Limit witryny SharePoint Online

Każda witryna SharePoint Online ma limit magazynu widoczny w centrum administracyjnym Microsoft 365. To nie jest liczba z forów ani „na oko”. Administrator widzi zużycie i przydział dla konkretnej witryny oraz pulę tenanta. Gdy witryna dobija do limitu, upload i synchronizacja zaczynają wracać błędami. Na stronie o Microsoft 365 ten temat wraca przy rosnących bibliotekach projektowych i skanach PDF.

Zanim kupicie „więcej miejsca”, sprawdźcie wersje plików, kosz i duplikaty. Wersjonowanie potrafi zająć wielokrotność rozmiaru dokumentu. Kosz SharePoint trzyma usunięte elementy przez 93 dni (najpierw kosz witryny, potem kosz drugiego stopnia według modelu Microsoft). To chroni przed przypadkowym skasowaniem i jednocześnie zajmuje przestrzeń, dopóki elementy nie wygasną albo nie zostaną usunięte świadomie. Helpdesk dla firm często dostaje ticket „nie można wgrać pliku” właśnie przy pełnym limicie, nie przy awarii OneDrive.

Limit witryny ustawia się świadomie dla dużych repozytoriów wideo albo archiwów, zamiast pchać wszystko na jedną witrynę zespołu. Archiwum, z którego nikt nie korzysta codziennie, nie musi dzielić puli z aktywną biblioteką projektu. Podział witryn po procesie biznesowym ułatwia też uprawnienia.

Częsty błąd to jedna witryna „Firma” na wszystko: HR, projekty, skany i prywatne eksperymenty. Drugi błąd to ignorowanie alertów o zużyciu, aż upload padnie w piątek po południu. Trzeci błąd to kasowanie „starych folderów” bez sprawdzenia, czy nie są jedyną kopią umowy; SharePoint nie zastępuje polityki retencji dokumentów wymaganej prawnie.

OneDrive użytkownika to osobny przydział. Pełny OneDrive nie oznacza automatycznie pełnego SharePointa i odwrotnie. Ludzie mylą te dwa miejsca, bo oba wyglądają jak „pliki w chmurze”. Instrukcja, gdzie trzymać pliki zespołu, a gdzie prywatne szkice, zmniejsza chaos i niespodzianki z limitami.

Przy przeglądzie raz na kwartał otwieramy centrum administracyjne, sortujemy witryny po zużyciu i pytamy właścicieli trzech największych: co można zarchiwizować, co jest duplikatem, czy wersje muszą być tak długie. Krótka rozmowa zwykle zwalnia więcej miejsca niż natychmiastowy zakup dodatkowej puli. Limit witryny jest narzędziem zarządzania, nie tylko licznikiem. Ustawiony z głową chroni przed jedną biblioteką, która pożera magazyn całego tenanta, zanim ktokolwiek zauważy.

Duże pliki binarne (wideo z budowy, paczki instalacyjne) lepiej trzymać poza aktywną witryną projektową albo w archiwum z jasnym limitem. Synchronizacja OneDrive z biblioteką, która ma setki tysięcy plików, kończy się problemami klienta sync i ticketami. Czasem limitem jest nie tylko terabajt, ale też liczba elementów i ścieżki. Owner witryny dostaje prosty alert przy 80 procentach przydziału, żeby sprzątać zanim upload padnie. IT nie powinno być jedynym, kto widzi licznik. Osoba, która wrzuca skany, też powinna znać regułę. Limit witryny jest wtedy narzędziem dyscypliny zespołu, a nie niespodzianką w centrum administracyjnym w dniu oddania projektu. Kosz 93 dni przypominamy przy masowym kasowaniu: miejsce wróci z opóźnieniem, nie natychmiast.