Microsoft 365 i Windows
Plany dla firm, przypisanie licencji do osób zamiast do komputerów, porządek w kontach współdzielonych i pilnowanie, żeby nowa osoba nie oznaczała automatycznie najdroższego pakietu.
Serwer kupujecie raz i widzicie go w szafie. Licencje odnawiają się w tle, dopisują przy każdej nowej osobie i prawie nigdy nie znikają, gdy ktoś odchodzi. Po trzech latach nikt w firmie nie umie odpowiedzieć na dwa proste pytania: za co dokładnie płacimy co miesiąc i czym byśmy się wylegitymowali, gdyby producent poprosił o wykaz. Ta strona jest o doprowadzeniu obu odpowiedzi do porządku.
Rozdzielamy to od sąsiednich tematów, żeby nie szukać dwa razy. Licencje wychodzące przy wirtualizacji i systemach serwerowych opisujemy przy serwerach dla firm, te ujawniające się przy bazach danych i systemach branżowych przy wdrożeniach, a plany i ceny pakietów przy Microsoft 365. Tutaj zajmujemy się samym prowadzeniem licencji: stanem posiadania, umowami i zgodnością. Branżą, w której ten bałagan rośnie najszybciej, są firmy programistyczne, bo każdy zespół dokłada tam własny zestaw narzędzi.
Trzy rzeczy wychodzą przy prawie każdym pierwszym przeglądzie. Żadna nie jest wynikiem czyjegoś zaniedbania, tylko tego, że licencji nikt nie prowadzi na bieżąco.
Pracownik odchodzi, konto zostaje wyłączone albo i nie, ale licencja nadal się odnawia. W firmie na czterdzieści osób potrafi to być kilka pozycji, czyli kilka tysięcy złotych rocznie za skrzynki, do których nikt się nie loguje.
Dział handlowy kupił własny komunikator, produkcja własny dysk w chmurze, a wszystko to jest już w pakiecie, za który firma i tak płaci. Rachunki są pojedynczo na tyle niskie, że nikt ich nie kwestionuje.
Narzędzie kupione kartą prezesa albo kogoś, kto dawno zmienił stanowisko, odnawiane automatycznie na prywatną skrzynkę. Przy próbie rezygnacji okazuje się, że nikt nie ma dostępu do panelu rozliczeniowego.
Nie zaczynamy od wymiany narzędzi, tylko od spisu. Zestawiamy faktury z listą kont i dopiero wtedy widać, co dubluje się z pakietem, co się nie loguje i co da się wyłączyć bez żadnej zmiany w sposobie pracy. Ten etap zwykle sam się opłaca, jeszcze zanim ktokolwiek zmieni dostawcę. Przy licencjach Adobe ten spis jest wyjątkowo opłacalny, bo stanowiska są imienne i te po osobach, które odeszły, zwykle nadal się naliczają.
Microsoft sprzedaje dziś przez model CSP i to on wyznacza reguły w większości firm. Trzy z nich regularnie zaskakują.
Liczbę stanowisk można zmniejszyć albo zrezygnować z subskrypcji tylko w ciągu siedmiu dni od zakupu, odnowienia lub dołożenia licencji. Po tym terminie zostaje ona opłacona do końca okresu, nawet jeśli pomyłką był jeden klik za dużo.
Stanowiska można dokładać w dowolnym momencie, ale zdjąć już nie. Przy rocznym zobowiązaniu zwolnienie pięciu osób w marcu nie obniża rachunku aż do rocznicy umowy, więc liczbę licencji trzeba planować pod stan minimalny, a nie docelowy.
Od 4 maja 2026 subskrypcja, która dobiegła końca i nie została jawnie anulowana, nie wygasa po cichu. Przechodzi w płatny tryb przedłużony i nalicza się miesięcznie z dopłatą trzech procent, a przy produktach bez planu miesięcznego nawet dwudziestu trzech.
Stąd bierze się nasza zasada przy rozliczeniach: rozliczenie miesięczne kosztuje około dwudziestu procent więcej niż roczne i ma sens tylko tam, gdzie liczba osób faktycznie się zmienia, na przykład przy pracy sezonowej. Stały trzon zespołu kupujemy na rok, a wahania na miesiące. Terminy odnowień pilnujemy po naszej stronie i przypominamy o nich przed otwarciem okna, a nie po jego zamknięciu.
Audyt licencyjny nie jest kontrolą skarbową i nie zaczyna się od pukania do drzwi. Zaczyna się od zwykłego pisma z prośbą o wykaz, na które trzeba odpowiedzieć.
