Wymagania i wybór wariantu
Zbieramy wymagania producenta systemu i porównujemy je z tym, co macie. Na tym etapie zapada decyzja, czy system stoi u Was, czy u dostawcy, i ile realnie będzie kosztować w obu wariantach.
ERP, magazynowy, produkcyjny, kancelaryjny, medyczny albo projektowy: każdy z nich pociąga za sobą serwer, bazę danych, licencje, kopie i integracje z tym, co już macie. Producent oprogramowania odpowiada za swój program, ale nie za środowisko, w którym on pracuje, i to jest właśnie nasza część. Poza systemami dziedzinowymi prowadzimy też platformy z systemów firmowych, czyli pocztę, dysk i pracę zespołową.
Mówimy to na początku, żeby nie było nieporozumień: nie jesteśmy producentem Waszego ERP-a ani systemu branżowego i nie napiszemy w nim nowego modułu. Jesteśmy stroną, która przygotuje środowisko, przeniesie dane, zepnie system z resztą firmy i będzie rozmawiać z dostawcą, gdy coś nie działa. W praktyce to właśnie ta rola najczęściej jest nieobsadzona, a bez niej wdrożenie stoi między dwiema firmami, z których żadna nie czuje się odpowiedzialna. W zakładach produkcyjnych system planowania bywa tym, co zatrzymuje linię, gdy przestaje działać, dlatego jego utrzymanie opisujemy osobno przy IT dla firm produkcyjnych.
Krajowy System e-Faktur przestał być tematem na przyszłość. To dziś najczęstszy powód, dla którego firmy w ogóle otwierają temat aktualizacji albo wymiany systemu.
KSeF 2.0 ruszył 1 lutego 2026 roku i od tej daty wszystkie firmy odbierają faktury przez system. Obowiązek wystawiania objął najpierw największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 pozostałych, poza najmniejszymi, którzy fakturują do 10 tys. zł brutto miesięcznie i mają czas do końca roku.
Poprzednia wersja systemu została trwale wyłączona, a strukturę faktury FA(2) zastąpiła FA(3). Program podpięty pod stare API po prostu nie wyśle dokumentu, więc wersja oprogramowania, która jeszcze rok temu była zgodna, dziś już nie jest.
Sprawdzamy, czy Wasza wersja systemu obsługuje nową strukturę, ustawiamy uprawnienia i certyfikaty po stronie firmy, a potem przechodzimy przez wystawienie i odbiór dokumentu na danych testowych, zanim pójdzie pierwsza prawdziwa faktura.
Jedna rzecz zdejmuje trochę presji: za 2026 rok nie ma kar za błędne stosowanie KSeF. To nie jest powód, żeby odkładać temat, tylko okno na spokojne dopięcie procesu, przeszkolenie księgowości i sprawdzenie, co się dzieje, gdy system fakturowy jest chwilowo nieosiągalny. Przy okazji warto ustalić, kto w firmie ma uprawnienia do wystawiania, bo to pytanie zwykle pada dopiero przy pierwszym problemie. Osobny problem mają biura rachunkowe, bo tam uprawnienie nadaje się w kontekście NIP każdego klienta z osobna; rozpisujemy to przy IT dla biur rachunkowych.
Cena systemu branżowego z oferty to zwykle nie wszystko. Pod spodem jest serwer i baza danych, a ich licencjonowanie ma progi, które zaskakują przy pierwszym rachunku.
Przy licencjonowaniu SQL Server na rdzenie trzeba pokryć wszystkie rdzenie fizyczne serwera, a minimum wynosi cztery licencje na każdy procesor. Serwer z dwoma procesorami po osiem rdzeni to szesnaście licencji, kupowanych w pakietach po dwie, niezależnie od tego, ilu ludzi korzysta z systemu.
W modelu z licencjami dostępowymi potrzebna jest licencja dla każdego użytkownika lub urządzenia sięgającego do bazy, także pośrednio. Argument, że ludzie logują się tylko do ERP-a, a nie do bazy, nie zmniejsza tej liczby i jest to jeden z częstszych błędów przy audycie.
Windows Server licencjonuje się na rdzenie z minimum ośmiu na procesor i szesnastu na serwer, a do tego dochodzi licencja dostępowa dla każdego użytkownika. Praca na pulpicie zdalnym wymaga jeszcze osobnych licencji na tę usługę, co przy systemie uruchamianym zdalnie potrafi podwoić koszt wejścia.
Dlatego rachunek liczymy przed zakupem serwera, a nie po. Czasem wychodzi z tego, że mniejsza maszyna z mocniejszymi rdzeniami jest tańsza w licencjach niż duża z wieloma słabszymi, a czasem, że wersja systemu w chmurze producenta wypada korzystniej niż własna serwerownia. To rozmowa na godzinę, która potrafi zmienić budżet o kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Sześć rzeczy, które dzieją się wokół systemu i których nie zrobi za Was jego producent.
Zbieramy wymagania producenta systemu i porównujemy je z tym, co macie. Na tym etapie zapada decyzja, czy system stoi u Was, czy u dostawcy, i ile realnie będzie kosztować w obu wariantach.
Przygotowujemy maszynę, system i bazę pod wymagania producenta, razem z monitoringiem i miejscem na wzrost danych. Środowisko testowe stawiamy osobno, żeby aktualizacje nie były sprawdzane na produkcji.
