Dysk Google: pliki przy koncie, nie przy firmie

Mój dysk jest przypisany do konta, nie do firmy jako takiej. Człowiek wrzuca tam umowy, oferty i zdjęcia z budowy, bo tak jest najszybciej z telefonu. Dopóki pracuje, firma z tego korzysta. W dniu odejścia ten dysk jest workiem, którego właścicielem był właśnie ten, kto oddaje kartę. Bez przekazania plików innemu kontu albo na dysk współdzielony zostają albo niedostępne, albo dostępne dla osoby, która już nie powinna ich widzieć.

Udostępnienie pliku ma kilka znaczeń, które w rozmowie zlewają się w „wysłałem link”. Dostęp dla konkretnej osoby z firmy da się zdjąć razem z kontem. Link dla każdego, kto ma adres, żyje dalej, także gdy konto autora jest zawieszone, jeśli nikt tego linku nie cofnie. To jest ten sam błąd co gość w SharePoint: blokada logowania nie sprząta tego, co zdążyło wyjść na zewnątrz.

Wersje pliku na Dysku mylą ludzi przyzwyczajonych do „umowa_v3.docx”. Dysk trzyma historię tego samego pliku, a nie kolejne nazwy. To jest zaleta, dopóki ktoś nie pobierze kopii na pulpit i nie odeśle jej mailem jako nowej prawdy. Od tej chwili są dwa oryginały. Umawiamy, który jest źródłem: Dysk albo załącznik. Nie oba.

Pamięć w aktualnych planach Business jest wspólna dla organizacji, a nie osobnym dyskiem przy każdym koncie. Cennik Google Workspace podaje dziś 30 GB na użytkownika w Business Starter, 2 TB na użytkownika w Business Standard i 5 TB na użytkownika w Business Plus. To pula, nie skrytka. Gdy się zatyka, ludzie wynoszą służbowe pliki na prywatne konto. To jest droższe niż dokupienie miejsca, tylko faktura przychodzi w dniu, w którym ktoś odchodzi i zabiera archiwum. Liczbę z konsoli i tak sprawdzamy przy wycenie, bo Google ten próg już raz przepinał ze modelu per konto na pulę.

Częsty błąd to folder „wspólne” na Moim dysku jednej osoby, udostępniony reszcie. Wygląda jak dysk firmowy. Jest dyskiem tej osoby. Drugi błąd to pobieranie całego Dysku na komputer bez pytania, co wolno wynosić na laptop, który jeździ do domu. Trzeci błąd to brak daty przeglądu starych plików. Dysk rośnie, a razem z nim rośnie liczba linków, o których nikt nie pamięta.

Jak prowadzić Workspace i kiedy pliki powinny żyć obok Microsoft 365, jest na stronie Google Workspace. Co dzieje się z dostępem w dniu odejścia, jest przy offboardingu i uprawnieniach. Tu zostaje jedno zdanie, które warto powtórzyć przy każdej umowie: plik na Moim dysku nie jest plikiem firmy, dopóki nie leży na dysku współdzielonym albo nie ma drugiej osoby z prawem właściciela. Raz na kwartał warto wyjąć z konsoli listę plików udostępnionych linkiem każdemu, kto ma adres. To nie jest projekt. To jest godzina. Większość takich linków ludzie zakładają „na chwilę” i zostawiają. Godzina raz na kwartał jest tańsza niż szukanie umowy u osoby, która odeszła w zeszły piątek.