Backup, którego nikt nie odtwarzał, jest nadzieją, nie ochroną. Robimy kopię lokalną i poza siedzibą firmy, szyfrowaną, bez możliwości nadpisania. Potem odtwarzamy na próbę i pokazujemy, ile godzin trwa powrót do pracy. Wdrożenie backupu jest częścią infrastruktury IT.
Stałe utrzymanie kopii wchodzi w obsługę IT. Kopie stawiamy w Xopero i Veeam, z zapisem na Synology i poza firmą.
Rozmowa o backupie zwykle zaczyna się od pytania „jakie oprogramowanie polecacie”. To złe pierwsze pytanie, bo narzędzie wynika z dwóch liczb, a nie odwrotnie.
Kopia raz na dobę o dwudziestej drugiej oznacza, że po awarii o siedemnastej przepada cały dzień wprowadzania danych. Dla firmy handlowej to bywa akceptowalne, dla księgowości w okresie zamknięcia miesiąca nie jest. Ta liczba wyznacza odstęp między kopiami i to ona najmocniej podnosi koszt.
To nie jest czas kopiowania plików, tylko czas do momentu, w którym ludzie znów robią swoje: odtworzenie maszyny, podniesienie bazy, sprawdzenie integracji i wpuszczenie użytkowników. Zwykle wychodzi kilka razy dłużej, niż zakłada się przed pierwszym testem.
Między awarią a powrotem firma jakoś pracuje i warto to ustalić na sucho: czy magazyn wydaje towar na papierze, czy księgowość czeka, czy produkcja stoi. Ta rozmowa zajmuje pół godziny i częściej zmienia projekt kopii niż jakikolwiek argument techniczny.
Obie liczby ustalamy z osobą, która odpowiada za dany proces, a nie z informatykiem, bo to decyzja biznesowa o tym, ile firma jest gotowa stracić i zapłacić. Zapisujemy je w projekcie, a potem sprawdzamy w teście odtworzenia, czy deklaracja się broni. Jeśli nie, mówimy to wprost, zamiast zostawiać liczbę w dokumencie na wypadek, gdyby nikt nigdy nie sprawdził. Samo znaczenie RPO i RTO, bez oferty, jest w haśle o RPO i RTO, a pozostałe pojęcia kopii i sieci w słowniku IT.
Jedni potrzebują raz postawić kopię i nauczyć się ją odtwarzać. Drudzy chcą, żebyśmy pilnowali jej co miesiąc.
Projekt: kopia lokalna, offsite i pierwszy test odtworzenia. Zostaje u Was, z dokumentacją i instrukcją, co robić przy awarii.
Pilnujemy, czy kopia w ogóle powstała, czy da się z niej wrócić i czy ransomware nie nadpisze ostatniej dobrej wersji.
Nie sprzedajemy samego oprogramowania. Sprzedajemy pewność, że po awarii serwera albo ransomware dane wracają.
Maszyny wirtualne, pliki, bazy. Kopia ma być kompletna, a nie „to, co zmieściło się na dysku w serwerowni”.
Druga kopia leży poza siedzibą. Pożar, kradzież albo zalanie serwerowni nie kasuje jedynego zestawu danych.
Odtwarzamy na próbę i mierzymy czas. Raport mówi, ile godzin trwa powrót, a nie że „backup jest włączony”.
Serwer to nie jedyne miejsce z danymi. Udziały i wybrane stacje też wchodzą w zakres, jeśli firma na nich siedzi.
Kopie są szyfrowane. Wersji, której ransomware chciałby nadpisać, nie da się ruszyć. To jest warunek, nie dodatek.
Alert o nieudanej kopii trafia do nas, nie do skrzynki, której nikt nie czyta. Poprawiamy zadanie zanim ktoś zauważy brak plików.
Backup odpowiada na pytanie „jak wrócić do wczoraj”, archiwum na pytanie „gdzie jest faktura z 2021 roku”. To dwa różne cykle życia danych i mieszanie ich kończy się albo brakiem dokumentu, albo rachunkiem za przechowywanie wszystkiego w nieskończoność.
Księgi podatkowe i dokumenty z nimi związane przechowuje się do przedawnienia zobowiązania, czyli zasadniczo pięć lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentacja pracownicza to dziesięć lat dla osób zatrudnionych od 2019 roku, a pięćdziesiąt dla wcześniejszych, o ile nie złożono do ZUS raportu skracającego ten okres.
