Link do pliku Google: konkretna osoba albo każdy, kto ma adres

Udostępnienie na Dysku Google ma dwa znaczenia, które w rozmowie zlewają się w „wysłałem link”. Pierwsze to dostęp dla nazwanej osoby albo grupy z firmy. Takie prawo jedzie z kontem i da się je zdjąć, gdy konto jest zawieszane. Drugie to link dla każdego, kto ma adres. Ten link nie pyta, czy człowiek jeszcze pracuje. Otwiera plik także wtedy, gdy autor odszedł, jeśli nikt linku nie cofnął.

Na Moim dysku plik należy do konta. Link założony przez to konto zostaje przy pliku. Zawieszenie logowania nie jest sprzątaniem linków. Na dysku współdzielonym plik należy do organizacji, ale link „dla każdego” i tak wystawia go poza listę członków. Członek widzi całość albo poziom, który dostał. Link do jednego pliku widzi tylko ten plik i często działa bez członkostwa. Przy odejściu zdejmujemy człowieka z członków i osobno szukamy linków.

Business Starter nie daje administratorowi wyłącznika, który zabroni takich linków na dyskach współdzielonych. Dokumentacja Google mówi wprost, że ustawienia udostępniania zostają na „wolno”, a da się je tylko zresetować z powrotem na pełne zezwolenie. Od Business Standard w górę da się ustawić domyślne „nic na zewnątrz” i nie pozwolić menedżerowi dysku tego zmienić. Kto jest na Starterze i liczy na taką regułę, liczy na funkcję innego planu.

Wersja na Dysku to historia tego samego pliku, nie kolejny plik „umowa_v3”. Link wskazuje plik, nie konkretną godzinę, chyba że ktoś świadomie poda wersję. Pobranie kopii na pulpit i odesłanie jej mailem tworzy drugi oryginał, którego link już nie rusza. Umawiamy, który jest źródłem. Nie oba.

Częsty błąd to link „na chwilę” dla kontrahenta, bez daty końca. Drugi błąd to prawo edycji tam, gdzie wystarczył podgląd. Edycja pozwala nadpisać umowę. Trzeci błąd to szukanie tych linków na komputerze użytkownika zamiast w konsoli i na samym pliku. Komputer można oddać. Link żyje w Dysku.

Jak prowadzić sam Dysk, jest na stronie Google Workspace. Co zdejmujemy w dniu odejścia, łącznie z linkiem, którego przycisk „zawieś” nie rusza, jest przy offboardingu i uprawnieniach. Raz na kwartał lista plików udostępnionych każdemu, kto ma adres, to godzina, nie projekt. Godzina jest tańsza niż szukanie umowy u osoby, która odeszła w piątek. Listę bierzemy z Dysku i z konsoli, nie z laptopa, który i tak wróci do firmy. Laptop da się oddać. Link „dla każdego” zostaje przy pliku, dopóki ktoś go nie cofnie. Na Business Starter tego linku nie zablokujecie regułą organizacji. Od Standardu w górę już tak. Sprawdzamy edycję planu, zanim obiecujemy wyłącznik.