Durchsicht dessen, wofür Sie zahlen
Eine Liste der Abonnements, Konten und Lizenzen mit Kennzeichnung der ungenutzten. Oft sinkt allein dadurch die Rechnung, ganz ohne Umzug.
Der Umzug eines Dienstes in die Cloud ändert nicht, was er tut, sondern wofür Sie zahlen und wer antwortet, wenn er stehen bleibt. Statt eines einmaligen Kaufs kommt monatlich eine Rechnung, statt des eigenen Serverraums ein fremder, und statt Ihrer Störung eine fremde, auf die Sie keinen Einfluss haben. Mal ist das ein gutes Geschäft, mal nicht, und genau das rechnen wir vor dem Umzug aus, nicht danach.
Wir sind in dieser Frage keine Partei und verdienen an Ihrer Wahl keine Provision. Wir verkaufen die Arbeit der Einführung und Pflege, und die sieht auf beiden Seiten ähnlich aus. Im Angebot sehen Sie deshalb beide Wege nebeneinander, samt den Kosten eines eigenen Servers, und Sie entscheiden.
Alles auf einmal umzuziehen ist das teuerste denkbare Vorgehen. Fast immer lohnt es, die Firma in drei Gruppen zu teilen und jede anders zu behandeln.
Hier fällt die Entscheidung am leichtesten, denn ein eigener Mailserver rechnet sich längst nicht mehr, sobald man die Arbeit am Spamfilter mitzählt. Microsoft 365 oder Google Workspace schließen das Thema, und der Unterschied läuft meist darauf hinaus, womit Ihre Leute schon umgehen können.
Hier ist zuerst der Hersteller zu fragen, denn viele ERP und Branchenprogramme brauchen weiter eine lokale Datenbank oder laufen in der Cloud nur in der Fassung des Herstellers, zu dessen Bedingungen. Die Grenze des Erlaubten zieht der Hersteller, nicht wir.
Konstruktionsdateien, Videomaterial und eingescannte Dokumente dürfen bleiben, denn die Arbeit daran über das Internet ist oft langsamer als von der Platte neben dem Schreibtisch. Der sinnvolle Kompromiss heißt örtlich arbeiten und in der Cloud sichern, nicht alles mit Gewalt verschieben.
Meist endet es damit, dass ein Teil in der Firma bleibt und ein Teil in die Cloud geht. Das ist keine Unentschlossenheit, sondern der Normalfall, der in dieser Branche hybride Umgebung heißt. Ihre Pflege kostet etwas mehr als jede Seite für sich, und das sagen wir offen, statt zu versprechen, alles ließe sich an einem Ort bündeln. Ein Berufsstand hat hier ein zusätzliches Kriterium: In einer Kanzlei kann ein Herausgabeverlangen direkt an den Anbieter gehen, der sich nicht auf das Berufsgeheimnis beruft. Wir schlüsseln das unter IT für Anwaltskanzleien auf. Die Baubranche hat hier ein eigenes Kriterium: Die Dokumentation muss sich von der Baustelle bei schwachem Empfang öffnen lassen, was die Wahl stärker in Richtung Cloud verschiebt als im Büro. Wir kommen darauf bei der IT für Bauunternehmen zurück.
Die Cloud wird selten durch Preiserhöhungen teurer. Meist wächst sie, weil Sie für Dinge zahlen, die niemand im Blick hat, denn auf der Rechnung stehen sie nicht einzeln.
Ein Server in der Cloud wird nach den Stunden bezahlt, in denen er läuft, nicht nach denen, in denen ihn jemand nutzt. Bei gleichmäßiger Last rund um die Uhr ist die eigene Maschine schlicht günstiger, denn dort kostet die Reserve nicht jeden Monat.
Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter laufen mitunter jahrelang weiter, und für einen einzelnen Anlass gekaufte Pakete bleiben dauerhaft. Das ist die einfachste Ersparnis in der ganzen IT und meist das Erste, was wir bei der Durchsicht finden.
Daten in die Cloud zu laden ist meist kostenlos, sie herauszuholen nicht. Dieses Ungleichgewicht bestimmt die Kosten einer Wiederherstellung nach einem Vorfall und die eines späteren Umzugs, also fragen wir danach, bevor irgendetwas verschoben wird.
