Dokumentation von jeder Baustelle erreichbar
Dateien an einem Ort mit Versionsverlauf und Zugriff vom Telefon oder Tablet, ohne sich für jeden Plan mit dem Büroserver verbinden zu müssen.
Die Baubranche unterscheidet sich von unseren übrigen Kunden in einem Punkt, der jede Anschaffung verändert: Der Arbeitsort hat ein Enddatum. Ein Auftrag läuft ein bis zwei Jahre, dann verschwindet der Container und die Geräte müssen irgendwohin. Dazu kommen zwei staatliche Systeme, in denen inzwischen Bautagebuch und Objektbuch geführt werden, sowie die Frage, deren falsche Antwort hier am teuersten ist: Welche Planversion ist gültig?
Was Sie hier nicht finden, obwohl es oft versprochen wird: Satellitenverbindungen, Drohnen und Geräteverfolgung per RFID. Das machen wir nicht und tun auch nicht so. Wir kümmern uns um das, womit ein Bauunternehmen täglich arbeitet: die Anbindung im Container, die Dokumentation, die Konten der Mitarbeiter und Hardware, die den Auftrag übersteht.
Dieses eine Merkmal trennt die Baubranche von allen anderen Branchen, die wir betreuen, und alles Weitere folgt daraus. Was Sie auf der Baustelle aufbauen, muss ein bis zwei Jahre später wieder abgebaut, transportiert und abgerechnet werden.
Ein Festnetzanschluss im Container lohnt sich nur, wenn die Wartezeit kürzer ist als die Nutzungsdauer, und auf der Baustelle ist sie das selten. Deshalb beginnen wir mit einem Router mit SIM-Karten zweier Anbieter und prüfen die Abdeckung vor Ort, bevor etwas bestellt wird: Ein Grundstück am Stadtrand hat manchmal nur am Tor Empfang.
In Baucontainer wird häufiger eingebrochen als in jedes Büro, und das ist eine Planungsannahme, keine Schwarzmalerei. Der Server mit der Dokumentation bleibt in der Firma oder in der Cloud; auf der Baustelle arbeiten Geräte mit verschlüsselter Festplatte, die sich aus der Ferne löschen lassen und die nicht der einzige Ort der Daten sind.
Geräte aus einem abgebauten Baustellenbüro kommen meist nicht zurück, weil niemand weiß, wer sie hat. Wir führen ein einfaches Verzeichnis mit Zuordnung zu Baustelle und Person und holen die Geräte beim Abschluss ab, löschen sie und bereiten sie für den nächsten Auftrag vor. Das ist der günstigste Punkt auf dieser Seite und der am häufigsten übersprungene.
Vor jeder Kaufentscheidung lohnt sich diese Rechnung: Für einen Auftrag beschaffte Hardware übersteht in der Regel drei, sofern jemand sie einsammelt und auffrischt. Konsumgeräte aus dem Elektromarkt überstehen nicht einmal den ersten, und im Schadensfall gibt es keine Garantie mit Reparatur vor Ort. Wie wir auswählen und abrechnen, steht bei der IT-Hardwarebeschaffung, immer zum Einkaufspreis.
Das ist die Frage, deren falsche Antwort in dieser Branche am meisten kostet, denn eine gemauerte Wand lässt sich nicht per Klick zurücknehmen. Das Problem ist fast nie zu wenig Speicherplatz, sondern dass es mehrere Ablageorte gibt.
Üblich ist: die Dokumentation auf dem Büroserver, eine zweite Fassung in der Cloud des Planers, eine dritte im Postfach und eine vierte auf dem USB-Stick des Bauleiters. Wir legen fest, welcher Ort maßgeblich ist, und nur dieser führt den Versionsverlauf. Die übrigen werden zu Lesekopien statt zu gleichwertigen Fassungen.
Nachunternehmer brauchen einen Teil der Dokumentation, nicht alles, und bekommen sie meist per Mail, wodurch sie samt Verlauf abfließt. Stattdessen vergeben wir einen personenbezogenen Zugang zu einem bestimmten Ordner mit Ablaufdatum. Zieht die Kolonne ab, endet der Zugang von selbst und nicht erst, wenn jemand daran denkt.
Der Bauleiter braucht den Plan auf dem Telefon oder Tablet, oft bei schwachem Empfang. Deshalb wird der aktuelle Satz auf das Gerät synchronisiert und funktioniert ohne Netz, statt sich erst nach der Anmeldung am Büroserver über einen Tunnel zu öffnen.