Najczęstszy problem ze starymi danymi to nie brak nośnika, tylko brak czegoś, co je otworzy: kopia całej maszyny z systemem bez wsparcia albo eksport z programu, którego producent już nie ma. Dlatego dokumenty, które muszą przeleżeć lata, zapisujemy w formatach czytelnych bez oryginalnej aplikacji.
Gdy wszystko leży w jednym worku, płacicie za trzymanie codziennych kopii przez lata albo kasujecie je razem z tym, co miało zostać. Krótki cykl dla kopii awaryjnej i osobne, tańsze miejsce na to, co trzyma się z obowiązku, zwykle wychodzi taniej niż jedna wspólna retencja ustawiona na najdłuższy wymóg.
Nie jesteśmy doradcą podatkowym ani kancelarią i nie ustalamy za Was, co i jak długo musicie trzymać. Robimy część techniczną: pokazujemy, gdzie te dane dziś leżą, ile zajmują i co się z nimi stanie przy zmianie programu, a okresy potwierdzacie ze swoją księgowością. Przy okazji zwykle wychodzi, że część zasobów kopiuje się od lat bez powodu, i to jest najszybsza oszczędność w całym projekcie, podobnie jak przy porządkowaniu kosztów IT. Najdłuższe terminy w całej gospodarce mają placówki medyczne, bo dokumentację pacjenta trzyma się zasadniczo dwadzieścia lat. Terminy przechowywania są najbardziej dotkliwe tam, gdzie trzyma się cudze księgi, czyli w biurach rachunkowych. Osobny przypadek to archiwum projektów w agencji, gdzie termin przechowywania nie wynika z przepisu, tylko z umów z klientami.
To najczęstsze nieporozumienie, jakie spotykamy. Microsoft i Google odpowiadają za to, żeby usługa działała i żeby nie zginęła z ich winy. Za to, co zrobi z danymi Wasz pracownik albo ktoś, kto przejmie jego konto, odpowiadacie Wy.
W Exchange Online skasowane wiadomości wracają domyślnie przez czternaście dni, a maksymalnie trzydzieści, jeśli ktoś to podniesie. Kosz SharePointa i OneDrive trzyma pliki dziewięćdziesiąt trzy dni. Po tym czasie nie ma czego odtwarzać, a nikt nie zauważa braku faktury sprzed pół roku w tydzień.
Po usunięciu konta użytkownika skrzynka jest do odzyskania przez trzydzieści dni, tak samo po zdjęciu licencji. Przy rozstaniu z pracownikiem to zwykle wystarcza, ale tylko wtedy, gdy ktoś pomyśli o tym w terminie, a nie pół roku później, kiedy szuka jego korespondencji z klientem.
OneDrive i Dysk Google wiernie przenoszą to, co się stało na komputerze. Skasowany plik znika wszędzie, zaszyfrowany przez ransomware zostaje zsynchronizowany w tej postaci. Historia wersji ratuje pojedyncze pliki, ale nie kilkanaście tysięcy naraz.
Nie znaczy to, że chmura jest gorsza od serwera w firmie, bo dostępność ma zwykle lepszą. Znaczy tyle, że kopia danych z Microsoft 365 albo Google Workspace jest osobną pozycją do kupienia i zwykle robimy ją tym samym narzędziem co resztę, najczęściej Xopero. Gdzie fizycznie lądują te dane i co z tego wynika przy zmianie dostawcy, opisujemy przy rozwiązaniach chmurowych.
Dobieramy narzędzie do tego, co już stoi. Nie zrywamy działającej kopii dla marki, której akurat uczymy.
Częsty wybór przy serwerach i stacjach, gdy liczy się kopia poza firmą i odtworzenie bez zgadywania.
Środowiska wirtualne i serwery, przy których Veeam już jest albo ma zostać. Utrzymujemy to, co wdrożymy.
Zapis lokalny na macierzy w serwerowni. Stamtąd kopia idzie dalej, poza siedzibę, a nie kończy się na jednej półce.
Najpierw sprawdzamy, czy obecna kopia w ogóle wstaje. Potem projekt, wdrożenie i test, którego wynik zostaje u Was.