Ehrlich gesagt: Bei einer kleinen Firma mit gut einem Dutzend Menschen gewinnt die Cloud fast immer, denn ein eigener Server, seine Lizenzen und seine Pflege verteilen sich auf zu wenige Köpfe. Wo sich das umkehrt, hängt an der Gleichmäßigkeit der Last, nicht an der Zahl der Beschäftigten. Wächst die Rechnung bereits und Sie wollen sie zuerst verstehen, beginnen wir mit einer Durchsicht der IT Kosten, nicht mit einem Umzug. Eine eigene Rechnung sind Rechenlasten, bei denen die Unterschiede zwischen Anbietern mehrfach sein können, was wir unter IT für Software-Häuser aufschlüsseln.
Das größte Risiko der Cloud ist keine Störung, sondern der Punkt, an dem ein Weggang nicht mehr möglich ist. Seit Kurzem regelt das europäisches Recht, und das sollte man nutzen.
Ab dem 12. Januar 2027 darf ein Cloudanbieter für den Wechsel zu einem anderen nichts mehr verlangen, auch nicht für das Herausholen der Daten. Bis dahin darf er höchstens berechnen, was ihn der Wechsel tatsächlich kostet.
Die Ankündigung des Wechsels beträgt höchstens zwei Monate, der Übergang zu einem anderen Anbieter oder auf Ihren eigenen Server höchstens dreißig Tage, und zum Abholen der Daten bleiben danach mindestens weitere dreißig Tage. Ist das technisch nicht machbar, hat der Anbieter vierzehn Werktage für eine Begründung und einen anderen Termin, der sieben Monate nicht überschreiten darf.
Eine Strafe für die vorzeitige Beendigung des Vertrags bleibt zulässig, und sie ist oft der eigentliche Preis des Ausstiegs. Der Wegfall der Gebühren betrifft den Wechsel selbst und befreit nicht von der Zahlung für den vereinbarten, aber ungenutzten Zeitraum.
Praktisch heißt das: Prüfen Sie vor der Unterschrift diese drei Fristen und die Höhe der Strafe bei vorzeitiger Beendigung, und lassen Sie sich bei laufenden Diensten bestätigen, in welchem Format der Anbieter die Daten zurückgibt. Lautet die Antwort im eigenen Format, müssen sie ohnehin umgeschrieben werden, und das nimmt Ihnen kein Gesetz ab. Grundlage: Verordnung 2023/2854 des Europäischen Parlaments und des Rates, der Datenrechtsakt, dessen Vorschriften zum Anbieterwechsel seit dem 12. September 2025 gelten.
Sechs Bereiche, die ein Umzug schließen muss. Meist nehmen wir mehrere zugleich, beginnen aber mit dem ersten.
Eine Liste der Abonnements, Konten und Lizenzen mit Kennzeichnung der ungenutzten. Oft sinkt allein dadurch die Rechnung, ganz ohne Umzug.
Umzug von Postfächern, Kalendern und Dateien samt Verlauf und Rechten, danach Ordnung darin, wer worauf Zugriff hat.
Ein Teil der Dienste in der Cloud, ein Teil vor Ort, mit einer Anmeldung und stimmigen Rechten auf beiden Seiten. Wir rechnen auch nach, ob die eigene Maschine günstiger kommt.
Der Anbieter kümmert sich um seine Infrastruktur, für Ihre Daten haften Sie. Eine eigene Kopie von Post und Dateien schützt vor Löschung und vor dem Verlust des Kontozugangs.
In der Cloud ist das Kennwort die einzige Grenze, denn der Dienst ist von überall auf der Welt erreichbar. Ein zweiter Anmeldefaktor und Zugriffsregeln sind hier Pflicht, nicht Kür.
Pläne passend zu dem, was wirklich genutzt wird, und ein Auge auf die Verlängerungstermine, damit sich nichts von selbst verlängert, das nicht mehr gebraucht wird.
Was wir nicht tun: ein System in die Cloud verschieben, dessen Hersteller das nie vorgesehen hat, denn das endet mit einem verzögert laufenden Programm und dem Verlust des Supports. Wir versprechen auch nicht, dass ein Umzug die Rechnung senkt, bevor wir gesehen haben, was Sie heute zahlen. Manchmal ergibt die Rechnung, dass Bleiben günstiger ist, und dann sagen wir genau das.
Das Wichtigste geschieht vor dem Umzug, das Sichtbarste gleich danach. Deshalb planen wir die erste Woche nach der Umschaltung gesondert.
Wir sehen Abonnements, Konten und Systeme durch und fragen die Hersteller Ihrer Branchensoftware, was umziehen darf. Ohne diese Antwort lohnt keine weitere Planung.
