Fällt in einem gewöhnlichen Unternehmen der Server aus, hat dieses Unternehmen einen schlechten Tag. Fällt er bei Ihnen am Zwanzigsten aus, haben hundert Ihrer Mandanten einen schlechten Tag, und das Gespräch darüber, wer deren Zinsen trägt, findet in Ihrem Haus statt. Dieser Unterschied ändert in der IT fast alles: was doppelt vorhanden sein muss, wer was sehen darf und wann überhaupt aktualisiert werden kann.
Wir sind nicht der Hersteller Ihrer Buchhaltungssoftware und beraten nicht in Steuerfragen. Wir kümmern uns um die Schicht darunter: den Server, auf dem das Programm läuft, die Sicherungen der Bücher, Konten, Berechtigungen und darum, dass am Zwanzigsten alles funktioniert. Liegt das Problem in der Anwendung selbst, sprechen wir in Ihrem Namen mit deren Hersteller, statt Sie an eine Hotline zu verweisen.
Das ist nicht dasselbe Thema wie der Anschluss der eigenen Software an das System. Ein Büro handelt für fremde Steuerpflichtige, das Problem ist also nicht die Anbindung, sondern dass es so viele Berechtigungen gibt wie Mandanten und jede von jemand anderem erteilt wird.
Um an den Rechnungen eines Mandanten zu arbeiten, muss das Büro für dessen Steuernummer gesondert autorisiert sein. Bei hundert Mandanten sind das hundert Konfigurationen und nicht eine Einstellung. Die Berechtigung erteilt der Mandant, ein Teil der Arbeit besteht also darin, ihn vor Monatsbeginn dadurch zu führen.
Das System unterscheidet diese Berechtigungen, und die meisten Büros brauchen nur die erste, also das Abholen von Ausgangs- und Eingangsrechnungen zur Verbuchung. Der engere Umfang ist vorzuziehen, denn weniger Rechte bedeuten weniger Fragen im Streitfall. Ein Büro mit Weitergaberecht kann danach eigene Mitarbeitende zuordnen.
Ein Mandant, der keine natürliche Person ist und über kein qualifiziertes Siegel verfügt, muss mit der Anzeige ZAW-FA eine natürliche Person benennen, die für ihn handelt. Erst diese erteilt Berechtigungen elektronisch. Hier bleibt der Vorgang am häufigsten stecken, denn das Formular verlangt Unterschriften der Vertretungsberechtigten.
Ein Datum zum Vormerken: Der Token als Anmeldemittel gilt bis zum 31. Dezember 2026, danach übernimmt das Systemzertifikat, höchstens zwei Jahre gültig und verlängerbar. Das gehört rechtzeitig umgestellt und nicht im Dezember. Eine Regel, die nicht gebeugt wird: Zertifikate und Token werden nicht zwischen Personen geteilt, jede meldet sich mit dem eigenen an. Ob die Software selbst die aktuelle Rechnungsstruktur beherrscht, prüfen wir unter Einführung von Systemen.
Gegenüber den Daten seiner Mandanten ist ein Büro Auftragsverarbeiter und nicht Verantwortlicher. Das dreht die Lage um: Sie haften nicht nur für die Sicherheit, Ihr Mandant kann auch kommen und Belege dafür verlangen, dass Sie sie gewährleisten.
Mit jedem Mandanten sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag bestehen und damit sein Recht auf Prüfung. In der Praxis läuft es auf wenige Fragen hinaus: wer Zugriff auf seine Unterlagen hat, wo die Sicherungen liegen und was nach Ende der Zusammenarbeit geschieht. Die Antworten müssen bereitliegen und nicht am Telefon entstehen.
Der häufigste Befund bei einer Prüfung ist kein Einbruch, sondern dass jede Buchhalterin alle Mandanten sieht, auch die, die sie nicht betreut. Wir setzen Berechtigungen auf Ebene der Ordner und Programmmodule statt auf Vertrauen ins Team, denn Letzteres ist kein Nachweis.
Geht ein Mandant, müssen Sie ihm die Daten herausgeben und wissen, was bei Ihnen bleibt und wie lange. Einen Teil müssen Sie aus eigenen Pflichten weiter aufbewahren, einen Teil löschen. Ohne festes Verfahren endet das mit einer Kopie der ganzen Platte auf einem Stick und Vorwürfen ein Jahr später.
