Ein Backup, das niemand wiederhergestellt hat, ist Hoffnung, kein Schutz. Wir machen eine lokale Kopie und eine außerhalb des Sitzes, verschlüsselt, ohne Möglichkeit zum Überschreiben. Dann stellen wir probeweise wieder her und zeigen, wie viele Stunden die Rückkehr zur Arbeit dauert. Die Backup-Einführung ist Teil der IT-Infrastruktur.
Die laufende Betreuung der Kopien liegt in der IT-Betreuung. Kopien erstellen wir mit Xopero und Veeam, gespeichert auf Synology und außer Haus.
Ein Gespräch über Backup beginnt meist mit „welche Software empfehlen Sie". Das ist die falsche erste Frage, denn das Werkzeug ergibt sich aus zwei Zahlen und nicht umgekehrt.
Eine Kopie einmal täglich um zweiundzwanzig Uhr bedeutet, dass ein Ausfall um siebzehn Uhr einen ganzen Tag Dateneingabe kostet. Für einen Handelsbetrieb ist das oft hinnehmbar, für die Buchhaltung im Monatsabschluss nicht. Diese Zahl bestimmt den Abstand zwischen den Kopien und treibt die Kosten am stärksten.
Gemeint ist nicht die Dauer des Kopierens, sondern die Zeit, bis die Leute wieder ihre Arbeit tun: Maschine wiederherstellen, Datenbank hochfahren, Schnittstellen prüfen und Benutzer hereinlassen. Das fällt meist um ein Vielfaches länger aus, als man vor dem ersten Test annimmt.
Zwischen Ausfall und Rückkehr arbeitet die Firma irgendwie weiter, und das klärt man besser vorher: ob das Lager Ware auf Papier herausgibt, ob die Buchhaltung wartet, ob die Produktion steht. Dieses Gespräch dauert eine halbe Stunde und verändert das Konzept häufiger als jedes technische Argument.
Beide Zahlen klären wir mit der Person, die den Prozess verantwortet, und nicht mit dem Administrator, denn es ist eine unternehmerische Entscheidung darüber, wie viel die Firma zu verlieren und zu zahlen bereit ist. Wir halten sie im Konzept fest und prüfen im Wiederherstellungstest, ob die Zusage trägt. Trägt sie nicht, sagen wir das offen, statt eine Zahl im Dokument stehen zu lassen für den Fall, dass sie nie jemand nachprüft. Die Bedeutung von RPO und RTO, ohne Angebot, steht im Eintrag zu RPO und RTO, die übrigen Begriffe zu Kopien und Netz im IT-Glossar.
Die einen brauchen einmal eine Kopie und müssen sie wiederherstellen können. Die anderen wollen, dass wir sie jeden Monat überwachen.
Projekt: lokale Kopie, Offsite und der erste Restore-Test. Bleibt bei Ihnen, mit Dokumentation und einer Anleitung für den Störfall.
Wir achten darauf, ob die Kopie überhaupt gelaufen ist, ob man daraus zurückkommt und ob Ransomware die letzte gute Version überschreiben kann.
Wir verkaufen nicht nur Software. Wir verkaufen die Sicherheit, dass nach Serverstörung oder Ransomware die Daten zurückkommen.
Virtuelle Maschinen, Dateien, Datenbanken. Die Kopie muss vollständig sein, nicht „was auf die Platte im Serverraum passte“.
Die zweite Kopie liegt außerhalb des Sitzes. Brand, Diebstahl oder ein überfluteter Serverraum löschen nicht den einzigen Datensatz.
Wir stellen probeweise wieder her und messen die Zeit. Der Bericht sagt, wie viele Stunden die Rückkehr dauert, nicht dass „Backup an ist“.
Der Server ist nicht der einzige Ort mit Daten. Freigaben und ausgewählte Arbeitsplätze gehören dazu, wenn die Firma darauf arbeitet.
Kopien sind verschlüsselt. Die Version, die Ransomware überschreiben wollte, lässt sich nicht anfassen. Das ist Bedingung, kein Zusatz.
Der Alarm über einen fehlgeschlagenen Job kommt zu uns, nicht in ein Postfach, das niemand liest. Wir korrigieren den Job, bevor jemand fehlende Dateien merkt.
Ein Backup beantwortet die Frage „wie kommen wir zu gestern zurück", ein Archiv die Frage „wo ist die Rechnung von 2021". Das sind zwei verschiedene Lebenszyklen von Daten, und ihre Vermischung endet entweder mit einem fehlenden Dokument oder mit einer Rechnung für die ewige Aufbewahrung von allem.
