Grupa Google: lista ludzi, nie wspólne hasło

Grupa w Google Workspace jest listą kont pod jednym adresem, na przykład kadry@firma.pl albo projekt-hali@firma.pl. Poczta na ten adres dochodzi do członków. Tę samą listę da się wskazać na dysku współdzielonym i w kalendarzu. Gdy ktoś odchodzi, zdejmujecie go z grupy i traci to, co grupa dostawała. Nie obchodzicie pięciu folderów i nie zmieniacie hasła, które znał cały dział.

To nie jest skrzynka współdzielona z jednym hasłem. Wspólne hasło do recepcja@ zostaje w zeszycie i nikt nie pamięta, kto je zmieniał. Grupa nie ma hasła dla ludzi. Ma członków. Każdy loguje się swoim kontem, więc w dzienniku widać, kto wysłał. Adres grupy może wyglądać jak skrzynka. Pod spodem jest lista, nie konto, na które da się wejść hasłem z karteczki.

Są grupy, które mają służyć do poczty, i grupy, które mają służyć tylko do uprawnień. Mieszanie obu kończy się tym, że praktykant w grupie „biuro”, dodany po to, żeby widział kalendarz, dostaje też płace, bo ktoś tę samą grupę podpiął pod dysk kadr. Osobna grupa na dostęp i osobna na korespondencję jest nudniejsza w zakładaniu. Jest czytelna w dniu odejścia.

Konsola pokazuje, kto jest w grupie. Nie pokazuje sama, czy ta grupa jest jeszcze potrzebna. Grupa „wdrożenie-2022” z dwunastoma byłymi adresami dalej przyjmuje pocztę, jeśli nikt jej nie zamknął. Raz na kwartał warto skreślić grupy bez ruchu i grupy, których właściciel już nie pracuje. Właściciel grupy jest tak samo potrzebny jak menedżer dysku. Bez niego nikt nie zdejmie członka z zewnątrz.

Częsty błąd to dodanie całej organizacji do jednej grupy „wszyscy” i danie tej grupie prawa menedżera na dysku umów. Drugi błąd to grupa z osobami spoza domeny, dodanymi „na chwilę” przy projekcie, który skończył się rok temu. Trzeci błąd to liczenie, że wyłączenie konta pracownika sprząta grupę. Konto znika z listy członków firmowych. Adres zewnętrzny, wpisany obok, zostaje, dopóki ktoś go nie wykreśli.

Jak zakładać grupy przy starcie Workspace, jest na stronie Google Workspace. Zdjęcie człowieka z list w dniu odejścia opisujemy przy offboardingu i uprawnieniach. Ten sam pomysł po stronie Microsoftu to grupa w Microsoft 365, nie druga prawda o tym, kto pracuje w kadrach. Jedna lista ludzi ma żyć w jednym miejscu. Druga, prowadzona ręcznie w arkuszu, rozjedzie się w miesiąc. Przy odejściu schodzimy grupy z konsoli, a nie z pamięci osoby, która „ogarnia pocztę”. Grupa bez właściciela zostaje z członkami z zewnątrz, których nikt już nie kojarzy. Taką listę czytamy raz na kwartał.