Ehrlich gesagt: Ein Teil davon sind Unterlagen und Vertragsklauseln, also Arbeit für einen Juristen und nicht für einen Techniker. Wir verantworten die technische Seite und dafür, dass sich die Antworten auf Mandantenfragen mit einem Auszug aus dem System belegen lassen und nicht mit einer Erklärung. Den Ausgangszustand halten wir in einem IT-Audit fest. Ein ISO-27001-Zertifikat haben wir nicht und berufen uns nirgends darauf.
In dieser Branche ist der Kalender härter als anderswo, und die Folgen einer Verzögerung enden nicht bei Ihrem eigenen Betrieb. Deshalb sieht das Gespräch über Sicherungen und Ersatztechnik hier anders aus als in einem gewöhnlichen Büro.
Vom Monatsanfang bis zum Fünfundzwanzigsten ist der Server mit der Buchhaltungssoftware unantastbar, und so halten wir es im Vertrag fest. Updates, Umzüge und alles, was schiefgehen kann, gehören in die zweite Monatshälfte und werden vorab abgestimmt.
Die vom Rechnungslegungsgesetz verlangte Police deckt das Führen der Bücher, mit einer Mindestsumme von zehntausend Euro je Ereignis. Außen vor bleiben Steuerabrechnungen, Lohn, Personal und Sozialversicherung, also genau die Bereiche mit den meisten Ansprüchen. Das gehört mit einem Makler geprüft, denn wir verkaufen keine Policen.
Da sich die Frist nicht verschieben lässt, zählt, wie schnell das Team wieder arbeitet, und nicht, wie schnell wir den Server reparieren. Deshalb sprechen wir über das Arbeiten aus der Sicherung, über eine zweite Leitung und darüber, dass eine Buchhalterin notfalls noch am selben Tag von zu Hause arbeiten kann.
Wir versprechen keine Wiederherstellung in einer Viertelstunde und keine hundertprozentige Verfügbarkeit, denn solche Zahlen lassen sich mit einem einzelnen Server im Büro nicht halten. Stattdessen klären wir, wie viele Stunden Stillstand Sie in der Monatsspitze aushalten, und wählen die Lösung nach dieser Zahl. Wie man sie ermittelt, steht unter Datensicherung.
Sechs Bereiche, mit denen wir meist beginnen. Unter jedem steht ein Verweis auf die Seite mit den Einzelheiten.
Tägliche Sicherungen und ein eigenes Archiv abgeschlossener Jahre, denn die Aufbewahrungspflicht reicht weiter zurück als die älteste Kopie eines gewöhnlichen Backup-Systems. Wir testen die Rücksicherung, statt sie vorauszusetzen.
Das Postfach eines Buchhaltungsbüros ist ein lohnendes Ziel, denn durch es laufen Rechnungen und Kontonummern. Ein zweiter Faktor auf einem Hardwareschlüssel schließt den häufigsten Weg hinein.
Aufzeichnung der Zugriffe auf Mandantenunterlagen und Aufsicht über privilegierte Konten, auch über die einer externen Firma. Das ist das Belegmaterial für eine Prüfung durch den Mandanten.
Damit eine Rechnung nicht per Mail zwischen Buchhalterin und Geschäftsführung des Mandanten kreist. Ein einfacher Ablauf mit Freigabe und Verlauf, auf Werkzeugen, die Sie im Büropaket ohnehin haben.
Das Übertragen von Daten zwischen Systemen lässt sich so automatisieren, dass Mandantenunterlagen nie durch einen fremden Dienst laufen. Das Werkzeug steht dann bei Ihnen.
Die Entscheidung, was ausgelagert und was im Haus bleibt, samt Kostenrechnung und Antwort darauf, wo die Mandantendaten physisch liegen.
Was nicht dazugehört: die Buchhaltungssoftware selbst, ihre fachlichen Updates und die Steuerberatung. Wir scannen auch keine Unterlagen für Sie. Wir helfen aber bei der Wahl eines Scanners und richten ihn so ein, dass die Dateien gleich im richtigen Mandantenordner landen und nicht in einem gemeinsamen Verzeichnis.
Den ersten Termin legen wir nach den Fünfundzwanzigsten, denn davor hat niemand den Kopf für ein Gespräch über Infrastruktur. Eine Kleinigkeit, die aber zeigt, ob ein Dienstleister diese Branche versteht.
