Szyfrowanie i urządzenia poza biurem
Szyfrowanie dysków w laptopach, zasady dla telefonów z pocztą i możliwość zdalnego wyczyszczenia zgubionego sprzętu. Podstawa, którą da się wdrożyć w tydzień.
Kto jest posiadaczem Waszych akt w rozumieniu procedury. To brzmi jak pytanie prawnicze, ale odpowiedź jest techniczna i zależy od tego, gdzie stoi serwer i kto ma do niego klucze. Od niej zależy, czy w razie zatrzymania nośników ktokolwiek będzie w stanie powołać się na tajemnicę zawodową, zanim dokumenty zostaną odczytane.
Nie jesteśmy kancelarią i nie wydajemy opinii prawnych; o tym, co jest objęte tajemnicą, rozstrzygacie Wy. Naszym zadaniem jest zbudować IT tak, żeby Wasza ocena dała się wyegzekwować technicznie, a nie żeby zależała od dobrej woli cudzego dostawcy. Poniżej opisujemy trzy tematy, które w kancelariach wracają najczęściej.
To jest jedyny powód, dla którego rozmowa o hostingu w kancelarii wygląda inaczej niż w zwykłej firmie. Ochrona z procedury karnej uruchamia się wtedy, gdy osoba, u której prowadzona jest czynność, oświadczy, że dokumenty są objęte tajemnicą. Cały problem polega na tym, kto tą osobą będzie.
Po oświadczeniu, że pisma obejmują okoliczności związane z wykonywaniem funkcji obrońcy, organ zostawia je bez zapoznawania się z treścią. Przy zwykłej tajemnicy zawodowej dokumenty trafiają do prokuratora albo sądu w opieczętowanym opakowaniu, bez odczytania. To jest realna, mocna ochrona.
Postanowienie o zatrzymaniu zawartości skrzynki bywa kierowane nie do adwokata, lecz do firmy hostingowej, dostawcy chmury albo zewnętrznej obsługi informatycznej. Taki podmiot zwykle żadnego oświadczenia nie składa, bo nie jest do tego zobowiązany i często nie wie, czego dotyczą dane. Ochrona po prostu się nie uruchamia.
Nie twierdzimy, że chmura jest zakazana, bo to nieprawda. Twierdzimy, że przy aktach warto wiedzieć, kto fizycznie może wydać dane bez pytania Was o zdanie, i ograniczać tę listę. Im mniej podmiotów trzyma odszyfrowane akta, tym mniej miejsc, w których oświadczenia nikt nie złoży.
Uczciwie o naszej roli: obsługując Wasze IT, mamy dostęp do systemów, w których są akta, i jesteśmy dokładnie takim podmiotem zewnętrznym, o jakim mowa wyżej. Dlatego pracujemy na kontach imiennych z zapisem sesji, a nie na wspólnym haśle administratora, ustalamy pisemnie, że o każdym żądaniu wydania danych informujemy Was niezwłocznie, i budujemy dostęp tak, żeby do samej treści akt nie był potrzebny. Podstawa prawna: art. 225 Kodeksu postępowania karnego.
Adwokat i radca prawny wykonujący zawód mają obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych od 1 stycznia 2025 roku. Z punktu widzenia IT liczy się jedno zdanie: doręczenie na taką skrzynkę wywołuje ten sam skutek co list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Pismo doręczone do skrzynki jest doręczone, nawet jeśli nikt jej tego dnia nie otworzył. Dlatego traktujemy ją jak kanał krytyczny, a nie dodatek: powiadomienia mają trafiać tam, gdzie ktoś patrzy codziennie, i do więcej niż jednej osoby.
W skrzynce można wyznaczyć administratora oraz osoby upoważnione do odbierania i nadawania korespondencji, na przykład pracownika kancelarii. Warto to zrobić zawczasu. Upoważnienie nie obejmuje prawa wskazywania kolejnych osób, więc łańcucha zastępstw się tak nie zbuduje.
Adres zawodowy jest odrębny od adresu działalności gospodarczej, a spółka prawnicza w KRS ma własny obowiązek. W praktyce w jednej kancelarii funkcjonuje kilka skrzynek i każda musi mieć przypisanego człowieka, bo inaczej któraś zostaje bez opieki.