Planungs- und 3D-Modellierungssoftware führen wir weder ein noch betreuen wir sie, denn das sind die Werkzeuge Ihrer Planer und Sache der jeweiligen Hersteller. Wir kümmern uns darum, wo diese Dateien liegen, wer darauf zugreift, ob eine Sicherung existiert und ob sie sich von der Baustelle öffnen lassen. Bei großen Dateien entscheidet der Netzwerkdurchsatz und nicht die Plattengeschwindigkeit; das haben wir bei der Arbeit mit großen Dateien ausgeführt.
Zwei Dokumente, die jahrzehntelang auf Papier geführt wurden, haben heute staatliche Systeme: das elektronische Bautagebuch (EDB) und das digitale Objektbuch (c-KOB). Die Fristen haben sich Anfang 2026 geändert, und die meisten Texte im Netz sind inzwischen überholt.
Das Gesetz vom 4. Dezember 2025 hat die Ausgabe von Papier-Bautagebüchern und das Führen von Objektbüchern in Papierform auf den 31. Dezember 2031 verschoben, also um fünf Jahre. Unberührt blieb, was bereits heute gilt: Für Objekte, die nach dem 1. Januar 2024 übergeben wurden, wird das Buch ausschließlich digital angelegt, ohne Papiervariante.
Ein im System geführtes Tagebuch muss dort fortgeführt werden; nach dem ersten Eintrag gibt es keinen Weg zurück zum Papier. Das ist kein IT-Problem, hat aber eine IT-Folge: Ab diesem Moment sind Systemzugang und funktionierende Signatur Voraussetzung für den Baubetrieb und keine Bequemlichkeit.
Bei beiden Systemen meldet man sich mit vertrauenswürdigem Profil, elektronischem Ausweis oder über die Bank an, das Konto gehört also einer Person und nicht der Firma. Ein ausscheidender Bauleiter nimmt seine Anmeldung mit. Deshalb achten wir auf die Teilnehmerliste, darauf, wer noch Zugang hat, und darauf, dass nie nur eine Person übrig bleibt, ohne die niemand etwas eintragen kann.
Eine ehrliche Einschränkung: Wir sind keine Kanzlei und führen weder das Bautagebuch noch das Objektbuch für Sie, denn das sind Pflichten des Bauleiters sowie des Eigentümers oder Verwalters. Unser Teil ist technisch und endet dort, wo der Inhalt eines Eintrags beginnt: Konten und Anmeldeverfahren für die Unterzeichnenden, Empfang im Baustellenbüro, damit sich überhaupt etwas eintragen lässt, und ein Archiv der aus den Systemen exportierten Dokumente. Ein Papierbuch wird mit einem Eintrag geschlossen und für die gesamte Lebensdauer des Objekts aufbewahrt, das Archiv betrifft also beide Formen zugleich.
Sechs Bereiche, mit denen die Arbeit mit einem ausführenden Betrieb oder Projektentwickler meist beginnt. Zu jedem gibt es eine eigene Seite mit den Einzelheiten.
Dateien an einem Ort mit Versionsverlauf und Zugriff vom Telefon oder Tablet, ohne sich für jeden Plan mit dem Büroserver verbinden zu müssen.
Wenn die Dokumentation bei Ihnen bleiben soll statt in der Cloud: ein Dateiserver mit Momentaufnahmen, aus denen sich ein überschriebener oder verschlüsselter Ordner zurückholen lässt.
Ein Tunnel mit personenbezogenem Konto und zweitem Anmeldefaktor je Person statt eines Passworts, das über die Baustellen wandert.
Business-Hardware mit Garantie samt Reparatur vor Ort und Festplattenverschlüsselung, seriell eingerichtet, damit eine neue Kraft binnen eines Tages ein fertiges Gerät bekommt.
Kalkulations- und ähnliche Programme einmal auf dem Server installiert und von der Baustelle aus fernbedient. Eine Sitzung verkraftet eine schwache Leitung deutlich besser als das Arbeiten an Dateien über einen Tunnel.
Auswahl, Beschaffung zum Einkaufspreis und ein Verzeichnis mit Zuordnung zur Baustelle, beim Abschluss dann Abholung, Löschung und Vorbereitung für den nächsten Auftrag.
Was wir nicht tun: Wir führen keine Planungssoftware ein, betreuen keine Maschinensteuerungen und betreiben weder Baustellenüberwachung noch Fahrzeugortung. Wir sagen das in diesen Fällen sofort und nennen Ihnen, soweit möglich, jemanden, der das übernimmt.
Wir beginnen im Büro und nicht auf der Baustelle, denn im Büro entscheidet sich, wo die Dokumentation liegt und wer darauf zugreift. Die Baustelle ist die Folge dieser Festlegungen.