Steuerbücher und die zugehörigen Belege werden bis zur Verjährung der Verbindlichkeit aufbewahrt, also grundsätzlich fünf Jahre, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Zahlungsfrist ablief. Personalunterlagen umfassen zehn Jahre für ab 2019 Beschäftigte und fünfzig Jahre für früher Beschäftigte, sofern bei der Sozialversicherung kein verkürzender Bericht eingereicht wurde.
Das häufigste Problem mit alten Daten ist nicht der fehlende Datenträger, sondern dass nichts sie mehr öffnet: das Abbild einer ganzen Maschine mit einem System ohne Support oder ein Export aus einem Programm, dessen Hersteller es nicht mehr gibt. Deshalb speichern wir Unterlagen, die Jahre überdauern sollen, in Formaten, die ohne die Ursprungsanwendung lesbar sind.
Liegt alles in einem Topf, zahlen Sie entweder jahrelang für tägliche Kopien oder löschen sie zusammen mit dem, was bleiben sollte. Ein kurzer Zyklus für die Notfallkopie und ein getrennter, günstigerer Ort für das, was aus Pflicht aufbewahrt wird, ist meist billiger als eine gemeinsame Aufbewahrung nach der längsten Vorgabe.
Wir sind weder Steuerberater noch Kanzlei und entscheiden nicht für Sie, was wie lange aufzubewahren ist. Wir übernehmen den technischen Teil: Wir zeigen, wo diese Daten heute liegen, wie viel Platz sie brauchen und was bei einem Softwarewechsel mit ihnen geschieht, die Fristen bestätigen Sie mit Ihrer Buchhaltung. Dabei stellt sich meist heraus, dass ein Teil seit Jahren ohne Grund mitkopiert wird, und das ist die schnellste Ersparnis im ganzen Projekt, ähnlich wie beim Ordnen der IT-Kosten. Die längsten Fristen der gesamten Wirtschaft treffen medizinische Einrichtungen, denn Patientenunterlagen werden grundsätzlich zwanzig Jahre aufbewahrt. Am härtesten treffen Aufbewahrungsfristen dort, wo fremde Bücher liegen, also in Buchhaltungsbüros. Ein eigener Fall ist das Projektarchiv einer Agentur, wo sich die Aufbewahrungsfrist nicht aus einer Vorschrift ergibt, sondern aus Kundenverträgen.
Das ist das häufigste Missverständnis, dem wir begegnen. Microsoft und Google verantworten, dass der Dienst läuft und dass nichts durch ihr eigenes Verschulden verloren geht. Was Ihre Mitarbeiter mit den Daten tun oder jemand, der ihr Konto übernimmt, liegt bei Ihnen.
In Exchange Online kehren gelöschte Nachrichten standardmäßig vierzehn Tage zurück, höchstens dreißig, wenn jemand die Einstellung anhebt. Der Papierkorb von SharePoint und OneDrive hält Dateien dreiundneunzig Tage. Danach gibt es nichts wiederherzustellen, und eine fehlende Rechnung von vor einem halben Jahr bemerkt niemand binnen einer Woche.
Nach dem Löschen eines Benutzerkontos ist das Postfach dreißig Tage lang wiederherstellbar, ebenso nach dem Entzug der Lizenz. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters reicht das meist, aber nur, wenn jemand rechtzeitig daran denkt und nicht erst ein halbes Jahr später, wenn er dessen Schriftwechsel mit einem Kunden sucht.
OneDrive und Google Drive übertragen getreu, was am Rechner geschehen ist. Eine gelöschte Datei verschwindet überall, eine von Ransomware verschlüsselte wird in diesem Zustand synchronisiert. Der Versionsverlauf rettet einzelne Dateien, aber nicht fünfzehntausend auf einmal.
Das macht die Cloud nicht schlechter als einen Server im Haus, ihre Verfügbarkeit ist in der Regel besser. Es heißt nur, dass eine Kopie der Daten aus Microsoft 365 oder Google Workspace ein eigener Posten ist, und wir erledigen sie meist mit demselben Werkzeug wie den Rest, am häufigsten Xopero. Wo diese Daten physisch landen und was daraus beim Anbieterwechsel folgt, beschreiben wir bei den Cloud-Lösungen.
Wir wählen das Werkzeug nach dem Bestand. Wir reißen keine funktionierende Kopie für eine Marke ab, die wir gerade lernen.
Häufige Wahl bei Servern und Arbeitsplätzen, wenn die Kopie außer Haus und ein Restore ohne Raten zählen.
