Microsoft 365 und Windows
Firmenpakete, Lizenzen auf Personen statt auf Rechner, Ordnung bei gemeinsam genutzten Konten und die Sorge dafür, dass eine neue Person nicht automatisch das teuerste Paket bedeutet.
Einen Server kauft man einmal und sieht ihn im Schrank stehen. Lizenzen verlängern sich im Hintergrund, kommen mit jeder neuen Person hinzu und verschwinden fast nie, wenn jemand geht. Nach drei Jahren kann niemand im Haus zwei einfache Fragen beantworten: Wofür genau zahlen wir monatlich, und was würden wir vorlegen, wenn der Hersteller eine Aufstellung verlangt. Auf dieser Seite geht es darum, beide Antworten in Ordnung zu bringen.
Wir trennen das von den Nachbarthemen, damit man nicht zweimal suchen muss. Lizenzen, die bei Virtualisierung und Serversystemen auftauchen, behandeln wir bei den Servern für Firmen, jene rund um Datenbanken und Branchensysteme bei den Einführungen und die Pakete samt Preisen bei Microsoft 365. Hier geht es um die Führung der Lizenzen selbst: Bestand, Verträge und Nachweisbarkeit. Die Branche, in der dieses Durcheinander am schnellsten wächst, sind Softwarefirmen, denn dort fügt jedes Team seinen eigenen Werkzeugkasten hinzu.
Drei Dinge kommen bei fast jeder ersten Durchsicht heraus. Keines davon ist Nachlässigkeit, sondern die Folge davon, dass niemand die Lizenzen laufend führt.
Ein Mitarbeiter geht, das Konto wird deaktiviert oder auch nicht, die Lizenz verlängert sich weiter. In einer Firma mit vierzig Personen sind das schnell mehrere Posten, also einige Tausend Zloty jährlich für Postfächer, in die sich niemand einloggt.
Der Vertrieb kaufte einen eigenen Messenger, die Fertigung eine eigene Cloudablage, und beides steckt bereits im Paket, das die Firma ohnehin bezahlt. Einzeln sind die Rechnungen so klein, dass sie niemand hinterfragt.
Ein Werkzeug, gekauft mit der Karte der Geschäftsführung oder von jemandem, der längst die Stelle gewechselt hat, verlängert sich automatisch auf ein privates Postfach. Beim Versuch zu kündigen zeigt sich, dass niemand Zugang zum Abrechnungsportal hat.
Wir beginnen nicht mit dem Austausch von Werkzeugen, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Wir stellen die Rechnungen der Kontenliste gegenüber, und erst dann sieht man, was sich mit dem Paket doppelt, was sich nie anmeldet und was sich abschalten lässt, ohne die Arbeitsweise zu ändern. Dieser Schritt trägt sich meist selbst, noch bevor jemand den Anbieter wechselt. Bei Adobe-Lizenzen lohnt sich diese Aufstellung besonders, denn die Plätze sind personengebunden und die ausgeschiedener Personen laufen meist weiter mit.
Microsoft verkauft heute über das CSP Modell, und dieses gibt in den meisten Firmen die Regeln vor. Drei davon überraschen immer wieder.
Die Zahl der Plätze lässt sich nur binnen sieben Tagen nach Kauf, Verlängerung oder Aufstockung senken, ebenso die Kündigung. Danach ist das Abo bis zum Ende der Laufzeit bezahlt, auch wenn der Fehler ein Klick zu viel war.
Plätze lassen sich jederzeit hinzufügen, wegnehmen nicht. Bei Jahresbindung senkt der Weggang von fünf Personen im März die Rechnung erst zum Jahrestag, die Zahl der Lizenzen gehört also am Mindestbestand geplant und nicht am Sollbestand.
Seit dem 4. Mai 2026 läuft ein Abo, das zum Laufzeitende nicht ausdrücklich gekündigt wurde, nicht mehr still aus. Es geht in eine kostenpflichtige verlängerte Laufzeit über und wird monatlich mit drei Prozent Aufschlag berechnet, bei Produkten ohne Monatsplan sogar mit dreiundzwanzig.
Daraus folgt unsere Regel zur Abrechnung: monatlich kostet rund zwanzig Prozent mehr als jährlich und lohnt nur dort, wo die Personenzahl tatsächlich schwankt, etwa bei Saisonarbeit. Den festen Kern kaufen wir jährlich, die Schwankung monatlich. Die Verlängerungstermine überwachen wir auf unserer Seite und erinnern vor dem Öffnen des Fensters, nicht nach dem Schließen.
Ein Lizenzaudit ist keine Steuerprüfung und beginnt nicht mit einem Klopfen an der Tür. Es beginnt mit einem gewöhnlichen Schreiben mit der Bitte um eine Aufstellung, die beantwortet werden muss.
