Dysk współdzielony: pliki zostają, gdy człowiek odchodzi

Dysk współdzielony (shared drive) należy do organizacji. Członek może odejść, a pliki zostają. To jest różnica wobec Mojego dysku, który jedzie razem z kontem. Dla umowy, projektu i katalogu działu właśnie o to chodzi: dokument nie może zależeć od tego, czy autor jest jeszcze w firmie w przyszły wtorek.

Członkostwo na dysku współdzielonym nie jest tym samym co „wysłałem Ci link”. Członek widzi całość albo poziom, który mu nadano. Link do jednego pliku widzi tylko ten plik i często daje się go otworzyć bez bycia członkiem. Przy odejściu zdejmujemy człowieka z członków i osobno szukamy linków, które założył. Jedno bez drugiego zostawia furtkę.

Pliki na dysku współdzielonym należą do organizacji, nie do człowieka, który je wgrał. Role w dokumentacji Google to menedżer, menedżer treści, współtwórca i przeglądający. Menedżer dodaje ludzi i może wynieść plik z dysku. Gdy menedżera nie ma, członków da się zmienić już tylko w konsoli. Business Starter dyski współdzielone ma, od jesieni 2024, ale nie pozwala zablokować udostępniania na zewnątrz. Ustawienia zostają na „wolno”. Kto chce regułę „nic na zewnątrz”, potrzebuje planu od Business Standard w górę. Bez żywej osoby z rolą menedżera dysk rośnie, a co kwartał dochodzi kontrahent, którego nikt nie kojarzy.

Nie wszystko należy wrzucać na jeden dysk „cała firma”. Kadry, zarząd i katalog zdjęć z imprezy nie mają tej samej publiczności. Osobny dysk na dział jest nudniejszy w zakładaniu i prostszy w dniu, w którym praktykant nie powinien widzieć płac. Na stronie systemów mówimy o tym przy porządkowaniu Workspace i Microsoft 365 tym samym językiem: najpierw kto ma widzieć, potem narzędzie.

Częsty błąd to założenie dysku współdzielonego i zostawienie ludzi przy starym folderze na Moim dysku, bo „tam są przyzwyczajeni”. Po pół roku są dwa komplety plików. Drugi błąd to prawo menedżera dla każdej osoby w dziale, więc każdy może zaprosić gościa i zmienić uprawnienia. Trzeci błąd to traktowanie dysku współdzielonego jako kopii zapasowej. To jest miejsce pracy. Skasowany katalog da się czasem odzyskać z kosza przez ograniczony czas, a nie z pięcioletniej retencji.

Kiedy zakładać dysk współdzielony przy wdrożeniu Workspace, jest na stronie Google Workspace. Jak zdejmować członkostwo i linki przy odejściu, jest przy offboardingu. Słownik rozdziela tylko dwie półki: Mój dysk jedzie z człowiekiem, dysk współdzielony zostaje przy firmie. Jeśli tego zdania nie da się pokazać na konkretnym katalogu umów, katalog nadal wisi na jednym nazwisku. Nowy dział dostaje własny dysk w dniu, w którym powstaje, a nie folder na dysku osoby, która ten dział „ogarnia”. Przepisanie rok później oznacza kopiowanie, podwójne wersje i tydzień, w którym nikt nie wie, który plik jest aktualny. Taniej jest założyć dysk od razu, nawet gdy są w nim trzy dokumenty. Trzy dokumenty na wspólnym dysku są porządkiem. Trzydzieści na prywatnym są ryzykiem odejścia.