Alias poczty Google: drugi adres tej samej skrzynki

Alias w Google Workspace jest dodatkowym adresem przy jednym koncie. Jan Kowalski ma jan@firma.pl i może odbierać też na biuro@firma.pl, jeśli ten adres jest aliasem jego skrzynki, a nie osobnym kontem. Poczta ląduje w tym samym miejscu. Hasła drugiego nie ma, bo nie ma drugiej skrzynki. W konsoli alias dokłada się do użytkownika. Nie widać go na liście ludzi jako kolejnej licencji.

Alias myli się z grupą i ze skrzynką współdzieloną. Grupa rozsyła pocztę do wielu kont i każdy odpowiada ze swojego. Skrzynka, do której hasło zna pięć osób, jest jednym kontem bez imienia. Alias jest najwęższy: jeden człowiek, dwa napisy na wizytówce. Gdy biuro@ ma czytać trzy osoby i ma zostać po odejściu Janka, alias przy Janku jest złym narzędziem. W dniu wyłączenia Janka milknie też biuro@.

Alias nie dostaje własnego Dysku, kalendarza ani uprawnień. Kto dostał maila na alias, rozmawia z właścicielem konta. Dla faktur, które mają żyć dłużej niż jedna osoba na recepcji, lepsza jest grupa albo skrzynka, której właścicielem jest rola, nie nazwisko. Inaczej archiwum faktur jedzie z człowiekiem, bo leżało w jego wątkach.

Na zewnątrz alias wygląda jak osobny pracownik. Kontrahent zapisuje biuro@ i nie wie, że to Jan. To jest wygodne, dopóki Jan jest. Przy odejściu trzeba przenieść alias na kogoś innego albo zamienić go w grupę, zanim konto zniknie. Kolejność ma znaczenie. Najpierw nowy adresat, potem wyłączenie starego konta. Odwrotnie zostawia dzień, w którym faktury odbijają się od nieistniejącej skrzynki.

Częsty błąd to dziesięć aliasów na koncie właściciela, bo „tak najszybciej”. Potem nikt nie wie, który adres jest rolą, a który człowiekiem. Drugi błąd to alias założony na byłego pracownika „żeby poczta nie przepadła”, bez przekazania treści. Trzeci błąd to traktowanie aliasu jako sposobu na ominięcie limitu 300 użytkowników planu Business. Alias nie dokłada licencji, ale też nie dokłada człowieka, który może się zalogować.

Porządek adresów przy starcie opisujemy na stronie Google Workspace. Gdy obok działa poczta w Microsoft 365, na stronie systemów ustalamy, który system jest źródłem adresu, żeby biuro@ nie żyło w dwóch miejscach. Dwa miejsca na ten sam adres to dwa zestawy wiadomości i spór, który jest aktualny. Zanim wyłączymy konto, alias roli przenosimy albo zamieniamy w grupę, inaczej biuro@ milknie razem z człowiekiem. Kolejność jest ważna: najpierw nowy adresat, potem wyłączenie starej skrzynki. Inaczej faktury na biuro@ odbijają się przez dzień, którego nikt nie wpisał w kalendarz. Alias nie dokłada licencji i nie omija limitu 300 kont planu Business.