Sprawdzamy, co się kopiuje, dokąd i kiedy ostatnio ktoś z tej kopii wracał. Jeśli nikt nie wracał, to jest pierwszy wniosek raportu.
Lokalna, offsite, retencja, co nie może się nadpisać. Wycena jest z góry, zanim ktokolwiek ruszy produkcję.
Stawiamy zadania, szyfrowanie i docelowe repozytoria. Pracujemy tak, żeby produkcja nie czekała na pierwszy pełny backup w godzinach szczytu.
Odtwarzamy wybrane systemy na próbę. Zapisujemy czas i braki. Dopiero po tym uważamy wdrożenie za skończone.
Pilnujemy zadań, powtarzamy testy i raportujemy wynik. Kopia bez opieki wraca do stanu, w którym „chyba działa”.
Backup bez serwera, na którym da się odtworzyć, i bez ludzi, którzy to odpalą, jest półproduktem.
Serwery, High Availability i stała obsługa. Kopia jest jedną warstwą, nie całym planem awaryjnym.
Xopero, Veeam i Synology. Wybór zależy od tego, co już macie i jak wygląda odtworzenie.
Produkcja, medycyna i księgowość tracą na braku kopii inaczej. Mechanizm backupu zostaje ten sam.
Nie. Synchronizacja kasuje plik w obu miejscach, gdy ktoś go skasuje albo zaszyfruje. Backup trzyma osobną wersję, której ransomware i pomyłka nie nadpiszą.
Poza siedzibą firmy, zaszyfrowana. Dokładne miejsce ustalamy przy projekcie. Warunek jest jeden: zalanie albo kradzież serwerowni nie kasuje jedynej kopii.
Regularnie, w ramach utrzymania, i zawsze na koniec wdrożenia. Wynik trafia do raportu: co wstaje i ile to trwa. Nie zostawiamy tego na dzień awarii.
Celem i cyklem. Backup jest po to, żeby wrócić do stanu sprzed awarii, więc trzyma niewiele wersji i szybko je nadpisuje. Archiwum jest po to, żeby po latach znaleźć konkretny dokument, którego wymaga urząd albo kontrahent, więc trzyma jedną wersję, ale bardzo długo. Jedno nie zastępuje drugiego, choć często korzystają z tego samego narzędzia.
Nie w tym znaczeniu, w jakim rozumie to większość firm. Microsoft dba o dostępność usługi i o to, żeby dane nie zginęły z jego winy, natomiast odtworzenie po skasowaniu przez użytkownika opiera się na koszu z terminem: czternaście dni domyślnie w poczcie, do trzydziestu po zmianie ustawienia, dziewięćdziesiąt trzy dni w OneDrive i SharePoincie. Kopię niezależną od tych terminów trzeba dokupić.
Zależy głównie od tego, ile danych i jak długo mają leżeć, a nie od liczby stanowisk. Dlatego cenę podajemy po przeglądzie, w którym widać realny rozmiar i to, co kopiuje się bez powodu. Sam przegląd jest bezpłatny, a jeśli okaże się, że obecne kopie są w porządku i wystarczy je testować, mówimy to wprost.
Jako miejsce na kopię lokalną tak, jako całość nie. NAS stojący w tej samej szafie co serwer dzieli z nim pożar, zalanie i kradzież, a podpięty tymi samymi hasłami dzieli też ransomware. Traktujemy go jako pierwszy przystanek, z którego kopia idzie dalej, poza siedzibę.
Nie od przywracania kopii, bo odtworzenie na zainfekowane środowisko kończy się drugim szyfrowaniem. Najpierw odcina się zajęte maszyny, ustala, którędy weszli, i sprawdza, czy kopie nie zostały tknięte, a dopiero potem wraca dane. Pierwsze godziny opisujemy osobno, bo najwięcej szkody powstaje właśnie wtedy.
30 minut rozmowy o tym, co masz i co przeszkadza w pracy. W ciągu 1 dnia roboczego dostajesz listę ryzyk na jednej stronie i zostaje ona u Ciebie, także jeśli nie pójdziemy dalej razem. Jeśli Twoja sprawa nie jest dla nas, powiemy to od razu i wskażemy kogoś innego.
2019-2026 Interactive Workspace Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.