Installierte Kopien gegen vorhandene Rechte, Versionen und Editionen, bei Serversoftware zusätzlich die Zählweise, also Kerne, Benutzer und der indirekte Zugriff über eine andere Anwendung. Eine Abweichung in jedem dieser Punkte gilt als Fehlbestand.
Fehlende Lizenzen sind nachzukaufen, diesmal ohne Rabatt und meist zum Listenpreis, und der Hersteller kann eine Nachzahlung für den Nutzungszeitraum verlangen. Dazu kommt die Zeit Ihrer Leute für das Zusammentragen der Unterlagen, die niemand mitrechnet und die oft der größere Posten ist.
Das häufigste Missverständnis lautet: Wir haben die Rechnungen, also sind wir sauber. Nachweis ist die Lizenzurkunde samt den Bedingungen der Erteilung, nicht der Zahlungsbeleg. Bei Hardware mit mitgeliefertem System zählt zudem, ob die Lizenz an ein inzwischen getauschtes Mainboard gebunden war.
Wir gehen die umgekehrte Reihenfolge wie die meisten: zuerst den tatsächlichen Stand für den eigenen Gebrauch klären, in Ruhe und ohne fremde Frist, danach die Lücken schließen. Kommt das Schreiben, liegt die Antwort bereit. Die breitere Durchsicht der gesamten Umgebung läuft als IT Audit, in dem Lizenzen ein Kapitel sind.
Ein Thema, bei dem sich leicht sparen und ebenso leicht danebengreifen lässt. Zwei Urteile des Gerichtshofs der Europäischen Union haben es geklärt, und die Grenzen lohnen sich zu kennen.
In der Sache UsedSoft gegen Oracle von 2012 (C-128/11) wurde entschieden, dass der Erstverkauf einer unbefristeten Lizenz das Verbreitungsrecht an dieser Kopie erschöpft, auch wenn das Programm aus dem Internet geladen wurde. Ein vertragliches Weiterverkaufsverbot ändert daran nichts.
Die Lizenz muss unbefristet und einmalig bezahlt sein, und der Verkäufer ist verpflichtet, die eigene Kopie unbrauchbar zu machen. Ein Mehrplatzpaket darf nicht geteilt werden, um nur einen Teil der Plätze weiterzugeben, ein Angebot über zwanzig aus einem Paket von fünfzig ist also ein Warnzeichen.
Abonnements, denn dort wird keine unbefristete Kopie verkauft, gebrauchtes Microsoft 365 gibt es schlicht nicht. Im Urteil Ranks von 2016 (C-166/15) wurde zudem geklärt, dass bei verlorenem Originaldatenträger die Sicherungskopie ohne Zustimmung des Herstellers nicht weitergegeben werden darf.
Damit es klar ist: Wir handeln nicht mit gebrauchten Lizenzen und haben daran kein Interesse. Wir sagen nur, wann sie einen Blick wert sind und was vom Verkäufer zu verlangen ist, nämlich die Unterlagen des Ersterwerbs, eine Erklärung über die Löschung der Kopie und die Bestätigung, dass das Paket nicht geteilt wurde. Kann der Verkäufer das nicht liefern, spielt der Preis keine Rolle mehr, denn beim Audit haften Sie für die Rechtmäßigkeit.
Wir beschaffen sie für Kunden zusammen mit der übrigen Betreuung und überwachen die Termine, doch jeder dieser Bereiche zählt nach eigenen Regeln.
Firmenpakete, Lizenzen auf Personen statt auf Rechner, Ordnung bei gemeinsam genutzten Konten und die Sorge dafür, dass eine neue Person nicht automatisch das teuerste Paket bedeutet.
Windows Server und nach Kernen gezählte Software, bei der die Hardware darunter über die Kosten entscheidet und nicht die Zahl der Menschen an den Schreibtischen.
Die schwierigste Gruppe, denn hier taucht der indirekte Zugriff auf: ein Benutzer, der die Datenbank nie gesehen hat und dennoch eine Lizenz braucht, weil er über eine andere Anwendung darauf zugreift.
Schutz für Arbeitsplätze und Server sowie jährlich abgerechnete Firewalldienste. Hier entsteht eine Schutzlücke meist durch eine übersehene Verlängerung und nicht durch den Preis.
Systeme für Meldungen und Dokumentation, bei denen der Preis nach Überschreiten einer Nutzerschwelle springt, die zehnte Person also mehr kosten kann als die neun davor.
Ein mit dem Rechner geliefertes System ist günstiger, bleibt aber dauerhaft an diese Maschine gebunden. Beim Gerätetausch geht es nicht mit, was man besser vor dem Kauf weiß als danach.
