Anforderungen und Wahl der Variante
Wir sammeln die Anforderungen des Herstellers und vergleichen sie mit dem, was Sie haben. Hier fällt die Entscheidung, ob das System bei Ihnen oder beim Anbieter steht und was beide Wege wirklich kosten.
ERP, Lager, Produktion, Kanzlei, Medizin oder Konstruktion: jedes dieser Systeme zieht einen Server, eine Datenbank, Lizenzen, Sicherungen und Verbindungen zu dem nach sich, was Sie bereits betreiben. Der Softwarehersteller haftet für sein Programm, nicht aber für die Umgebung, in der es läuft, und genau das ist unser Teil. Neben Branchensystemen betreuen wir auch die Plattformen aus den Firmensystemen, also Post, Ablage und Zusammenarbeit.
Wir sagen das zu Beginn, damit kein Missverständnis entsteht: Wir sind nicht der Hersteller Ihres ERP oder Branchensystems und schreiben darin kein neues Modul. Wir sind die Seite, die die Umgebung vorbereitet, die Daten überträgt, das System mit dem Rest der Firma verbindet und mit dem Anbieter spricht, wenn etwas klemmt. In der Praxis ist genau diese Rolle am häufigsten unbesetzt, und ohne sie steht eine Einführung zwischen zwei Firmen, von denen sich keine zuständig fühlt. In Produktionswerken ist das Planungssystem oft das, was die Linie anhält, wenn es ausfällt, deshalb behandeln wir seinen Betrieb gesondert unter IT für Produktionsbetriebe.
Das polnische KSeF ist kein Thema für später mehr. Es ist heute der häufigste Anlass, aus dem Firmen überhaupt über ein Update oder einen Wechsel des Systems sprechen.
KSeF 2.0 startete am 1. Februar 2026, und seit diesem Datum empfangen alle Firmen ihre Rechnungen über das System. Die Pflicht zum Ausstellen traf zuerst die größten Steuerpflichtigen, ab dem 1. April 2026 die übrigen, ausgenommen die kleinsten mit bis zu 10 000 PLN brutto monatlich, die bis Jahresende Zeit haben.
Die frühere Fassung des Systems wurde dauerhaft abgeschaltet, und die Rechnungsstruktur FA(2) wurde durch FA(3) ersetzt. Ein Programm an der alten Schnittstelle sendet schlicht kein Dokument, eine vor einem Jahr konforme Version ist es heute also nicht mehr.
Wir prüfen, ob Ihre Fassung die neue Struktur beherrscht, richten Berechtigungen und Zertifikate auf Firmenseite ein und gehen dann Ausstellen und Empfang an Testdaten durch, bevor die erste echte Rechnung hinausgeht.
Eines nimmt etwas Druck heraus: Für 2026 gibt es keine Strafen für eine fehlerhafte Anwendung von KSeF. Das ist kein Grund, das Thema zu verschieben, sondern ein Fenster, um den Ablauf in Ruhe zu schließen, die Buchhaltung zu schulen und zu prüfen, was geschieht, wenn das Rechnungssystem kurz nicht erreichbar ist. Klären Sie bei der Gelegenheit, wer in der Firma ausstellen darf, denn diese Frage kommt sonst erst beim ersten Problem. Ein eigenes Problem haben Buchhaltungsbüros, denn dort wird die Berechtigung je Steuernummer des Mandanten einzeln erteilt; wir schlüsseln das unter IT für Buchhaltungsbüros auf.
Der Preis eines Branchensystems im Angebot ist selten alles. Darunter liegen ein Server und eine Datenbank, deren Lizenzierung Schwellen hat, die bei der ersten Rechnung überraschen.
Bei der Lizenzierung des SQL Servers nach Kernen müssen alle physischen Kerne des Servers abgedeckt werden, mindestens vier Lizenzen je Prozessor. Eine Maschine mit zwei Prozessoren zu acht Kernen sind sechzehn Lizenzen in Zweierpaketen, unabhängig davon, wie viele Menschen das System nutzen.
Im Modell mit Zugriffslizenzen braucht jeder Benutzer und jedes Gerät, das die Datenbank erreicht, eine Lizenz, auch mittelbar. Das Argument, die Leute meldeten sich nur am ERP an und nicht an der Datenbank, senkt diese Zahl nicht und gehört zu den häufigeren Funden im Audit.
Windows Server wird nach Kernen lizenziert, mindestens acht je Prozessor und sechzehn je Server, dazu eine Zugriffslizenz für jeden Benutzer. Arbeit über den Remotedesktop verlangt weitere Lizenzen für diesen Dienst, was bei einem entfernt betriebenen System die Einstiegskosten verdoppeln kann.
Deshalb rechnen wir vor dem Kauf des Servers, nicht danach. Manchmal zeigt sich, dass eine kleinere Maschine mit stärkeren Kernen in den Lizenzen günstiger ist als eine große mit vielen schwächeren, und manchmal, dass die Fassung beim Hersteller besser abschneidet als der eigene Serverraum. Das ist ein Gespräch von einer Stunde, das das Budget um mehrere zehntausend Zloty verschieben kann.
Sechs Dinge, die rund um das System geschehen und die sein Hersteller nicht für Sie erledigt.
Wir sammeln die Anforderungen des Herstellers und vergleichen sie mit dem, was Sie haben. Hier fällt die Entscheidung, ob das System bei Ihnen oder beim Anbieter steht und was beide Wege wirklich kosten.
Wir bereiten Maschine, System und Datenbank nach den Vorgaben des Herstellers vor, samt Überwachung und Platz für wachsende Daten. Die Testumgebung stellen wir getrennt auf, damit Updates nicht auf der Produktion geprüft werden.
