Verschlüsselung und Geräte außer Haus
Festplattenverschlüsselung auf Laptops, Regeln für Telefone mit Postfach und das Fernlöschen verlorener Technik. Eine Grundlage, die sich in einer Woche umsetzen lässt.
Wer Ihre Akten im Sinne des Verfahrensrechts besitzt. Das klingt nach einer juristischen Frage, doch die Antwort ist technisch und hängt davon ab, wo der Server steht und wer die Schlüssel dazu hat. Von ihr hängt ab, ob sich bei einer Beschlagnahme von Datenträgern überhaupt jemand auf das Berufsgeheimnis berufen kann, bevor die Unterlagen gelesen werden.
Wir sind keine Kanzlei und geben keine Rechtsauskünfte; was dem Berufsgeheimnis unterliegt, entscheiden Sie. Unsere Aufgabe ist, die IT so zu bauen, dass sich Ihre Einschätzung technisch durchsetzen lässt und nicht vom Wohlwollen eines fremden Anbieters abhängt. Nachstehend die drei Themen, die in Kanzleien am häufigsten wiederkehren.
Das ist der einzige Grund, warum ein Gespräch über Hosting in einer Kanzlei anders verläuft als in einem gewöhnlichen Unternehmen. Der Schutz aus dem Strafverfahrensrecht greift, wenn die Person, bei der die Maßnahme stattfindet, erklärt, die Unterlagen unterlägen dem Geheimnis. Das ganze Problem ist, wer diese Person sein wird.
Nach der Erklärung, dass die Schriftstücke Umstände der Verteidigungstätigkeit betreffen, belässt die Behörde sie, ohne vom Inhalt Kenntnis zu nehmen. Beim gewöhnlichen Berufsgeheimnis gehen die Unterlagen ungelesen in versiegelter Verpackung an Staatsanwaltschaft oder Gericht. Das ist ein echter, starker Schutz.
Eine Anordnung zur Sicherstellung des Postfachinhalts richtet sich mitunter nicht an den Anwalt, sondern an den Hoster, den Cloud-Anbieter oder die externe IT-Betreuung. Ein solcher Beteiligter gibt in der Regel keine Erklärung ab, weil er nicht dazu verpflichtet ist und oft nicht weiß, worum es geht. Der Schutz greift dann schlicht nicht.
Wir behaupten nicht, die Cloud sei verboten, denn das stimmt nicht. Wir behaupten, dass man bei Akten wissen sollte, wer Daten physisch herausgeben kann, ohne Sie zu fragen, und dass diese Liste kurz bleiben sollte. Je weniger Stellen entschlüsselte Akten halten, desto weniger Orte, an denen niemand die Erklärung abgibt.
Ehrlich zu unserer eigenen Rolle: Indem wir Ihre IT betreuen, haben wir Zugang zu den Systemen mit den Akten und sind genau ein solcher externer Beteiligter. Deshalb arbeiten wir mit personenbezogenen Konten und Sitzungsaufzeichnung statt mit einem gemeinsamen Administratorkennwort, sagen schriftlich zu, Sie über jedes Herausgabeverlangen unverzüglich zu informieren, und bauen den Zugang so, dass er den Akteninhalt nicht benötigt. Rechtsgrundlage: Art. 225 der polnischen Strafprozessordnung.
Praktizierende Rechtsanwälte und Rechtsberater müssen seit dem 1. Januar 2025 eine Adresse für elektronische Zustellungen haben. Aus IT-Sicht zählt ein Satz: Die Zustellung an ein solches Postfach hat dieselbe Wirkung wie ein Einschreiben mit Rückschein.
Ein ins Postfach zugestelltes Schreiben ist zugestellt, auch wenn es an diesem Tag niemand geöffnet hat. Deshalb behandeln wir es als kritischen Kanal und nicht als Beiwerk: Benachrichtigungen gehen dorthin, wo täglich jemand hinsieht, und an mehr als eine Person.
Im Postfach lassen sich ein Administrator sowie Personen benennen, die Korrespondenz empfangen und versenden dürfen, etwa eine Kanzleikraft. Das gehört rechtzeitig erledigt. Die Ermächtigung umfasst nicht das Recht, weitere Personen zu benennen, eine Vertretungskette lässt sich so also nicht bilden.