Liczymy, ile licencji faktycznie potrzeba przy Waszej liczbie rdzeni i użytkowników, i pokazujemy, gdzie model licencji zmienia opłacalność sprzętu. Kupujecie u nas albo tam, gdzie kupowaliście dotąd.
Przenosimy dane ze starego systemu, uzgadniamy, co jedzie w całości, a co zostaje w archiwum do wglądu. Zawsze robimy próbną migrację przed właściwą, bo dopiero ona pokazuje prawdziwy stan danych.
Spinamy system ze sklepem, pocztą, bankiem czy magazynem, żeby dane nie były przepisywane ręcznie. Zwykle wystarczy wymiana plików albo kilka przepływów, bez pisania osobnego oprogramowania.
Baza systemu branżowego to zwykle najważniejszy plik w firmie. Ustawiamy kopie razem z testem odtworzenia, bo przy ERP liczy się nie to, czy kopia jest, tylko po jakim czasie da się na niej znów pracować.
Czego nie robimy: nie rozwijamy cudzego oprogramowania i nie obiecujemy poprawek w module, którego nie napisaliśmy. Przy błędzie w samym systemie zgłaszamy sprawę producentowi, pilnujemy jej terminu i tłumaczymy jego odpowiedzi na język decyzji, które macie podjąć. Jeśli natomiast proces da się uprościć bez zmian w systemie, mówimy o tym, zanim ktokolwiek zapłaci za nowy moduł.
Terminy zależą od wielkości systemu, ale kolejność jest zawsze ta sama. Najwięcej czasu zabiera nie instalacja, tylko dane.
Rozmawiamy z Wami i z dostawcą systemu, spisujemy wymagania, liczymy licencje i ustalamy, kto za co odpowiada. Ten jeden dokument oszczędza potem najwięcej kłótni przy odbiorze.
Stawiamy serwer, bazę i środowisko testowe, wgrywamy system i robimy próbną migrację danych. Na tym etapie wychodzą braki w danych, które trzeba poprawić po Waszej stronie.
Właściwa migracja idzie w oknie, w którym firma nie pracuje, a przed nią robimy pełną kopię i ustalamy moment, w którym wycofujemy się do starego systemu, gdyby coś poszło nie tak.
Aktualizacje wgrywamy najpierw na środowisko testowe, a na produkcję dopiero po potwierdzeniu przez osoby, które w systemie pracują. Przy okazji patrzymy na rozmiar bazy i wydajność, bo jedno i drugie rośnie po cichu.
Każda branża ma swój system, bez którego nie pracuje ani dnia. Poniżej te, które spotykamy najczęściej.
Strony, na które przechodzi rozmowa po pierwszym spotkaniu.
Pracujemy z systemem, który wybraliście albo już macie, bo nie jesteśmy związani z jednym producentem. Nasza część to środowisko, licencje, dane i integracje, natomiast konfigurację merytoryczną modułów prowadzi zwykle wdrożeniowiec od producenta. Współpraca tych dwóch stron jest normą i tak układamy harmonogram.
Najpierw sprawdzamy u producenta, czy jest wersja z obsługą nowej struktury faktury i co trzeba zrobić, żeby ją wgrać. Jeżeli producent nie przewiduje aktualizacji, zostaje albo wymiana systemu, albo pośrednik, który przyjmie dokument i wyśle go dalej. Odbiór faktur przez KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm od lutego 2026, więc tego etapu nie da się pominąć.
Sam sprzęt to często mniejsza część rachunku niż licencje. Baza danych liczona jest od rdzeni, z minimum czterema licencjami na procesor, a Windows Server od rdzeni z minimum szesnastoma na serwer plus licencje dostępowe dla użytkowników. Dlatego dobór maszyny i policzenie licencji robimy razem, zanim cokolwiek zamówicie.
Często tak i wtedy odpada część kosztów licencji oraz opieka nad sprzętem. Decyduje jednak to, co dopuszcza producent systemu i jak program znosi opóźnienia w łączu, bo przy pracy na terminalach i skanerach w magazynie ma to znaczenie. Sprawdzamy oba warianty i pokazujemy różnicę w kosztach na trzy lata.
Przy mniejszym systemie zwykle od czterech do sześciu tygodni, licząc od zebrania wymagań do uruchomienia. Najwięcej czasu zabiera przygotowanie danych ze starego systemu, a nie instalacja, dlatego robimy próbną migrację wcześniej. Terminy podajemy dopiero po obejrzeniu danych, bo szacowanie ich w ciemno kończy się poślizgiem.
Wgrywamy je najpierw na środowisko testowe i prosimy o sprawdzenie osoby, które w systemie faktycznie pracują. Na produkcję idą po ich potwierdzeniu, z pełną kopią i ustalonym momentem wycofania zmian. Ten rytm jest nudny i właśnie dlatego działa.
Nie, bo nie jesteśmy jego producentem i nie mamy do niego kodu. Zbieramy natomiast dowody, zgłaszamy sprawę do dostawcy, pilnujemy terminu i tłumaczymy, co jego odpowiedź oznacza dla Waszej pracy. Jeżeli obejście da się zrobić po stronie środowiska albo procesu, proponujemy je od razu.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.