Zakres obowiązku obejmuje adwokatów i radców prawnych wykonujących zawód, a także doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy; nie dotyczy aplikantów ani osób, które zawiesiły wykonywanie zawodu. Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje za brak wpisu kary pieniężnej, ale obowiązek wynika z przepisów korporacyjnych, więc pozostaje kwestia odpowiedzialności zawodowej. Pisma z sądów powszechnych nadal chodzą osobnym kanałem przez Portal Informacyjny.
W kancelarii rozdzielenie dostępu nie jest kwestią porządku, tylko czasem warunkiem prowadzenia sprawy. Potrzeba bywa odwrotna niż w zwykłej firmie: nie chodzi o to, żeby ludzie mieli dostęp do wszystkiego, na czym pracują, ale żeby dało się wykazać, że części zespołu odcięto.
Gdy w kancelarii pojawia się sprawa wymagająca rozdzielenia zespołów, potrzebna jest bariera, którą widać w systemie, a nie ustalenie na korytarzu. Ustawiamy ją na poziomie uprawnień do folderów i spraw, wraz z zapisem, kto i kiedy zaglądał.
Najbardziej dotkliwy moment w kancelarii. Liczy się, jak szybko odbieracie dostępy i czy wiecie, co zostało skopiowane wcześniej. Dlatego odbieranie uprawnień powinno być jedną czynnością na liście, a nie obchodzeniem dziesięciu systemów po kolei.
Laptop w sądzie i telefon z pocztą to najczęstsze miejsce wycieku, a zarazem najłatwiejsze do zabezpieczenia. Szyfrowanie dysku, blokada ekranu i możliwość zdalnego wyczyszczenia urządzenia są tanie i działają wtedy, gdy sprzęt po prostu zniknie.
Robiliśmy to w kancelarii na trzydzieści osób, gdzie odejście pracownika wyjmowało administrację z pracy na półtora tygodnia, głównie przez ręczne przepisywanie zadań cyklicznych w systemie branżowym. Po napisaniu narzędzia, które przechodzi przez system samo, offboarding zamyka się w trzy do czterech godzin. Opis tej realizacji jest na stronie głównej.
Sześć obszarów, od których zwykle zaczynamy. Pod każdym jest odnośnik do strony ze szczegółami.
Szyfrowanie dysków w laptopach, zasady dla telefonów z pocztą i możliwość zdalnego wyczyszczenia zgubionego sprzętu. Podstawa, którą da się wdrożyć w tydzień.
Większość systemów do obsługi kancelarii to programy instalowane lokalnie. Udostępniamy je zdalnie tak, żeby akta zostały na Waszym serwerze, a na laptopie był tylko obraz ekranu.
Skrzynki, kalendarze i dokumenty w Microsoft 365, z ustawieniami dla kancelarii: rozdzielone uprawnienia, reguły przekazywania i kontrola nad tym, dokąd trafiają załączniki.
Powtarzalne czynności, od zakładania sprawy po przypomnienia o terminach, da się zautomatyzować narzędziem stojącym na Waszym serwerze. Akta nie przechodzą wtedy przez cudzą usługę.
Kopie odporne na zaszyfrowanie oraz archiwum spraw zakończonych, trzymane osobno od bieżącej pracy. Testujemy odtworzenie, zamiast zakładać, że zadziała.
Zgłoszenia, aktualizacje, sprzęt i konta w jednym abonamencie, z kontami imiennymi po naszej stronie i zapisem tego, kto wchodził do Waszych systemów.
Czego nie robimy: nie doradzamy w sprawach prawnych, nie oceniamy, co jest objęte tajemnicą, i nie sprzedajemy systemu do obsługi kancelarii. Nie prowadzimy też repertorium ani nie wprowadzamy za Was danych. Pomagamy natomiast porozmawiać z producentem programu, którego używacie, gdy problem leży po jego stronie.
Pierwsza rozmowa nie wymaga pokazywania nam czegokolwiek z akt. Wystarczy, że opowiecie, gdzie co stoi i kto ma do tego dostęp.