Die berufliche Adresse ist von der gewerblichen getrennt, und eine im Register eingetragene Anwaltsgesellschaft hat eine eigene Pflicht. In der Praxis laufen in einer Kanzlei mehrere Postfächer, und jedes braucht einen zuständigen Menschen, sonst bleibt eines unbeaufsichtigt.
Die Pflicht trifft praktizierende Rechtsanwälte und Rechtsberater sowie Steuerberater, Restrukturierungsberater, Patentanwälte und Notare; sie gilt nicht für Referendare und nicht für Personen, die die Berufsausübung ruhen lassen. Das Zustellungsgesetz sieht für einen fehlenden Eintrag keine Geldbuße vor, die Pflicht folgt aber aus dem Berufsrecht, sodass die berufsrechtliche Verantwortung bleibt. Schreiben der ordentlichen Gerichte laufen weiterhin über einen eigenen Kanal im Informationsportal.
In einer Kanzlei ist die Trennung der Zugriffe keine Frage der Ordnung, sondern bisweilen Voraussetzung dafür, eine Sache überhaupt führen zu können. Der Bedarf ist umgekehrt wie im gewöhnlichen Unternehmen: Es geht nicht darum, dass alle an ihre Arbeit herankommen, sondern darum, belegen zu können, dass ein Teil des Teams abgeschnitten wurde.
Kommt eine Sache herein, die die Trennung von Teams verlangt, braucht es eine im System sichtbare Schranke und keine Absprache auf dem Flur. Wir setzen sie auf Ebene der Berechtigungen für Ordner und Sachen, samt Aufzeichnung, wer wann hineingesehen hat.
Der schmerzhafteste Moment in einer Kanzlei. Es zählt, wie schnell Sie Zugänge entziehen und ob Sie wissen, was vorher kopiert wurde. Der Entzug von Rechten sollte deshalb ein Punkt auf einer Liste sein und kein Rundgang durch zehn Systeme.
Der Laptop bei Gericht und das Telefon mit dem Postfach sind die häufigste Leckstelle und zugleich die am leichtesten zu sichernde. Festplattenverschlüsselung, Bildschirmsperre und das Fernlöschen eines Geräts sind günstig und wirken in dem Fall, der wirklich eintritt: wenn Technik einfach verschwindet.
Wir haben das in einer Kanzlei mit dreißig Personen gemacht, wo ein Weggang die Verwaltung anderthalb Wochen lahmlegte, vor allem durch das händische Umschreiben wiederkehrender Aufgaben im Branchensystem. Nach einem Werkzeug, das das System selbst durchläuft, ist das Offboarding in drei bis vier Stunden erledigt. Das Projekt ist auf der Startseite beschrieben.
Sechs Bereiche, mit denen wir meist beginnen. Unter jedem steht ein Verweis auf die Seite mit den Einzelheiten.
Festplattenverschlüsselung auf Laptops, Regeln für Telefone mit Postfach und das Fernlöschen verlorener Technik. Eine Grundlage, die sich in einer Woche umsetzen lässt.
Die meisten Kanzleisysteme werden lokal installiert. Wir stellen sie so bereit, dass die Akten auf Ihrem Server bleiben und auf dem Laptop nur das Bildschirmbild ankommt.
Postfächer, Kalender und Dokumente in Microsoft 365, eingerichtet für eine Kanzlei: getrennte Berechtigungen, Weiterleitungsregeln und Kontrolle darüber, wohin Anhänge gelangen.
Wiederkehrende Schritte, vom Anlegen einer Sache bis zu Fristerinnerungen, lassen sich mit einem Werkzeug auf Ihrem Server automatisieren. Akten laufen dann durch keinen fremden Dienst.
Sicherungen, die einem Verschlüsselungsangriff standhalten, samt Archiv abgeschlossener Sachen, getrennt von der laufenden Arbeit. Wir testen die Rücksicherung, statt sie vorauszusetzen.
Meldungen, Updates, Technik und Konten in einem Abonnement, mit personenbezogenen Konten auf unserer Seite und einer Aufzeichnung, wer Ihre Systeme betreten hat.
Was nicht dazugehört: Rechtsberatung, die Beurteilung, was dem Berufsgeheimnis unterliegt, und der Verkauf einer Kanzleisoftware. Wir führen auch kein Register und erfassen keine Daten für Sie. Wir helfen aber im Gespräch mit dem Hersteller Ihres Programms, wenn das Problem auf dessen Seite liegt.