Was wir nicht tun: Wir sind keine Kanzlei und geben keine Rechtsgutachten ab, und ein Streit mit dem Hersteller verlangt einen Anwalt für gewerblichen Rechtsschutz und keinen IT Fachmann. Wir stehen für den tatsächlichen Stand, die Unterlagen und dafür ein, dass die Zahlen stimmen. Das reicht meistens, denn die meisten Lizenzprobleme entstehen aus Unordnung und nicht aus einem Auslegungsstreit.
Vier Schritte, der erste davon kostenlos und mit einem Dokument am Ende, das unabhängig vom weiteren Verlauf bei Ihnen bleibt.
Wir sammeln Rechnungen, Abrechnungsportale und die Kontenliste und stellen sie dem gegenüber, was tatsächlich installiert und genutzt wird. Ergebnis ist eine Tabelle, die zeigt, wie viele Lizenzen Sie halten, wie viele Sie verbrauchen und wo beides auseinanderläuft.
Wir teilen die Abweichungen in zwei Spalten: rückholbare Überzahlungen und zu schließende Lücken. Zu jedem Punkt gehören Betrag und der nächste Änderungstermin, denn davon hängt ab, ob eine Ersparnis in diesem Monat greift oder erst in einem Jahr.
Wir führen die Lizenzen unter einem Firmenkonto zusammen, gleichen die Verlängerungstermine an und schalten ab, was sich mit dem Paket doppelt. Überschüsse nehmen wir im ersten möglichen Fenster heraus, Lücken schließen wir sofort, statt ein offenes Risiko stehen zu lassen.
Eine neue Person erhält die Lizenz zusammen mit dem Konto, eine ausscheidende verliert sie am selben Tag, und vor jeder Verlängerung prüfen wir den Stand und fragen nach Änderungen. Einmal jährlich folgt eine vollständige Durchsicht, denn nach zwölf Monaten hat sich stets etwas eingeschlichen.
Die Seiten, die im Gespräch über Lizenzen und Softwarekosten wiederkehren.
Wir nennen keinen Prozentsatz, denn er hängt allein davon ab, wie viel Unordnung gewachsen ist, und nicht von der Größe der Firma. Wir haben vorbildlich geführte Umgebungen gesehen, in denen nichts zu kürzen war, und ebenso solche, in denen ein Drittel der Plätze keinen Nutzer hatte. Deshalb ist die erste Durchsicht kostenlos und endet mit einer Zahl statt mit einem Versprechen.
Schicken Sie vor allem keine Daten sofort zurück, denn was einmal heraus ist, liegt auf dem Tisch. Zuerst klären wir Ihren eigenen Stand, prüfen, worüber Sie tatsächlich verfügen, und erst dann bereiten wir die Antwort vor. Gibt es Lücken, ist es meist besser, deren Schließung selbst vorzuschlagen, als auf die Berechnung der Gegenseite zu warten.
Bei unbefristeten Lizenzen ja, und das steht im Einklang mit dem Unionsrecht, sofern der Verkäufer die Nutzung eingestellt hat und das Paket nicht geteilt wurde. Bei Abonnements nein, dort gibt es nichts weiterzugeben. Wir handeln selbst nicht damit, prüfen aber die Unterlagen eines Angebots, bevor Sie Geld ausgeben, denn bei einer Prüfung haftet der Käufer.
Weil sich im CSP Modell die Platzzahl nur im Fenster von sieben Tagen nach Kauf oder Verlängerung senken lässt, außerhalb davon erst zur nächsten Verlängerung. Das ist die Regel des Herstellers und nicht unsere Marge, und sie gilt bei jedem Händler gleich. Bei Saisonbeschäftigung teilen wir die Lizenzen daher in einen festen Kern im Jahrestarif und einen veränderlichen Teil im Monatstarif.
Ein zusammen mit dem Rechner gekauftes System bleibt an genau diese Maschine gebunden und wandert beim Austausch nicht mit. Separat gekaufte Lizenzen in der Firmenfassung lassen sich in der Regel übertragen. Der Preisunterschied beim Kauf ist oft gering, beim Gerätetausch in drei Jahren wird daraus ein echter Betrag.
Aus Sicht der Rechtmäßigkeit nein, denn eine unbefristete Lizenz endet nicht mit dem Support. Zum Problem wird die Sicherheit, weil ein Programm ohne Korrekturen als offene Tür in der Umgebung steht, sowie die Verträglichkeit mit neueren Systemen. Wir stützen die Entscheidung darauf, ob die Anwendung Kontakt zum Internet und zu personenbezogenen Daten hat.
Nein, und wir machen daraus keine Bedingung. Ein Teil der Kunden kauft direkt beim Hersteller oder hat bereits einen Lieferanten, und wir führen dann nur das Verzeichnis und überwachen die Termine. Kaufen Sie über uns, sehen Sie Einkaufspreis und unsere Marge getrennt, denn bei Lizenzen ist eine versteckte Provision der schnellste Weg, Vertrauen zu verlieren.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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