Spisujemy, gdzie fizycznie leżą akta, kto jeszcze poza kancelarią ma do nich dostęp i jak obsługiwana jest skrzynka do e-Doręczeń. Wracamy z listą ryzyk. Bezpłatnie, lista zostaje u Was niezależnie od decyzji.
Sprawdzamy, czy z istniejących kopii da się cokolwiek odtworzyć, i włączamy szyfrowanie na laptopach. To dwie rzeczy o najlepszym stosunku efektu do kosztu i można je zrobić od razu.
Rozdzielamy dostęp do spraw, włączamy drugi składnik logowania i porządkujemy odbieranie uprawnień, żeby odejście prawnika było jedną czynnością, a nie projektem na tydzień.
Zgłoszenia, aktualizacje poza terminami rozpraw, testy odtworzenia i raport. Prace wymagające przerwy uzgadniamy z kalendarzem kancelarii, bo termin sądowy nie czeka na okno serwisowe.
Strony, które wracają w rozmowach z kancelariami.
Wybierz branżę i zobacz, jak kompleksowe wsparcie IT i outsourcing IT dla MŚP może pomóc Twojej firmie.
Nie ma zakazu i wiele kancelarii tak robi, ale warto rozumieć konsekwencję. Gdy dane trzyma dostawca, żądanie ich wydania może trafić do niego, a on nie złoży oświadczenia o tajemnicy zawodowej, bo nie ma takiego obowiązku. Decyzja należy do Was; naszą rolą jest pokazać, kto w danym układzie może wydać dane bez pytania Was o zdanie.
Uczciwa odpowiedź brzmi: jesteśmy dokładnie takim podmiotem zewnętrznym, o którym ostrzegamy wyżej, i nie udajemy, że jest inaczej. Dlatego pracujemy na kontach imiennych z zapisem sesji, ograniczamy dostęp do warstwy technicznej zamiast do treści akt i zobowiązujemy się pisemnie informować Was niezwłocznie o każdym żądaniu wydania danych.
Tak, i to poważny, bo doręczenie na skrzynkę wywołuje ten sam skutek co list polecony za potwierdzeniem odbioru. Termin biegnie niezależnie od tego, czy ktoś pismo otworzył. Ustawiamy powiadomienia tam, gdzie ktoś patrzy codziennie, i przypisujemy do skrzynki co najmniej dwie osoby.
Wyznaczyć administratora albo osoby upoważnione do odbierania i nadawania korespondencji, i zrobić to przed wyjazdem, a nie z lotniska. Warto wiedzieć, że upoważniony nie może wskazać kolejnych osób, więc zastępstwa nie da się przekazać dalej w łańcuszku. Sama konfiguracja to kilkanaście minut.
Przy uporządkowanych kontach to kwestia kilkunastu minut, przy nieuporządkowanych schodzi na to kilka dni i zwykle o czymś się zapomina. W kancelarii na trzydzieści osób skróciliśmy offboarding z półtora tygodnia do trzech, czterech godzin, automatyzując przepisywanie zadań cyklicznych w systemie branżowym.
Tak i warto to zrobić w systemie, a nie ustaleniem ustnym, bo wtedy rozdzielenie da się wykazać. Ustawiamy uprawnienia do folderów i spraw oraz zapis dostępów, żeby było wiadomo, kto i kiedy zaglądał. O tym, kiedy takie rozdzielenie jest potrzebne, rozstrzygacie Wy.
Zwykle tak, przez udostępnienie programu z serwera, gdzie na laptopie pojawia się sam obraz ekranu, a dane zostają w kancelarii. Przy aktach to rozwiązanie ma dodatkową zaletę, bo nic nie kopiuje się na urządzenie, które można zgubić w sądzie.
Wyceniamy od liczby stanowisk i zakresu, a kancelarie mieszczą się zwykle w standardowym abonamencie, bo komputerów jest tyle, ile osób. Osobno wyceniamy serwer z programem kancelaryjnym, jeżeli ma być objęty stałą opieką. Przegląd przed ofertą jest bezpłatny.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.