie gabinetowe obowiązek przechowywania nie znika razem ze starą umową. Trzeba z góry ustalić, czy dane wchodzą do nowego systemu, czy zostaje archiwum w starym formacie, i czy da się je odczytać bez licencji, za którą nikt już nie płaci.
Przy zbiorach z obrazowaniem dochodzi rozmiar, bo badania w formacie DICOM rosną szybciej niż reszta dokumentacji i po kilku latach potrafią przekroczyć wszystko inne razem wzięte. Sposób rozdzielenia kopii bieżącej od archiwum opisujemy przy backupie i archiwizacji.
Sześć obszarów, od których zwykle zaczyna się rozmowa. Pod każdym jest odnośnik do strony, która wchodzi w szczegóły.
Kopia bieżąca do powrotu po awarii, osobne archiwum na okresy ustawowe i okresowy test odtworzenia z pomiarem czasu, bo liczy się to, czy dane wracają, a nie czy zadanie zgłosiło sukces.
Drugie łącze z automatycznym przełączaniem, zasilanie awaryjne dla rejestracji i serwera oraz oddzielenie aparatury podłączonej do sieci od komputerów pracowników.
Konta imienne zamiast wspólnego hasła w rejestracji, drugi składnik logowania do poczty i systemów oraz czytelny ślad, kto zaglądał do dokumentacji pacjenta.
Monitoring działa całą dobę, a dyżur telefoniczny jest osobnym wariantem umowy. Mówimy wprost, co dzieje się w nocy, zamiast pisać wszędzie 24/7.
Aktualizacje w oknach poza godzinami przyjęć, pilnowanie miejsca na dyskach pod rosnące badania obrazowe i terminów wsparcia producenta sprzętu.
Wymianę danych między laboratorium, systemem gabinetowym i obrazowaniem budujemy na serwerze placówki, żeby dokumentacja pacjentów nie przechodziła przez zewnętrzną usługę.
Czego nie robimy: nie jesteśmy producentem systemu gabinetowego ani szpitalnego, nie prowadzimy audytu prawnego RODO, który należy do kancelarii, i nie wykonujemy testów penetracyjnych z raportem dla audytora zewnętrznego. Przy tym ostatnim współpracujemy z zespołem, który się w tym specjalizuje.
Praca w czynnej przychodni rządzi się swoimi prawami, bo rejestracji nie da się zatrzymać na popołudnie. Dlatego pierwszy etap jest wyłącznie o patrzeniu.
Trzydzieści minut rozmowy o tym, na czym stoicie i co boli najbardziej. Wracamy z jedną stroną ryzyk uszeregowanych od najpilniejszego. Bez NDA, bez zobowiązań, lista zostaje u Was niezależnie od decyzji.
Co stoi w serwerowni, gdzie leży repozytorium, jak wyglądają kopie i kto ma dostęp do dokumentacji. Przy okazji ustalamy, czy placówka wchodzi w obowiązki z ustawy o KSC i w której kategorii.
Naprawiamy najpierw to, co grozi utratą danych albo przestojem rejestracji. Prace wymagające przerwy planujemy poza godzinami przyjęć i uzgadniamy z kierownictwem, a nie wpisujemy w harmonogram jednostronnie.
Zgłoszenia od personelu, aktualizacje w oknach serwisowych, testy odtworzenia i raport raz w miesiącu. Raz w roku przeglądamy terminy: wsparcie sprzętu, licencje i to, co zmieniło się w przepisach.
Strony, które wracają w rozmowach z placówkami medycznymi.
Wybierz branżę i zobacz, jak kompleksowe wsparcie IT i outsourcing IT dla MŚP może pomóc Twojej firmie.
Zależy od formy i wielkości, a przy podwykonawstwie także od tego, dla kogo pracujecie. Podmiot leczniczy niebędący przedsiębiorcą jest ważny od 50 osób i kluczowy od 250, u przedsiębiorców decyduje wielkość firmy. Osobno wymienieni są podwykonawcy podmiotów kluczowych i ważnych, więc sam próg zatrudnienia nie zamyka sprawy.
Przepisy nie zakazują chmury, ale wymagają świadomej decyzji o tym, gdzie leżą dane i kto ma do nich dostęp. W praktyce w placówkach najczęściej wychodzi układ mieszany: poczta i praca biurowa w chmurze, a repozytorium dokumentacji i badania obrazowe na serwerze na miejscu, bo tam liczy się szybki dostęp i rozmiar plików.
Najpierw ustalamy, czy problem jest po stronie środowiska, czy samej aplikacji, bo to zmienia adresata. Serwer, bazę, sieć i kopie bierzemy na siebie, a przy błędzie w samym programie kontaktujemy się z jego producentem i prowadzimy sprawę zamiast odsyłać Was między dwie firmy. Podział zapisujemy w umowie na starcie.
Monitoring pracuje całą dobę, a telefoniczny dyżur poza godzinami pracy jest osobnym, płatnym wariantem umowy i nie wpisujemy go domyślnie każdemu. W przychodni pracującej od siódmej do osiemnastej zwykle wystarczy wcześniejsze wejście serwisu, a dyżur nocny ma sens tam, gdzie placówka faktycznie przyjmuje w nocy.
Zasadniczo 20 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu. Krócej trzyma się skierowania, czyli 5 lat, i zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją pacjenta, czyli 10 lat. Dłużej: 22 lata dla dzieci do drugiego roku życia i 30 lat przy zgonie wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia oraz dla danych o losach krwi.
Do bieżących spraw personelu często tak, i nie namawiamy do rezygnacji z kogoś, kto zna placówkę. Gorzej wychodzi tam, gdzie jedna osoba ma naraz ogarniać rejestrację, serwer z repozytorium, kopie i teraz jeszcze obowiązki z ustawy o KSC. Najczęstszy układ to podział: Wasz człowiek przy ludziach, my przy warstwie serwerowej.
Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych, więc przy naruszeniu grożącym prawom pacjentów zgłoszenie do UODO ma nastąpić w ciągu 72 godzin od stwierdzenia, a przy wysokim ryzyku trzeba powiadomić także osoby, których dotyczy. Równolegle podmiot objęty ustawą o KSC zgłasza incydent do właściwego zespołu CSIRT.
Tak i zaczynamy wtedy od spisania stanu, żeby obie strony wiedziały, co zastaliśmy. To zabezpiecza też Was, bo przy przejęciu środowiska najczęstszym sporem jest pytanie, czy coś było zepsute wcześniej. Przejścia planujemy poza godzinami przyjęć, a hasła nadrzędne do systemów zostają po Waszej stronie.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.