Wir fragen nach der Zahl der Mandanten, der Buchhaltungssoftware, dem Weg der Unterlagen und danach, was geschieht, wenn der Server in der Spitze stehen bleibt. Wir kommen mit einer Risikoliste und einer Reihenfolge zurück. Kostenlos, die Liste bleibt bei Ihnen.
Zuerst prüfen wir, ob sich aus den vorhandenen Kopien überhaupt etwas zurückholen lässt, denn das ist die häufigste Überraschung. Erst danach sprechen wir über alles Weitere, denn ohne funktionierende Sicherung ist der Rest ein Gespräch über die Einrichtung.
Wir trennen den Zugriff auf die Daten einzelner Mandanten, schalten den zweiten Anmeldefaktor ein und halten fest, wer worauf zugreifen kann. Das Ergebnis ist ein Satz Antworten, der bei der nächsten Prüfung durch einen Mandanten nützlich ist.
Meldungen, Updates nur in der zweiten Monatshälfte, Rücksicherungstests und ein Bericht. In der Abgabespitze sind wir in Bereitschaft und planen dann keine eigenen Änderungen.
Seiten, die im Gespräch mit Buchhaltungsbüros wiederkehren.
Wählen Sie Ihre Branche und sehen Sie, wie umfassender IT-Support und IT-Outsourcing für KMU Ihrem Unternehmen helfen können.
Nein, die Autorisierung erfolgt gesondert je Steuernummer des Mandanten, es gibt also so viele Konfigurationen wie Mandanten. Automatisieren lässt sich die Verbindung auf Seiten der Software, dazu eine geordnete Reihenfolge, damit nicht alles in der letzten Woche geschieht. Die Berechtigung erteilt der Mandant, der Plan muss ihn also einschließen.
Das sollte nicht geschehen. Ein auf eine Person ausgestelltes Zertifikat dient dieser Person und wird nicht weitergegeben. Der richtige Weg ist, dass der Mandant dem Büro im System eine Berechtigung erteilt und das Büro sich mit eigenen Mitteln anmeldet. Beim Auseinandergehen ist das ebenfalls einfacher, denn die Berechtigung wird in einem Zug entzogen.
Ja, beim technischen Teil: wer Zugriff auf seine Daten hat, wie die Sicherungen arbeiten, wann wir zuletzt eine Rücksicherung getestet haben und wie die Anmeldung aussieht. Wir liefern auch Belege zum Beilegen. Den Vertrag selbst formulieren wir nicht, das ist Juristenarbeit, und wir sagen offen, wenn die Antwort Nein lautet.
Nein, und das ist eines der ersten Dinge, die wir ordnen. Wir setzen den Zugriff auf die Mandanten, die eine Person tatsächlich betreut, auf Ebene der Ordner und Programmmodule. Bei einer Prüfung ist das Argument, man vertraue seinen Leuten, keine Antwort, getrennte Berechtigungen dagegen schon.
Nach dem Fünfundzwanzigsten und nie früher, außer es geht um eine Lücke, die bereits ausgenutzt wird; dann rufen wir an und stimmen es einzeln ab. Die Klausel, dass der Server in der ersten Monatshälfte unantastbar ist, steht im Vertrag, damit sie nicht vom Gedächtnis eines Technikers abhängt.
Das hängt davon ab, ob Ihr Softwarehersteller eine Cloud-Fassung anbietet, denn bei vielen Branchenprogrammen entscheidet das die Sache. Bietet er sie an, rechnen Sie das Abonnement gegen die Kosten eines Servers und seines Austauschs alle fünf Jahre. Bietet er sie nicht an, bleibt das Programm häufig im Haus und wird für den Fernzugriff bereitgestellt.
Das ist eine Frage für Juristen, denn die Fristen unterscheiden sich für Bücher, Steuerunterlagen und Personalakten, und ein Teil der Pflichten bleibt beim Mandanten und nicht bei Ihnen. Technisch zählt etwas anderes: dass sich die Daten eines Mandanten herauslösen und löschen lassen, ohne den Rest zu berühren. Darauf muss man sich früh vorbereiten.
Wir rechnen nach Zahl der Arbeitsplätze und Umfang, und Buchhaltungsbüros passen meist in das Standardabonnement, denn es gibt so viele Rechner wie Personen. Gesondert bewerten wir den Server mit der Buchhaltungssoftware, wenn er unter laufende Betreuung fallen soll, sowie Bereitschaft für die Spitzentage, falls Sie sie brauchen.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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