Zestawienie zainstalowanych kopii z liczbą posiadanych uprawnień, wersje i edycje, a przy oprogramowaniu serwerowym także sposób liczenia, czyli rdzenie, użytkownicy i dostęp pośredni przez inną aplikację. Rozbieżność w każdej z tych pozycji jest brakiem.
Brakujące licencje trzeba dokupić, tyle że już bez rabatu i zwykle w cenniku katalogowym, a producent może domagać się dopłaty za okres używania. Do tego dochodzi czas ludzi na zebranie dokumentów, którego nikt nie wlicza, a bywa większym kosztem niż same licencje.
Najczęstsze nieporozumienie brzmi: mamy faktury, więc jesteśmy czyści. Dowodem jest dokument licencyjny wraz z warunkami, na jakich licencja została przyznana, a nie sam dowód zapłaty. Przy sprzęcie z systemem w zestawie liczy się też to, czy licencja nie została przypisana do wymienionej płyty głównej.
Robimy to w odwrotnej kolejności niż większość firm: najpierw ustalamy stan faktyczny na własne potrzeby, w spokoju i bez terminu z zewnątrz, a dopiero potem uzupełniamy braki. Gdy pismo przyjdzie, odpowiedź jest gotowa. Szerszy przegląd całego środowiska prowadzimy w ramach audytu IT, a licencje są tam jednym z rozdziałów.
To temat, na którym łatwo oszczędzić i równie łatwo się przejechać. Rozstrzygnęły go dwa wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej i warto znać ich granice.
W sprawie UsedSoft przeciwko Oracle z 2012 roku (C-128/11) uznano, że pierwsza sprzedaż bezterminowej licencji wyczerpuje prawo do dalszej dystrybucji kopii, także wtedy, gdy program został pobrany z internetu. Zakaz odsprzedaży w umowie licencyjnej nie zmienia tego stanu.
Licencja musi być bezterminowa i wykupiona jednorazowo, a sprzedający ma obowiązek uczynić własną kopię bezużyteczną. Pakietu wielostanowiskowego nie wolno dzielić, żeby odsprzedać tylko część stanowisk, więc oferta na dwadzieścia sztuk z pakietu na pięćdziesiąt jest sygnałem ostrzegawczym.
Subskrypcji, bo tam nie ma sprzedaży bezterminowej kopii, więc używanego Microsoft 365 po prostu nie ma. W wyroku Ranks z 2016 roku (C-166/15) przesądzono też, że gdy oryginalny nośnik zaginął, nie wolno przekazać nabywcy kopii zapasowej bez zgody producenta.
Żeby było jasne: nie handlujemy używanymi licencjami i nie mamy w tym interesu. Mówimy tylko, kiedy warto je rozważyć i czego zażądać od sprzedającego, czyli dokumentów pierwotnego nabycia, oświadczenia o usunięciu kopii i potwierdzenia, że pakiet nie został podzielony. Jeżeli sprzedający nie potrafi tego dostarczyć, cena przestaje mieć znaczenie, bo przy audycie to Wy odpowiadacie za legalność.
Kupujemy je dla klientów razem z resztą obsługi i pilnujemy terminów, ale każdy z tych obszarów ma swoje własne zasady liczenia.
Plany dla firm, przypisanie licencji do osób zamiast do komputerów, porządek w kontach współdzielonych i pilnowanie, żeby nowa osoba nie oznaczała automatycznie najdroższego pakietu.
Windows Server i oprogramowanie liczone od rdzeni, gdzie o koszcie decyduje sprzęt pod spodem, a nie liczba osób przy biurkach.
Najtrudniejsza grupa, bo tu pojawia się dostęp pośredni: użytkownik, który nigdy nie widział bazy, a mimo to wymaga licencji, bo korzysta z niej przez inną aplikację.
Ochrona stacji i serwerów oraz usługi firewalla rozliczane rocznie. Tu najczęściej zdarza się przerwa w ochronie z powodu przeoczonego odnowienia, a nie z powodu ceny.
Systemy zgłoszeń i dokumentacji, gdzie cena rośnie skokowo po przekroczeniu progu użytkowników, więc dziesiąta osoba potrafi kosztować więcej niż dziewięć poprzednich.
System w zestawie z komputerem jest tańszy, ale zostaje przypisany do tej maszyny na stałe. Przy wymianie sprzętu nie przechodzi na nową, o czym warto wiedzieć przed zakupem, a nie po nim.
