Licencja Google Workspace: pula pamięci i limit 300 kont

Licencja Google Workspace jest abonamentem za konto w domenie firmy, nie za „pakiet biurowy w przeglądarce”. Od tej licencji zależy, ile pamięci ma organizacja, czy da się zablokować wynoszenie plików i ilu ludzi w ogóle da się założyć. Cennik, który czytamy przy tym haśle, rozdziela Business Starter, Business Standard i Business Plus. Powyżej zostają plany Enterprise, z inną rozmową o limicie użytkowników.

Pamięć jest pulą organizacji. Aktualna strona cen podaje 30 GB na użytkownika w Starterze, 2 TB na użytkownika w Standardzie i 5 TB na użytkownika w Plusie. To nie jest dysk przyklejony do jednej osoby, który znika razem z nią w całości jako jedyne miejsce na pliki. Pliki na Moim dysku i tak należą do konta. Pula mówi tylko, ile firma może trzymać łącznie, zanim Dysk przestanie przyjmować nowe. Dokupienie miejsca albo zejście ze starych filmów z imprezy jest tańsze niż prywatny Gmail jako archiwum firmy.

Plany Business, według tego samego cennika, kupuje się najwyżej dla 300 użytkowników. Firma, która dochodzi do tego progu, nie dokłada „jeszcze jednego Startera”. Zmienia edycję. Dlatego przy stu osobach warto wiedzieć, który plan macie, zanim ktoś obieca czterysta skrzynek na tej samej fakturze. Starter dodatkowo nie pozwala zablokować udostępniania dysków współdzielonych na zewnątrz. Dyski są. Reguły „tylko dla domeny” nie ma, dopóki nie wejdziecie wyżej.

Licencja nie jest kopią zapasową i nie jest drugim składnikiem logowania. Wyłączenie konta zwalnia miejsce w puli dopiero wtedy, gdy pliki zostaną przeniesione albo skasowane, a nie w sekundzie kliknięcia „zawieś”. Konto zawieszone, które dalej trzyma 200 GB na Moim dysku, dalej zjada pulę. To widać w konsoli, w raporcie pamięci, a nie na fakturze za jednego użytkownika.

Częsty błąd to Starter dla całej firmy, bo „poczta działa”, i odkrycie limitu udostępniania w dniu, w którym umowa wyszła linkiem. Drugi błąd to trzymanie licencji dla ludzi, którzy odeszli, bo „może wrócą”. Trzeci błąd to porównywanie 30 GB ze skrzynką Microsoft 365 jeden do jednego, bez pytania, gdzie leżą pliki. Dwa abonamenty na te same dokumenty dają dwie wersje umowy.

Który plan ma sens obok tego, co już macie, rozpisujemy na stronie Google Workspace i przy systemach firmowych, gdy obok stoi Microsoft 365. Słownik nie sprzedaje migracji. Mówi, co jest na fakturze: pula, próg użytkowników i to, czy da się w ogóle zakazać linku na zewnątrz. Resztę sprawdzamy w konsoli w dniu wyceny, nie z pamięci. Konto zawieszone, które dalej trzyma pliki, dalej zjada tę pulę. Raport pamięci w konsoli pokazuje to szybciej niż faktura za kolejny plan.