Wir rechnen aus, wie viele Lizenzen bei Ihrer Zahl an Kernen und Benutzern wirklich nötig sind, und zeigen, wo das Lizenzmodell die Wirtschaftlichkeit der Hardware kippt. Kaufen können Sie bei uns oder dort, wo bisher.
Wir übertragen die Daten aus dem alten System und stimmen ab, was vollständig mitgeht und was zur Einsicht im Archiv bleibt. Vor der echten Migration läuft immer eine Probe, denn erst sie zeigt den wahren Zustand der Daten.
Wir verbinden das System mit Shop, Post, Bank oder Lager, damit Daten nicht von Hand abgetippt werden. Meist genügen ein Dateiaustausch oder einige Abläufe, ohne eigene Software zu schreiben.
Die Datenbank eines Branchensystems ist meist die wichtigste Datei der Firma. Wir richten Sicherungen samt Wiederherstellungstest ein, denn beim ERP zählt nicht, dass eine Kopie da ist, sondern nach welcher Zeit man wieder arbeiten kann.
Was wir nicht tun: Wir entwickeln keine fremde Software weiter und versprechen keine Korrekturen in einem Modul, das wir nicht geschrieben haben. Bei einem Fehler im System selbst melden wir die Sache beim Hersteller, achten auf die Frist und übersetzen seine Antworten in die Entscheidungen, die Sie treffen müssen. Lässt sich der Ablauf dagegen ohne Eingriff ins System vereinfachen, sagen wir das, bevor jemand ein neues Modul bezahlt.
Die Dauer hängt von der Größe des Systems ab, die Reihenfolge ist immer dieselbe. Am längsten dauert nicht die Installation, sondern die Daten.
Wir sprechen mit Ihnen und dem Anbieter des Systems, halten die Anforderungen fest, rechnen die Lizenzen und klären, wer wofür einsteht. Dieses eine Dokument erspart später den meisten Streit bei der Abnahme.
Wir stellen Server, Datenbank und Testumgebung auf, spielen das System ein und führen eine Probemigration durch. In diesem Schritt treten Lücken in den Daten zutage, die auf Ihrer Seite behoben werden müssen.
Die eigentliche Migration läuft in einem Fenster, in dem die Firma nicht arbeitet, davor steht eine vollständige Sicherung und ein vereinbarter Moment, zu dem wir zum alten System zurückkehren, falls etwas schiefgeht.
Updates kommen zuerst auf die Testumgebung und erst nach Bestätigung durch die Menschen, die im System arbeiten, auf die Produktion. Dabei sehen wir auf Größe und Geschwindigkeit der Datenbank, denn beides wächst leise.
Jede Branche hat das eine System, ohne das sie keinen Tag arbeitet. Unten die, denen wir am häufigsten begegnen.
Die Seiten, auf die das Gespräch nach dem ersten Treffen übergeht.
Wir arbeiten mit dem System, das Sie gewählt haben oder bereits betreiben, denn wir sind an keinen Hersteller gebunden. Unser Teil sind Umgebung, Lizenzen, Daten und Verbindungen, die fachliche Einrichtung der Module führt meist der Berater des Herstellers. Dass beide Seiten zusammenarbeiten, ist der Normalfall, und danach bauen wir den Zeitplan.
Zuerst klären wir beim Hersteller, ob es eine Fassung mit der neuen Rechnungsstruktur gibt und was ihr Einspielen verlangt. Ist kein Update vorgesehen, bleiben der Wechsel des Systems oder ein Vermittler, der das Dokument annimmt und weitergibt. Der Empfang von Rechnungen über KSeF ist für alle Firmen seit Februar 2026 Pflicht, dieser Schritt lässt sich also nicht auslassen.
Die Hardware ist oft der kleinere Teil der Rechnung gegenüber den Lizenzen. Die Datenbank zählt nach Kernen mit mindestens vier Lizenzen je Prozessor, Windows Server nach Kernen mit mindestens sechzehn je Server plus Zugriffslizenzen für die Benutzer. Deshalb wählen wir Maschine und Lizenzen gemeinsam aus, bevor Sie etwas bestellen.
Oft ja, dann entfallen ein Teil der Lizenzkosten und die Pflege der Hardware. Entscheidend ist, was der Hersteller zulässt und wie das Programm Verzögerungen auf der Leitung verträgt, was bei Terminals und Scannern im Lager zählt. Wir prüfen beide Wege und zeigen den Unterschied über drei Jahre.
Bei einem kleineren System meist vier bis sechs Wochen, vom Sammeln der Anforderungen bis zur Inbetriebnahme. Am längsten dauert die Aufbereitung der Daten aus dem alten System und nicht die Installation, deshalb ziehen wir die Probemigration vor. Termine nennen wir erst nach Sicht auf die Daten, denn blindes Schätzen endet im Verzug.
Wir spielen sie zuerst auf die Testumgebung und bitten die Menschen, die im System arbeiten, um Prüfung. Auf die Produktion gehen sie nach deren Bestätigung, mit vollständiger Sicherung und vereinbartem Rückweg. Dieser Rhythmus ist langweilig und funktioniert genau deshalb.
Nein, denn wir sind nicht sein Hersteller und haben keinen Zugriff auf den Code. Wir sammeln jedoch die Belege, melden die Sache beim Anbieter, achten auf die Frist und erklären, was seine Antwort für Ihre Arbeit bedeutet. Lässt sich ein Umweg über Umgebung oder Ablauf finden, schlagen wir ihn sofort vor.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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