Virtuelle Umgebungen und Server, bei denen Veeam schon steht oder bleiben soll. Wir betreiben, was wir einführen.
Lokaler Schreibort auf dem Array im Serverraum. Von dort geht die Kopie weiter außer Haus, statt auf einem Regal zu enden.
Zuerst prüfen wir, ob die vorhandene Kopie überhaupt hochkommt. Dann Entwurf, Einführung und ein Test, dessen Ergebnis bei Ihnen bleibt.
Wir prüfen, was kopiert wird, wohin und wann zuletzt jemand daraus zurückkam. Wenn niemand, ist das der erste Satz im Bericht.
Lokal, Offsite, Aufbewahrung, was sich nicht überschreiben darf. Der Preis steht fest, bevor jemand die Produktion anfasst.
Wir setzen Jobs, Verschlüsselung und Ziel-Repositories. Die Produktion wartet nicht im Spitzenbetrieb auf das erste Vollbackup.
Wir stellen ausgewählte Systeme probeweise wieder her. Zeit und Lücken schreiben wir auf. Erst dann ist die Einführung fertig.
Wir überwachen die Jobs, wiederholen Tests und berichten das Ergebnis. Eine Kopie ohne Betreuung kehrt in den Zustand „läuft wohl“ zurück.
Backup ohne Server, auf den man wiederherstellen kann, und ohne Leute, die es starten, ist ein Halbfabrikat.
Server, High Availability und laufende Betreuung. Die Kopie ist eine Schicht, nicht der ganze Notfallplan.
Xopero, Veeam und Synology. Die Wahl hängt davon ab, was schon da ist und wie das Restore aussieht.
Produktion, Medizin und Buchhaltung verlieren ohne Kopie anders. Der Backup-Mechanismus bleibt derselbe.
Nein. Synchronisation löscht die Datei an beiden Orten, wenn jemand sie löscht oder verschlüsselt. Backup hält eine eigene Version, die Ransomware und ein Fehler nicht überschreiben.
Außerhalb des Firmensitzes, verschlüsselt. Den genauen Ort legen wir im Projekt fest. Eine Bedingung: Überflutung oder Diebstahl im Serverraum löschen nicht die einzige Kopie.
Regelmäßig im Betrieb und immer am Ende einer Einführung. Das Ergebnis steht im Bericht: was hochkommt und wie lange es dauert. Das lassen wir nicht auf den Störungstag.
Im Zweck und im Zyklus. Ein Backup dient dazu, zum Stand vor einem Ausfall zurückzukehren, hält also wenige Versionen und überschreibt sie rasch. Ein Archiv dient dazu, nach Jahren ein bestimmtes Dokument zu finden, das eine Behörde oder ein Geschäftspartner verlangt, hält also eine Version, dafür sehr lange. Das eine ersetzt das andere nicht, auch wenn beide oft dasselbe Werkzeug nutzen.
Nicht in dem Sinn, den die meisten Firmen meinen. Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit des Dienstes und dafür, dass nichts durch eigenes Verschulden verloren geht, die Wiederherstellung nach einer Löschung durch Benutzer stützt sich aber auf einen Papierkorb mit Frist: standardmäßig vierzehn Tage bei der Post, bis zu dreißig nach Änderung der Einstellung, dreiundneunzig Tage in OneDrive und SharePoint. Eine von diesen Fristen unabhängige Kopie muss man dazukaufen.
Das hängt vor allem davon ab, wie viele Daten es sind und wie lange sie liegen sollen, nicht von der Zahl der Arbeitsplätze. Deshalb nennen wir den Preis nach der Prüfung, in der die tatsächliche Größe sichtbar wird und das, was ohne Grund mitkopiert wird. Die Prüfung selbst ist kostenlos, und stellt sich heraus, dass die bestehenden Kopien in Ordnung sind und nur getestet werden müssen, sagen wir das offen.
Als Ort für die lokale Kopie ja, als Ganzes nein. Ein NAS im selben Schrank wie der Server teilt mit ihm Brand, Wasser und Diebstahl, und hängt es an denselben Passwörtern, teilt es auch die Ransomware. Wir sehen es als erste Station, von der die Kopie weiter nach außerhalb geht.
Nicht mit dem Zurückspielen der Kopie, denn eine Wiederherstellung in eine infizierte Umgebung endet in einer zweiten Verschlüsselung. Zuerst trennt man die betroffenen Maschinen, klärt den Weg hinein und prüft, ob die Kopien unberührt sind, und erst dann holt man Daten zurück. Die ersten Stunden beschreiben wir gesondert, denn genau dann entsteht der größte Schaden.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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