Für das erste Gespräch müssen Sie uns nichts aus einer Akte zeigen. Es genügt zu schildern, wo was steht und wer darauf zugreifen kann.
Wir halten fest, wo die Akten physisch liegen, wer außerhalb der Kanzlei an sie herankommt und wie das Postfach für E-Zustellungen betreut wird. Wir kommen mit einer Risikoliste zurück. Kostenlos, die Liste bleibt bei Ihnen.
Wir prüfen, ob sich aus den vorhandenen Kopien überhaupt etwas zurückholen lässt, und schalten die Verschlüsselung auf den Laptops ein. Diese beiden bringen das beste Verhältnis von Wirkung zu Kosten und gehen sofort.
Wir trennen den Zugriff auf Sachen, schalten den zweiten Anmeldefaktor ein und ordnen den Entzug von Rechten, damit der Weggang eines Anwalts eine Aufgabe ist und kein Wochenprojekt.
Meldungen, Updates außerhalb von Verhandlungsterminen, Rücksicherungstests und ein Bericht. Arbeiten mit Unterbrechung stimmen wir auf den Kanzleikalender ab, denn eine Gerichtsfrist wartet auf kein Wartungsfenster.
Seiten, die im Gespräch mit Kanzleien wiederkehren.
Wählen Sie Ihre Branche und sehen Sie, wie umfassender IT-Support und IT-Outsourcing für KMU Ihrem Unternehmen helfen können.
Ein Verbot gibt es nicht, und viele Kanzleien tun es, doch die Folge sollte man kennen. Hält ein Anbieter die Daten, kann das Herausgabeverlangen an ihn gehen, und er wird keine Erklärung zum Berufsgeheimnis abgeben, weil er nicht dazu verpflichtet ist. Die Entscheidung liegt bei Ihnen; unsere Rolle ist zu zeigen, wer in der jeweiligen Konstellation Daten ohne Rückfrage herausgeben kann.
Die ehrliche Antwort lautet: Wir sind genau der externe Beteiligte, vor dem wir oben warnen, und tun nicht so, als wäre es anders. Deshalb arbeiten wir mit personenbezogenen Konten und Sitzungsaufzeichnung, beschränken den Zugang auf die technische Schicht statt auf Akteninhalte und sagen schriftlich zu, Sie über jedes Herausgabeverlangen unverzüglich zu informieren.
Ja, ein ernstes, denn die Zustellung ins Postfach wirkt wie ein Einschreiben mit Rückschein. Die Frist läuft, ob jemand das Schreiben geöffnet hat oder nicht. Wir richten Benachrichtigungen dorthin ein, wo täglich jemand hinsieht, und ordnen dem Postfach mindestens zwei Personen zu.
Einen Administrator oder zum Empfangen und Versenden ermächtigte Personen benennen, und zwar vor der Abreise und nicht vom Flughafen aus. Zu wissen ist, dass eine ermächtigte Person niemanden weiter benennen kann, eine Vertretung also nicht in einer Kette weitergereicht wird. Die Einrichtung selbst dauert eine knappe Viertelstunde.
Bei geordneten Konten ist es eine Sache von einer Viertelstunde, bei ungeordneten dauert es Tage, und meist wird etwas vergessen. In einer Kanzlei mit dreißig Personen haben wir das Offboarding von anderthalb Wochen auf drei bis vier Stunden verkürzt, indem wir das Umschreiben wiederkehrender Aufgaben im Branchensystem automatisiert haben.
Ja, und es lohnt sich, das im System zu tun statt mündlich, denn dann lässt sich die Trennung belegen. Wir setzen Berechtigungen für Ordner und Sachen sowie eine Zugriffsaufzeichnung, damit klar ist, wer wann hineingesehen hat. Wann eine solche Trennung nötig ist, beurteilen Sie.
Meist ja, indem das Programm vom Server bereitgestellt wird, wobei auf dem Laptop nur das Bildschirmbild ankommt und die Daten in der Kanzlei bleiben. Bei Akten hat das einen zusätzlichen Vorzug, denn nichts wird auf ein Gerät kopiert, das bei Gericht liegen bleiben kann.
Wir rechnen nach Zahl der Arbeitsplätze und Umfang, und Kanzleien passen meist in das Standardabonnement, denn es gibt so viele Rechner wie Personen. Gesondert bewerten wir den Server mit der Kanzleisoftware, wenn er unter laufende Betreuung fallen soll. Die Prüfung vor dem Angebot ist kostenlos.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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