Wir erfassen alle Orte mit Dokumentation, USB-Sticks und private Cloud-Konten eingeschlossen. Das ist meist der unangenehmste Teil und zugleich der aufschlussreichste. Am Ende steht eine Seite mit Risiken, und sie ist kostenlos.
Wir bestimmen den Ort mit Versionsverlauf, verlagern die laufenden Projekte dorthin und entziehen Zugänge von Personen, die nicht mehr im Unternehmen sind. Dabei prüfen wir auch, wer als Teilnehmer im elektronischen Bautagebuch geführt wird.
Wir prüfen den Empfang auf dem Grundstück, wählen Anbindung und Geräte nach der Auftragsdauer und geben die Geräte mit Zuordnung zur jeweiligen Baustelle aus. Die Inbetriebnahme planen wir vor Einzug der Kolonne und nicht in der ersten Arbeitswoche.
Meldungen aus Büro und von den Baustellen, Sicherungen der Dokumentation sowie Geräteabholung bei jedem endenden Auftrag. Den letzten Punkt schreiben wir in den Vertrag, weil er von allein nie passiert.
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Bautagebücher in Papierform können bis zum 31. Dezember 2031 ausgegeben werden, ab dem 1. Januar 2032 gilt das elektronische Tagebuch als Regel. Vorsicht bei älteren Artikeln: Vor der Novelle vom 4. Dezember 2025 war Ende 2029 die Grenze, entsprechend viele überholte Daten kursieren noch. Ausgenommen bleiben Bauarbeiten auf militärischen Sperrgebieten.
Das sind zwei verschiedene Dinge. Für Objekte, die nach dem 1. Januar 2024 übergeben wurden, wird das Buch ausschließlich im digitalen System angelegt, und das gilt bereits jetzt. Früher angelegte Papierbücher dürfen bis zum 31. Dezember 2031 geführt werden, wobei Einträge nicht übertragen werden: Das Papierbuch wird mit einem Eintrag geschlossen und aufbewahrt, im System wird ein neues als dessen Fortsetzung angelegt.
Nicht in dem Sinne, in dem diese Frage meist gemeint ist. Das Führen ist Pflicht des Bauleiters, niemand kann sie ihm abnehmen, und wir sind keine Kanzlei. Wir übernehmen die technische Seite: Anmeldeverfahren für die Unterzeichnenden, Empfang im Baustellenbüro und ein Archiv der aus dem System exportierten Dokumente.
Das ist der häufigste Ärger in dieser Branche, denn die Anmeldung bei staatlichen Systemen ist personenbezogen und geht mit. Deshalb achten wir darauf, dass es mehr als einen Teilnehmer gibt, und gehen beim Ausscheiden die Systemliste einzeln durch. Gut zu wissen: Wem der Zugang zum elektronischen Bautagebuch entzogen wurde, kann danach noch vierzehn Tage lang einen Eintrag vornehmen.
Selten, und meist lohnt er sich nicht, weil die Wartezeit länger sein kann als ein Teil des Auftrags. Üblich ist ein Router mit SIM-Karten zweier Anbieter, ausgewählt nach geprüfter Abdeckung auf dem Grundstück und nicht nach Katalog. Einen festen Anschluss erwägen wir bei mehrjährigen Bauvorhaben oder dort, wo der Mobilfunkempfang wirklich schlecht ist.
Nicht zwangsläufig; entscheidend ist die Risikobewertung und nicht der Diebstahl selbst. War die Festplatte verschlüsselt und der Schlüssel nicht abgeflossen, ist ein Risiko für die Betroffenen meist unwahrscheinlich und die Meldung entfällt. War sie es nicht, müssen Sie mit einer Meldung binnen zweiundsiebzig Stunden rechnen. Genau deshalb schalten wir die Verschlüsselung ab dem ersten Tag ein.
Über ein personenbezogenes Konto zu einem bestimmten Ordner, befristet auf die Dauer ihrer Arbeiten, statt Pakete per Mail zu verschicken. So ist nachvollziehbar, wer was heruntergeladen hat, und der Zugang endet von selbst, wenn die Kolonne abzieht. Ein gemeinsames Passwort für einen Ordner ist im ersten Monat bequem und nach einem Jahr nicht mehr zu entwirren.
Ja, denn diese Arbeit ist überwiegend aus der Ferne möglich: Konten, Dokumentation und Routerkonfiguration verlangen keine Anwesenheit. Eine Anfahrt ist gelegentlich bei der Einrichtung eines Baustellenbüros nötig und wird vorausgeplant. Außerhalb Großpolens sagen wir offen, wie lange die Fahrt dauert, statt eine Anfahrt am selben Tag zu versprechen.
Das erste Treffen dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Wir sagen Ihnen klar, ob wir helfen können und was wir vorschlagen würden.
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