Google Workspace: poczta, dysk i konta firmy

Google Workspace jest zestawem poczty, Dysku, kalendarza i kont w domenie firmy. Na fakturze wygląda jak abonament za skrzynki. W praktyce jest katalogiem ludzi: kto może wysłać pocztę jako firma, kto widzi pliki i kto zostaje w grupie po zmianie stanowiska. Kupno licencji trwa minuty. Rozdzielenie prywatnego Gmaila od konta firmowego trwa tyle, ile ludzie przyzwyczajali się do mieszania obu.

Konto Workspace nie jest kontem Gmail założonym na @gmail.com. Stoi na domenie firmy i da się je wyłączyć w konsoli, gdy kończy się umowa. Prywatne konto, na które ktoś latami przekazywał służbowe pliki, po odejściu zostaje u tej osoby. Tego nie odzyskacie przyciskiem w panelu firmy, bo to nie było konto firmy.

Obok Workspace firmy często mają Microsoft 365 albo sam pakiet Office. To nie jest błąd sam w sobie, dopóki wiadomo, gdzie jest poczta, a gdzie pliki. Dwa miejsca na te same dokumenty oznaczają dwie wersje umowy i spór, która obowiązuje. Na stronie systemów rozpisujemy, kiedy zostawić oba, a kiedy jedno jest tylko przyzwyczajeniem.

Drugi składnik logowania dotyczy Workspace tak samo jak Microsoft 365. Hasło do poczty, która widzi faktury, nie może być jedyną barierą. Klucz sprzętowy opisujemy przy YubiKey. Tu zostaje zasada: wyłączenie konta w dniu odejścia jest za późno, jeśli pliki zdążyły wyjść na prywatny Dysk linkiem „każdy, kto ma adres”.

Częsty błąd to traktowanie Workspace jak darmowego Gmaila z ładniejszą domeną i pomijanie konsoli administracyjnej. Drugi błąd to wspólne konto recepcja@, do którego hasło zna pięć osób i nikt nie pamięta, kto je zmieniał. Trzeci błąd to brak właściciela dysku współdzielonego. Pliki są „firmowe”, dopóki jedyna osoba z prawem właściciela nie odejdzie.

Zakres, licencje i to, jak Workspace siada obok Microsoft 365, są na stronie Google Workspace. Słownik nie sprzedaje drugiej migracji. Mówi, czym ten abonament jest: kontami w domenie, pocztą i plikami, których nie ma na prywatnym Gmailu. Offboarding tych kont, gdy człowiek odchodzi, opisujemy przy uprawnieniach, bo sam przycisk „zawieś użytkownika” nie sprząta linków. Przy starcie spisujemy trzy katalogi: poczta, pliki bieżące i archiwum, którego nikt nie powinien wynosić na prywatne konto. Każdy dostaje właściciela z imienia. Katalog bez właściciela ląduje na dysku współdzielonym albo znika z listy „firmowych”. Inaczej za rok połowa prawdy jest na Gmailu, którego firma nie wyłączy. Ten spis zajmuje jedno spotkanie i oszczędza tydzień przy pierwszym odejściu. Dopóki tego spisu nie ma, abonament jest tylko fakturą za skrzynki, a pliki żyją tam, gdzie komu wygodnie, także na prywatnym Gmailu. Inaczej pierwsze odejście jest archeologią.