Czego nie robimy: nie jesteśmy kancelarią i nie wydajemy opinii prawnych, a przy sporze z producentem potrzebny jest prawnik od własności intelektualnej, nie informatyk. Odpowiadamy za stan faktyczny, dokumentację i za to, żeby liczby się zgadzały. To zwykle wystarcza, bo większość problemów licencyjnych bierze się z bałaganu, a nie ze sporu o interpretację.
Cztery kroki, z których pierwszy jest bezpłatny i kończy się dokumentem, który zostaje u Was niezależnie od dalszej współpracy.
Zbieramy faktury, panele rozliczeniowe i listę kont, a potem zestawiamy je z tym, co realnie jest zainstalowane i używane. Efektem jest tabela pokazująca, ile licencji macie, ile zużywacie i gdzie te liczby się rozjeżdżają.
Dzielimy rozbieżności na dwie kolumny: nadpłaty do odzyskania i braki do uzupełnienia. Przy każdej pozycji stoi kwota i termin najbliższego okna zmian, bo od niego zależy, czy oszczędność wchodzi w tym miesiącu, czy dopiero za rok.
Przenosimy licencje pod jedno konto firmowe, ustawiamy wspólną datę odnowienia i wyłączamy to, co dubluje pakiet. Nadmiar zdejmujemy w pierwszym możliwym oknie, a braki uzupełniamy od razu, żeby nie zostawiać otwartego ryzyka.
Nowa osoba dostaje licencję razem z kontem, odchodząca traci ją tego samego dnia, a przed każdym odnowieniem sprawdzamy stan i pytamy, czy coś się zmieniło. Raz na rok robimy pełny przegląd, bo po dwunastu miesiącach zawsze coś przybywa niezauważone.
Strony, które wracają przy rozmowie o licencjach i kosztach oprogramowania.
Nie podamy procentu, bo zależy on wyłącznie od tego, ile bałaganu narosło, a nie od wielkości firmy. Widzieliśmy zarówno środowiska prowadzone wzorowo, gdzie nie było czego ciąć, jak i takie, w których jedna trzecia stanowisk nie miała użytkownika. Dlatego pierwszy przegląd jest bezpłatny i kończy się konkretną kwotą zamiast obietnicą.
Przede wszystkim nie odsyłajcie danych od ręki, bo to, co raz wyślecie, zostaje na stole. Najpierw ustalamy własny stan faktyczny, sprawdzamy, czym rzeczywiście dysponujecie, i dopiero wtedy przygotowujemy odpowiedź. Jeżeli braki są, zwykle lepiej wyjść z propozycją ich uzupełnienia niż czekać na wyliczenie drugiej strony.
Przy licencjach bezterminowych tak i jest to zgodne z prawem unijnym, o ile sprzedający przestał ich używać, a pakiet nie został podzielony. Przy subskrypcjach nie, bo tam nie ma czego odsprzedać. Sami tym nie handlujemy, ale sprawdzimy dokumenty oferty, zanim wydacie pieniądze, bo odpowiedzialność przy kontroli spada na kupującego.
Bo w modelu CSP liczbę stanowisk obniża się tylko w oknie siedmiu dni od zakupu lub odnowienia, a poza nim dopiero przy kolejnym odnowieniu. To reguła producenta, nie nasza marża, i obowiązuje u każdego sprzedawcy tak samo. Dlatego przy zatrudnieniu sezonowym dzielimy licencje na stały trzon w rozliczeniu rocznym i część zmienną w miesięcznym.
System kupiony razem z komputerem zostaje przypisany do tej konkretnej maszyny i po jej wymianie nie przenosi się na następną. Licencje kupowane osobno, w wersji dla firm, zwykle przenieść można. Różnica w cenie przy zakupie bywa niewielka, a przy wymianie sprzętu za trzy lata robi się z niej realna kwota.
Z punktu widzenia legalności nie, bo bezterminowa licencja nie przestaje obowiązywać wraz z końcem wsparcia. Problemem staje się bezpieczeństwo, bo program bez poprawek zostaje w środowisku jako otwarte drzwi, oraz zgodność z nowszymi systemami. Decyzję opieramy na tym, czy dana aplikacja ma kontakt z internetem i z danymi osobowymi.
Nie i nie robimy z tego warunku współpracy. Część klientów kupuje bezpośrednio u producenta albo ma już swojego dostawcę, a my tylko prowadzimy ewidencję i pilnujemy terminów. Jeżeli kupujecie przez nas, widzicie cenę zakupu i naszą marżę osobno, bo przy licencjach ukryta prowizja jest najprostszym sposobem na utratę zaufania.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.