Wir stellen die Kosten der heutigen und der künftigen Lösung im gleichen Zeitraum gegenüber, mit Lizenzen, Arbeit und den Kosten einer Wiederherstellung. Sie erhalten eine Tabelle, keine Empfehlung auf Zuruf.
Zuerst eine Abteilung als Probe, dann der Rest. Umschaltungen laufen abends und am Wochenende, und die alte Umgebung bleibt einsatzfähig, bis die neue einige Tage ohne Haken gearbeitet hat.
Dann kommen die meisten Meldungen, und zwar kleine: eine fehlende Verknüpfung, ein anderer Weg zum Teilen einer Datei, ein Kennwort. Dafür halten wir vorab Zeit frei, denn diese Woche entscheidet, ob die Leute die Umstellung für gelungen halten.
Eine Kanzlei fragt, wo die Daten liegen, ein Produktionsbetrieb, was bei einem Leitungsausfall geschieht. Die Antworten fallen verschieden aus, deshalb beginnt das Gespräch mit der Branche.
Die Seiten, die beim Gespräch über die Cloud wiederkehren.
Bei einer kleinen Firma meist ja, denn die Kosten für Server, Lizenzen und Pflege verteilen sich auf zu wenige Köpfe. Bei gleichmäßiger Last rund um die Uhr kann es umgekehrt sein, denn in der Cloud zahlt man die Betriebsstunden, nicht die tatsächliche Nutzung. Deshalb rechnen wir beide Wege über drei Jahre und zeigen eine Tabelle, statt allgemein zu antworten.
Bei den größten Anbietern lässt sich heute die Europäische Union als Ort der Speicherung und Verarbeitung benennen. Microsoft hat einen solchen Rahmen für seine Dienste im Februar 2025 abgeschlossen, einschließlich der Daten aus Supportfällen, wobei einzelne Nebendienste und der für ihren Betrieb nötige Verkehr diesen Bereich weiterhin verlassen. Bei Diensten unter Datenschutzrecht oder Branchenvorgaben prüfen wir das für den konkreten Plan, nicht auf Ebene eines Schlagworts von der europäischen Cloud.
Die Firma steht, und das ist der wahre Preis des Umzugs in die Cloud. Deshalb sprechen wir beim Umzug über eine Ersatzleitung, meist über eine SIM Karte, die von selbst einspringt und für Post und Grundarbeit reicht. Bei nur einer Leitung und einem für die Produktion kritischen System raten wir von einem vollständigen Umzug ab.
Er kümmert sich um seine Infrastruktur, die Daten überstehen also den Ausfall seines Servers, aber nicht das Löschen durch einen Mitarbeiter, einen Zahlungsstreit oder ein übernommenes Konto. Der Papierkorb im Dienst hält Dateien begrenzte Zeit, und das ist keine Sicherung. Eine eigene Kopie von Post und Dateien aus der Cloud ist eine günstige Versicherung, die wir bei jedem Umzug empfehlen.
Ja, und das ist heute besser abgesichert als früher. Ab dem 12. Januar 2027 darf ein Anbieter weder für den Wechsel noch für das Herausholen der Daten etwas verlangen, und der Vertrag muss einen Übergang binnen dreißig Tagen vorsehen. Eine Strafe für die vorzeitige Beendigung bleibt bestehen, der wirkliche Preis des Ausstiegs hängt also vor allem an der Laufzeit, auf die Sie sich eingelassen haben.
Beide decken Post, Dokumente und Besprechungen vergleichbar ab, die Wahl entscheidet sich also selten an Funktionen. Es zählt, womit Ihre Leute schon arbeiten, was Ihre Kunden nutzen und ob Sie Programme betreiben, die ein auf dem Rechner installiertes Office verlangen. Bei Gleichstand sehen wir auf den Preis des Plans, der Sie wirklich betrifft.
In einer Firma bis zu einigen Dutzend Menschen meist zwei bis acht Wochen, wobei das meiste davon Kopieren im Hintergrund ist und kein Stillstand. Die Umschaltung der Postfächer selbst machen wir abends oder am Wochenende, und morgens finden die Leute ihre Post an Ort und Stelle. Länger dauert es, wenn nebenbei die Rechte an Dateien zu ordnen sind, was bei alten Netzlaufwerken die Regel ist.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
2019 - 2024 Interactive Workspace Sp. z o.o. - Wszystkie prawa zastrzeżone.