Microsoft Office: programy, nie cała poczta firmy

Microsoft Office jest pakietem programów: Word do tekstu, Excel do arkuszy, PowerPoint do prezentacji, Outlook do poczty na komputerze. Da się go kupić jako program i używać bez abonamentu. Otwiera pliki. Nie zakłada firmie skrzynek, nie trzyma wspólnych plików w chmurze i nie wyłącza konta, gdy ktoś odchodzi. To robi Microsoft 365, czyli abonament, w którym te same programy są jedną z części.

Outlook bywa mylony z pocztą. Outlook jest programem, który pokazuje skrzynkę. Skrzynka może być w Microsoft 365, w Google Workspace albo na starym serwerze w szafie. Gdy „nie działa Outlook”, czasem nie działa program, a poczta w przeglądarce chodzi. Czasem jest odwrotnie: program jest sprawny, a skrzynka odrzuca hasło. To są dwa zgłoszenia i warto je rozdzielić już w pierwszym zdaniu.

Plik z Excela na pulpicie i ten sam plik otwarty z chmury to nie jest automatycznie jedna wersja. Ludzie wysyłają arkusz mailem, ktoś poprawia swój egzemplarz, a rano są dwa wyniki. Office nie pilnuje, który jest prawdziwy. Pilnuje tego miejsce, które firma uzna za źródło: biblioteka w SharePoint, Dysk, serwer plików. Program tylko otwiera to, co mu wskażecie.

Licencja Office przypisana do komputera zostaje na tym komputerze, gdy człowiek odchodzi. Licencja Microsoft 365 przypisana do człowieka idzie za nim albo wraca do puli, gdy zdejmiecie mu konto. Przy dziesięciu osobach da się to spamiętać. Przy pięćdziesięciu bez spisu płacicie za stanowiska, na których nikt nie siedzi, i za ludzi, którzy nie mogą otworzyć arkusza. Spis jest przy administracji licencji, nie w zeszycie.

Częsty błąd to dokupienie pudełkowego Office, bo „Outlook nie działa”, podczas gdy nie działa skrzynka w chmurze. Drugi błąd to trzy wersje pakietu na jednym komputerze, z których startuje najstarsza i nie otwiera nowego pliku. Trzeci błąd to trzymanie haseł do banku w arkuszu na pulpicie, bo Excel „jest pod ręką”. Arkusz nie jest sejfem.

Co wchodzi w abonament, jak migrować pocztę i jak zdejmować licencję, jest na stronie Microsoft 365. Zgłoszenie „nie otwiera się Word” idzie przez helpdesk, bo to często program albo plik, a nie cała chmura. Słownik zostawia granicę, która oszczędza złą fakturę: Office jest programem na komputerze. Poczta, konta i wspólne pliki są abonamentem. Jedno nie zastępuje drugiego. Przy nowym komputerze sprawdzamy, która wersja pakietu się uruchamia, zanim oddamy sprzęt człowiekowi. Dwie wersje naraz kończą się tym, że skrót na pulpicie otwiera starszą i plik z zeszłego tygodnia nie wstaje. Jedna wersja, przypisana do konta albo do stanowiska, jest nudniejsza i właśnie dlatego działa w poniedziałek.